Gute Teams sorgen für good Housekeeping

Gibt es vielleicht Erfolgsrezepte für Teamarbeit? Erfolgreiche Teams räumen jeden Tag auf. Sie halten das Haus in Ordnung. Aber warum sorgt das für Erfolg?

Der Scrum Guide beschreibt die Spielregeln für agile Teams. Das Scrum Book beschreibt Erfolgsmuster für agile Teams. Das ist eine tolle Sammlung, in die ich regelmäßig schaue.

Unordnung ist Verschwendung und respektlos

Ein Muster in dieser Sammlung ist Good Housekeeping. Vielleicht lässt sich das am besten mit guter Ordnung im Haus oder Haus-Ordnung übersetzen.

Warum sollte sich ein Team um gute Ordnung kümmern? Das Scrum Book nennt ein paar Beispiele:

  • Wir verschwenden Zeit, wenn ein Teammitglied nachfragen muss, was zu tun ist.
  • Wir verlieren Zeit, wenn jemand erst einmal aufräumen muss, bevor er mit der Arbeit anfangen kann.
  • Wenn jemand wg. eine unklaren Situation, Unordnung oder Unübersichtlichkeit Fehler macht, muss er nacharbeiten. Das kostet ebenfalls Zeit.

Ordnung hat also etwas mit Zeitverschwendung zu tun, aber auch mit Respektlosigkeit den anderen im Team gegenüber.

Digitale Verwirrung

Wahrscheinlich ist es altmodisch, über Aufräumen und Ordnung zu sprechen. Mir fallen da zwei Beispiele ein:

  • Team 1 hat einen gemeinsamen Dateispeicher (Dropbox, Box o.ä.), der konsequent genutzt wird und kommuniziert über E-Mail.
  • Team 2 hat einen gemeinsamen Dateispeicher, der nicht konsequent genutzt wird und kommuniziert alles über Chat (Slack, WhatsApp-Gruppe o.ä.).

Welches Team ist erfolgreicher? Das mit den besseren Tools oder das mit der besseren Ordnung?

Mit der falschen Ordnung müllen sowohl der Dateispeicher als auch die Kanäle im Chat zu. Wenn ich etwas suche, gehe ich eine lange Chat-Historie mit Antworten und Unterantworten durch. Das gleiche kann mir in einem ungeordneten Dateispeicher passieren. Ich klicke mich durch die verschiedenen Ordner und Unterordner durch. Hoffentlich finde ich das, was ich suche. Mich frustriert das und hält mich am Ende davon ab, überhaupt etwas zum Team beizutragen.

Tools räumen nicht von selbst auf, weil sie nicht erkennen können, ob ein Vorgang abgeschlossen ist.

Gute Teams entwickeln Aufräumroutinen

In der Softwareentwicklung haben wir gelernt, unsere Softwarebaustrecke in Schuss zu halten („Daily Clean Code“). Das hat lange gedauert.

Jetzt brauchen wir Gewohnheiten für die digitale Zusammenarbeit. Beispiele:

  • Alle Dokumente kommen in die gemeinsame, nach Vorgängen geordnete Dateiablage. Oder: Für jeden Vorgang gibt es einen eigenen Kanal.
  • Abgeschlossene Vorgänge werden archiviert. Oder: Wenn eine Diskussion abgeschlossen ist, wird ein Kanal geschlossen.
  • Vorgangsordner oder Kanale bekommen einen guten Namen, damit sich alle Beteiligten schnell zurecht finden.
  • Jede Woche wird das Board aufgeräumt.

Mit der Anzahl der technischen Möglichkeiten wird es noch einfacher, große Unordnung zu erzeugen. Daher ist es umso wichtiger, dass sich Teams Aufräumroutinen gibt:

  • Wie kann jeder sofort erkennen, welche Aufgaben anstehen? Mit welchen Routinen oder Vereinbarungen werden erledigte Aufgaben/Vorgänge aussortiert?
  • Wie sieht ein aufgeräumter, digitaler Arbeitsplatz aus, damit wir schnell anfangen können, unsere Aufgaben zu erledigen?

Ohne solche Vereinbarungen besteht die Gefahr, Teammitglieder zu verlieren. Die arbeiten dann lieber dort, wo sie mit ihrer wenigen Zeit etwas leisten können.

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