Aus der agilen Methodenkiste: Pair Working, Pair Writing

Wie schaffen es Agilisten, schneller Ergebnisse zu erzielen, dabei auch noch eine bessere Qualität zu erreichen und trotzdem entspannter als manch anderer in den Feierabend zu gehen? Ganz einfach: Sie arbeiten alles doppelt.

Pair Working

Projektteams sind nicht dadurch gleich agile Teams, indem man sie cross-funktional zusammensetzt, Meetings in einem zwei- oder dreiwöchigen Rhythmus organisiert („Sprints!“) und Post-It‘s an eine Metaplanwand klebt. In den Meetings sitzen dann 6 oder 8 Projektbeteiligte um einen Tisch herum, die aus ihren verschiedenen Silos kommen („Orga“, „IuK“, „Fachabteilung Hochbau“, „Software-Lieferant“, „Archivar“ usw.) und diese Silos in ihren Köpfen in das Projekt mitbringen. Und jeder nimmt dann aus dem Meeting oder einem „Daily“ sein aktuelles Arbeitspaket mit an seinen Arbeitsplatz in seiner Abteilung und versucht so gut wie möglich, es in seinen Arbeitstag zu integrieren.

In unseren Teilzeitprojekten, die sich ganz grundlegend vom ursprünglichen Setting der ersten agilen Teams in der Softwareentwicklung unterscheiden (= ein Team, das Vollzeit, 40 Stunden die Woche, in einem Raum gemeinsam an einem Vorhaben arbeitet), kann auf diese Art ein Teamfeeling überhaupt nicht aufkommen.

Wirkliche Teams bestehen nämlich nicht aus einzelnen Mitgliedern – das ist ein häufiger Irrtum, der aus unserer individualistischen Einzelkämpferkultur herrührt. Teams bestehen aus Beziehungen zwischen Paaren von Teammitgliedern. In einer Gruppe aus sechs Personen wird Alisa von Bernd, Christian, Deniz, Elena und Frerk gesehen – und von allen anders und zu allen hat sie eine andere Beziehung. Wenn Alisa mit Bernd und Christian gut auskommt und Bernd mit Deniz immer im Clinch liegt, hat das Auswirkungen auf das Verhältnis von Deniz zu Alisa.

 

Am Anfang, in der Teambildungsphase, wenn die Mitglieder sich oft gar nicht oder nur vom Sehen kennen, existieren diese Zweierbeziehungen fast noch nicht. Sie beruhen auf Schnellurteilen des „ersten Eindrucks“ und unterliegen dem Risiko des „trait asciption bias“ /Anmerkung 1/. In dieser ersten Kennenlernphase spielen auch Vorurteile aus den Silos eine Rolle (hat die IuK einen schlechten Ruf in der Verwaltung, wird es auch Deniz als deren Vertreter am Anfang nicht leicht haben usw.).

Als externer agiler Coach, der OE-Projekte in Verwaltungen begleitet, habe ich mir deshalb angewöhnt, eine besondere „Regel“ vorzuschlagen: „Wenn immer es technisch möglich ist, wird ein Arbeitspaket nicht von einem, sondern von zwei Teammitgliedern bearbeitet.“ Das bedeutet auf den ersten Blick Mehrarbeit: zwei Leute müssen Kraft und Zeit investieren und außerdem noch Koordinationsaufwand treiben, um einen gemeinsamen Termin zu finden. Was soll der Vorteil sein? Wie kommt es, dass fast alle Teams die neue Regel nach den ersten Erfahrungen nicht mehr missen wollen?

Die Vorteile sind nach meinen Erfahrungen die folgenden:

• Das Ergebnis ist besser. Es ist im Dialog entstanden und hat die ersten Plausibilitätsprüfungen hinter sich.
• Es wird vom Team vorurteilsloser geprüft. Das „der schon wieder mit seinem dauernden …“ fällt weg.
• Die beiden, die zusammen gearbeitet haben, haben sich besser kennengelernt. Direkte Kommunikation ist das beste Mittel gegen latente Vorurteile.
• Wenn auf diese Weise eine Zweierbeziehung fester geworden ist, ist auch das Team fester geworden. Ganz leise entsteht ein erstes Teamfeeling.
• Arbeiten im Team, auch im Zweierteam, bereitet Freude. Oft erhält man mehr Energie zurück, als man in die Arbeit hineingesteckt hat.

Pair Writing

Das ist eine besondere Form der Zusammenarbeit von zwei Menschen, wenn es speziell um die Verfassung eines Textes geht. Wir vom Forum Agile Verwaltung wenden diese Methode ab und zu an, wenn wir zum Beispiel einen komplizierteren Artikel für diesen Blog verfassen wollen. Aber auch in Projekten empfehle ich sie zum Beispiel beim Schreiben von Projektberichten für die Mitarbeiterinformationen im Intranet oder beim Abfassen einer Dienstvereinbarung.

Die Methode geht so:

1. Voraussetzung ist natürlich ein gemeinsames Thema und so etwas wie ein Arbeitstitel.
2. Man setzt sich dann zusammen und öffnet ein leeres Dokument, auf das beide gleichzeitig lesend und schreibend zugreifen können (geht auch z. B. über Teamviewer).
3. Man vereinbart ein Zeitlimit (Timebox). Nicht weniger als 45, nicht mehr als 90 Minuten.
4. Eine*r fängt an zu schreiben. Nehmen wir an, es ist Alisa. Sie schreibt, was sie will. Bernd schaut ihr nur „über die Schulter“ und enthält sich jedes Kommentars.
5. Nach 5 Minuten wird gewechselt: Bernd übernimmt das Schreiben, Alisa schaut zu. Bernd darf alles tun: Weiterschreiben – mitten rein schreiben – Fehler verbessern – Formulierungen ändern – Teile von Alisa löschen – alles eben.
6. Nach 5 Minuten wieder Wechsel usw., bis die Timebox vorbei ist.
7. Dann übernimmt einer von den beiden die Aufgabe, im Laufe des nächsten Tages den Text zu „glätten“ – also auf keinen Fall den Sinn zu ändern, aber Schreibfehler rauszumachen, Wiederholungen zu entfernen usw. Sowas ist nämlich im Zweierteam zu zeitaufwendig.

Ich kann schlecht beschreiben, wie dieses Pair Writing funktioniert. Man muss es gemacht haben. Auf jeden Fall schreibt man vergleichsweise schnell. Der bekannte „horror vacui“ – der „Schrecken des weißen Blattes“ – hat sich noch in keinem Fall eingestellt.

Es kommt ein stummer Dialog zustande. Das Ganze ist überhaupt nicht immer harmonisch, es kann richtige Konflikte geben. Einer schreibt was, und die andere löscht es oder fügt ein „nicht“ in den Satz ein. Einmal habe ich einen Satz einer Kollegin gelöscht. „Aua“, sagte sie im Hintergrund. Da habe ich ihn wieder eingefügt, aber auf einen „Parkplatz“ ganz am Ende geschoben. Als sie wieder dran war, fügte sie ihren Satz wieder in den Haupttext ein: aber an einer anderen Stelle und deutlich modifiziert.

Bei einem anderen Mal habe ich irgendwas Kritisches über eine Verordnung einer Landesregierung geschrieben, und der Kollege schrieb dahinter „Meckern, klagen, lautes Weinen“. Daraufhin überlegte ich mir meine Kritikformulierung nochmal und machte sie nuancierter. (Und rächte mich mit einer ähnlich frechen Bemerkung an anderer Stelle – das musste dann doch sein.)

Man kommt in eine Art Flow. Und es ist ein Spiel. Und man gewinnt Vertrauen. Humor muss man haben. Mehr fällt mir jetzt nicht ein.

Anmerkung

/1/ „Trait ascription bias“ nennt man die Tendenz, eine bestimmte Verhaltensweise einer anderen Person in einer gegebenen Situation mehr dem Charakter der Person als der Besonderheit der Situation zuzuschreiben (außer in der Selbstwahrnehmung). Mit „Bias“ bezeichnet man ja eine systematische Verzerrung von Wahrnehmungen oder Urteilen. Diese Verzerrung spielt zum Beispiel in der Personalauswahl eine große Rolle. Genommen werden mehr die Bewerber, die gegenüber Vorstellungssituationen stressresistent sind. Das bedeutet aber gar nicht, dass sie das auch in anderen Situationen sind.