Über das niederländische Pflegeunternehmen buurtz.org habe ich einen spannenden Ansatz für selbstorganisierte Besprechungen kennengelernt: „Solution Driven Method of Interaction“ (SDMI). Die Methode ist ergebnisorientiert und vor allem verhaltensbezogen. Und sie ist einfach umzusetzen.
Grundstruktur
Jede Besprechung folgt nach dieser Methode der gleichen Grundstruktur:
- Diskussion und Abnahme des Ergebnisprotokolls aus dem vorangegangenen Meeting
- (vorab angemeldete) Mitteilungen
- Weitere Informationen/Themen
Erstellung der Tagesordnung
Zu Beginn der Besprechung wird eine vorläufige Tagesordnung erstellt. Diese enthält die Punkte, die vor der Sitzung beim Moderator eingereicht wurden. Das Hinzufügen neuer Elemente während des Meetings ist möglich, jedoch nur, wenn es die Zeit (Timebox) erlaubt.
Es gilt: Jeder darf Tagesordnungspunkte (TOP) einreichen. Das Teammitglied, das den Tagesordnungspunkt einreicht, ist der „TOP-Eigentümer*in“ und definiert die Dauer des Tagesordnungspunktes (Timebox). Die Tagesordnungspunkte werden – wenn möglich – als Fragen formuliert.
Der/die Moderator:in erstellt vor Ort mit allen Sitzungsteilnehmenden eine endgültige Liste der Tagesordnungspunkte. Die Moderation entscheidet nicht über die Tagesordnung, sondern die Gruppe. Er listet alle Tagesordnungspunkte für alle sichtbar auf. Kommt es während der Besprechung zu einer Diskussion, werden die Besprechungsteilnehmenden gefragt, ob ein zusätzlicher Tagesordnungspunkt aufgenommen werden soll. Und entsprechend ergänzt (sofern die verfügbare Zeit dies zulässt).
Grundregeln für den Ablauf
Der/die TOP-Eigentümer*in stellt die Frage oder den Vorschlag vor, die/den er/sie ansprechen möchte, und begründet, warum das Thema für die Sitzung relevant ist. Der Zweck der Besprechung wird ebenfalls genannt. Drei Optionen sind üblich: Information, Einholen von Rat, Herbeiführen einer Entscheidung.
Die Themen werden innerhalb des vorgeschlagenen Zeitfensters (Timebox) behandelt, wobei die TOP-Eigentümer jeweils für die Einhaltung des Zeitfensters verantwortlich sind. Entscheidungen werden wenn möglich sofort getroffen. Kommt kein Konsens zustande, bleibt der ursprüngliche Status erhalten. Wird ein Konsens erzielt, werden die nächsten Schritte durch die Beantwortung zweier Fragen festgelegt: Wann wird die Entscheidung umgesetzt? Und wer führt sie aus?
Ist der jeweilige Punkt abgeschlossen, geht das Team zum nächsten Tagesordnungspunkt über. Das Verfahren wiederholt sich.
Zeichnet sich eine umfangreichere Diskussion ab, die über das eigentliche Thema hinausgeht, fragt die Moderation, ob ein weiterer Tagesordnungspunkt aufgenommen werden soll.
Für Diskussion werden folgende Leitfragen vorgeschlagen:
- Wer hat einen Vorschlag?
- Was sind die Vor- und Nachteile?
- Was sind die Konsequenzen?
- Wer ist für und wer dagegen und weshalb?
- Irgendwelche neuen oder anderen Vorschläge?
- Irgendwelche neuen oder anderen Argumente
Was tun, wenn die Besprechung nicht rund läuft?
In den Fällen, in denen die Diskussion aus dem Rahmen fällt, haben sich einige einfache Praxistipps bewährt, bei denen die Moderation die Teilnehmer einbezieht:
- Wenn sich die Beiträge zu wiederholen scheinen: „Hast Du/haben Sie andere oder neue Informationen?“
- Wenn Besprechungen sich zu sehr zieht: „Wie ist die Beziehung zu dem Thema, über das wir diskutieren?“
- Wenn es chaotisch wird: ein Teammitglied zu benennen, warten bis diese Person Aufmerksamkeit erhält und fragen: „Was denkst du?“
Unser Tipp
Für die Visualisierung der Tagesordnung ist ein „Personal Kanban“ eine gute Unterstützung. Ebenso hilft die Visualisierung der Timebox mit einem gut sichtbaren Timer. Hilfreich ist es auch, wenn die Themensammlung im Vorfeld für alle Teilnehmer einsehbar ist.
Die Methode braucht gerade zu Beginn etwas mehr Unterstützung in der Umsetzung, da sie für viele zunächst ungewohnt ist. Wenn sie sich im Team eingespielt hat, führt sie zu einer Qualitätssteigerung der Besprechungen, da die Teilnehmenden konzentrierter bei der Sache sind.
Quelle
Astrid Vermeer/Ben Wenting – Selbstorganisierte Teams in der Praxis, Houten 2018, S. 78 ff.
Agile Verwaltung 