Aneinander vorbeigeredet

Kommunikation als kulturelle Orientierung und der agile Ansatz

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Seit einiger Zeit betreue ich ein Team von internationalen Führungskräften, die wiederkehrenden Konflikte haben. Das Team hat viele Jahre in Deutschland zusammengearbeitet. Auf Grund der Coronakrise und verschiedener Umstrukturierungsmaßnahmen im Unternehmen ist ein Teil der Gruppe jetzt im Ausland „gestrandet“ und die Kommunikation findet per Onlinekonferenz statt. Die Konflikte, die es bereits in Präsenz gab, sind im Onlineformat verstärkt.

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Die homogene Verwaltung: Warum Diversität und Chancengleichheit mehr sind als nur Wahlversprechen

Die Pandemie war nicht das einzige Thema 2020. Nach dem Mord an George Floyd in Minneapolis am 6. Juni gingen Menschen überall auf der Welt auf die Straße, um gegen Rassismus und Polizeigewalt zu protestieren. Dass es in Deutschland auch Rassismus, Racial Profiling und Polizeigewalt gibt, ist 2020 kein Geheimnis mehr. Aber trifft das auch auf die Verwaltungskultur zu? Sind wir offen für Menschen aller Herkünfte, und zwar nicht nur im Bürgerbüro, sondern auch als Bürgermeister:innen? Am 22. Januar 2020 besprechen Mitglieder des FAV im Rahmen einer virtuellen Saft- und Käseprobe die größten Hürden für eine Diversifizierung der Verwaltung und welche Ansätze sie hierfür entwickeln möchten.

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Agile, amtsübergreifende Kommunikationskulturen

Was Agilität, Kommunikation und Fahrräder miteinander zu tun haben.

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Vor einiger Zeit habe ich eine Kommune durch eine Führungskräfteklausur begleitet. Das übergreifende Thema war Kommunikation. Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern, Kommunikation mit externen Dienstleistern, Kommunikation untereinander, Kommunikation mit den MitarbeiterInnen. Der Schwerpunkt lag am Ende auf der Gestaltung von Meetings. Wie man sie besser organisiert, wie das Team die Ergebnisse besser festhält und vor allem nachhaltig umsetzt. Hier konnte ich ihnen einiges an die Hand geben, wie sie am besten ein Meeting organisieren, angefangen mit der Frage, ob ein Meeting überhaupt das richtige Kommunikationsformat ist für das, was sie besprechen wollen.

Aber die Auseinandersetzung mit der Meetingkultur war an sich weniger interessant an diesen beiden Tagen. Interessant war die Diskussion über … Fahrräder!

Und zwar ist die Gemeinde folgendermaßen aufgeteilt: Einige zentrale Dienste (Verwaltungsstab, Hoch – und Tiefbau, Zentrale Dienste) sitzen alle im Rathaus. Hier sind die Kommunikationswege kürzer, einiges wird zwischen Tür und Angel geklärt, der „kleine Dienstweg“ wird öfters gewählt. Die anderen Dienste sind verteilt über die ganze Gemeinde. Diese sind vor allem die Kitas und die Horte, das Jugendhaus aber auch andere soziale Dienste und die Bibliothek.

Als es um die interne Kommunikation ging, wurde folgendes Beispiel erläutert:
Kurz vor Lockdown wurde festgestellt, dass die Fahrräder der Führungskräfte und die Mitarbeiterinnen in der Kita, die immer an einer bestimmten Stelle abgestellt wurden, ein Brandrisiko darstellten. Im Rathaus wurde zwischen dem Verwaltungsleiter und dem Brandschutzbeauftragten kurz abgesprochen, dass sie von der Tür wegmussten. Im Laufe des Tages wurden sie an eine andere Stelle hingebracht, die etwas schlechter zugänglich war als die ursprüngliche Stelle. Als die betroffenen Mitarbeiterinnen am Nachmittag aus der Betreuung kamen, fanden sie keine Fahrräder mehr vor. Das fanden sie nicht so toll, und beschwerten sich beim Verwaltungsleiter. Er erklärte, dass die Fahrräder eine Brandschutzgefahr darstellten, also mussten sie weg. Der Brandschutzbeauftragte kam dazu und bestärkte die Argumente vom Verwaltungsleiter. Der Verwaltungsleiter konnte nicht verstehen, warum die Mitarbeiterinnen den Brandschutz anscheinend in Frage stellten. Die Mitarbeiterinnen konnten nicht verstehen, warum sie nicht in den Entscheidungsprozess mit eingebunden waren.

Als ich dazu kam, waren sie zwar nicht mehr wütend aufeinander, aber unter der Oberfläche brodelte es.

Im Grunde genommen ging die Situation um eine fehlende Kommunikation. Und zwar an der Stelle, an der das Problem erkannt wurde, aber bevor die gefundene Lösung eingeleitet wurde. Eine Mitteilung, oder noch besser, die Einbindung der betroffenen Mitarbeiterinnen in die Lösungsfindung – und auch wenn es genau so ausgegangen wäre, wie es ausging – wäre von Vorteil. Aber die Komplexität ging tiefer. Die räumliche Trennung der Entscheidungswege wurde von einer geschlechtsspezifischen Zuordnung der unterschiedlichen Berufe untermauert. Im Rathaus, wo die eher technischen Ämter angesiedelt waren, arbeiteten überwiegend Männer. Alle drei Amtsleiter, sowie der Oberbürgermeister, waren Männer. Tür-und-Angel-Gespräche, der kurze Dienstweg und schnelle Absprachen waren hier an der Tagesordnung. In den dezentralen Ämtern arbeiten überwiegend Frauen und fast alle Führungskräfte sind hier Frauen. Untereinander tauschten sie sich oft aus, verabredeten sich zum Mittagessen, klärten vieles durch informelle Zweiergespräche.

Solange Schwierigkeiten in den jeweiligen Zuständigkeiten auftauchten, oder solange Probleme nur in einer der zwei „Sphären“ auftauchen, konnten sie relativ schnell und für alle zufriedenstellend geöst werden.

Bei übergreifenden Problemen kamen oft Reibereien hoch. Diese wurde auf ihre Meetingkultur geschoben.

Diese Konstellation ist sehr gut geeignet, um zu überlegen, welche unterschwellige Kommunikationskulturen in amtsübergreifenden Projekten zusammenkommen. Ich habe hier als Unterscheidungspunkt die Geschlechter erwähnt, genauso gut könnte ich aber auf die Sozialisierungsprozesse in sozialen Berufen im Vergleich zu technischen Berufen eingehen. Oder die Kommunikationskulturen, die in abgeschlossenen Gebäuden wie Rathäusern entstehen im Vergleich zu Diensten, die dezentral verteilt sind. Das Eintauchen in die agile Welt fordert und fördert oft cross-sektionale Arbeitsgruppen. Interdisziplinarität, Matrixstrukturen, Querschnittsthemen. Diese bringen Menschen an einen Tisch zusammen, die in der Regel in unterschiedlichen Kommunikationskulturen sozialisiert worden sind. Ein Blick darauf, bevor man mit der Arbeit beginnt, kann in der weiteren Gestaltung vieles erleichtern.

Irgendwann müssen wir anfangen, „Arbeit“ neu zu definieren …

– ein Nachtrag zur Mini-Konferenz „Home-Office – ja oder doch nicht“ am 16. September 2020

Am 16. September 2020 hat das Forum agile Verwaltung zusammen mit der IMAP GmbH eine Onlinekonferenz zum Thema Home-Office veranstaltet. Rednerinnen waren Marla Hinkenhuis und Sanaz Rassuli von der IMAP GmbH. Moderiert haben Falk Golinsky und Lila Sax dos Santos Gomes vom FAV.  Herausgekommen ist, dass wir beim Homeoffice auf die Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Arbeitsebenen achten müssen, damit die Teamarbeit in einem Remote Setting gut funktioniert. Und, dass der Zusammenhalt im Team das ist, was unserer Arbeit Wert gibt.

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Kundenzentrierung und das agile Mittagessen

Mein Sohn ist in der Ferienbetreuung im Dorf nebendran angemeldet. Ich bin es gewohnt, dass die Betreuungszeiten (außerhalb der Schulferien bei der verlässlichen Schulbetreuung 7:00 – 15 Uhr) keine Vollzeitbeschäftigung für beide Eltern zulassen, bin aber auch sehr froh, dass die Gemeinde „ausnahmsweise“ die Vorschulkinder (zu denen mein Sohn gehört) dieses Jahr zu der Ferienbetreuung zugelassen hat. Somit können wir zumindest ein bisschen von dem Berg an Arbeit, der sich von März bis Mai angesammelt hat, abarbeiten. Es gibt nur ein Problem. Die Verpflegung (also das Mittagessen) habe ich für die vier Wochen mitgebucht. Nach der ersten Woche hat das Kind festgestellt, dass seine Freunde zu Hause essen und er allein mit den anderen Kindern essen muss. Er bat mich darum, das Essen abzubestellen, essen könne er ja mit uns zu Hause. Eine Mail an die Gemeinde ergab die Antwort, dass „die Bestellung bereits abgegeben ist und keine Veränderungen vorgenommen werden können“. Für die gesamten vier Wochen.

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Zwischen Freiraum und Struktur

Zur Online Klausurtagung des Forum Agile Verwaltung

Als eine Gruppe von sechs außergewöhnlichen, verwaltungsbegeisterten und gleichzeitig verwaltungsgeschädigten Menschen 2016 auf die Idee kam einen Verein zu gründen, hätten sie niemals gedacht, dass es auf so viel Resonanz trifft. Die Idee: Agilität in der Verwaltung voranzutreiben.
Heute, vier Jahre später, hat der Verein einen rasanten Zuwachs bekommen. Neue Mitglieder, Anfragen, Ideen, Kooperationen – die Möglichkeiten sind so vielfältig wie die Verwaltung. Ja, die Verwaltung ist vielfältig. Die Mitglieder des Forums Agile Verwaltung e. V. kommen aus kommunalen und der Landesbehörden, aus Hochschulen und Universitäten, auch Kultureinrichtungen, Schulen, Vereinen und Unternehmen sind dabei. Es sind Sachbearbeiter und -bearbeiterinnen, Abteilungsleitungen, Amtsleitungen, Studenten und Studentinnen, Dezernate, Stabstellenverantwortliche, Beraterinnen und Berater, Projektverantwortliche und viele mehr. Alle suchen einen Ort, wo sie unter Gleichgesinnten und ohne auf Punkt und Komma achten zu müssen, ein bisschen spinnen können. Diesen „Safe Space“ finden sie im Forum Agile Verwaltung, in dem es oft um ernstzunehmende Ideen geht, ohne dabei den Spaß aus den Augen zu verlieren.

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Agilität und die Gleichberechtigung

Geht es gerechter zu wenn wir agil sind? Foto: Woman photo created by freepik – www.freepik.com

Zurzeit ist Diskriminierung auf Grund des Geschlechts (wieder) in aller Munde. Dass die Debatte um die bestehende Rollenverteilung – nämlich: Frauen kümmern sich neben Beruf auch um Familie und Heim – in dieser Krise so offensichtlich werden würde, hat mit dem Ausbruch von Corona wahrscheinlich keine/r gedacht. Aber so ist es. Nicht nur in Bezug auf Kinderbetreuung und Care Arbeit, sondern auch in Bezug auf Arbeitsorganisation und Führung dringt die Frage nach einer gerechteren Machtverteilung und mehr Repräsentation von Frauen in Entscheidungsgremien in den öffentlichen Diskurs ein. Aber was hat das mit Agilität zu tun? Kann uns Agilität in eine gerechtere Zukunft verhelfen und wenn ja, welche Aspekte sollten jetzt unsere Aufmerksamkeit bekommen? Ich möchte hier die These aufstellen, dass der Weg durch die agile Landschaft Organisationen und Teams durchaus helfen kann, eine gerechtere Arbeitswelt zu schaffen.

Von einer Metaebene auf Kommunikation und Machtverteilung schauen

Ein Vorteil vieler agiler Tools ist, dass sie uns die Möglichkeit bieten, ein Schritt zurück zu nehmen und unsere Zusammenarbeit von einer Metaebene zu betrachten. Die Retrospektive im Scrum z.B. bietet die Chance, nicht nur das „was“ in der Zusammenarbeit anzusprechen und zu verbessern, sondern auch das „wie“. Wie haben wir zusammengearbeitet? Was hat uns geholfen oder gehindert? Welche Art der Kommunikation wünschen wir uns für den kommenden Sprint? Wenn es zur Gewohnheit wird, die Zusammenarbeit zu reflektieren, kommen auch hier gewisse Genderfragen ans Licht. Sind bestimmte Vorurteile in der Zusammenarbeit aufgetreten? Haben wir bestimmte Annahmen über die Rollenverteilung im Team, die an Geschlechter gebunden sind? Kann jede/r im Team seine Stärken vollumfänglich einbringen oder gibt es strukturelle Hindernisse? Bis hin zu Fragen wie: ist unsere Arbeit so organisiert, dass Menschen in Teilzeit oder Menschen mit Familien auch daran teilnehmen können? Die Einführung von agilen Instrumenten in der Zusammenarbeit bietet eine Möglichkeit, Fragen der Benachteiligung auf Grund des Geschlechts anzugehen und für das Team Lösungen zu finden.

Führung als Rolle und nicht als Eigenschaft

Wenn uns die Coronakrise eins gezeigt hat, dann war es, dass alternative Arbeitsformen möglich sind und dass es sich lohnt, sie auszuprobieren. Mobiles Arbeiten, selbstorganisierte Teams, neue Meetingstrukturen und vieles mehr haben in den letzten Monaten in unsere Arbeitswelt Einzug gefunden. Einiges davon hat gut funktioniert, einiges nicht. Was aber durchweg neu verhandelt wurde, ist die Rolle der Führungskraft. Sie musste nicht nur „remote“ führen, sondern ihr Team auch durch eine Krisensituation führen, voll mit Unsicherheiten, komplexen Aufgaben und viel „learning by doing“. In dieser Achterbahn haben sich grundlegende Fähigkeiten, die zur guten Führung gehören, herauskristallisiert wie: Kommunikationsfähigkeit, Risikobereitschaft, und eine positive Einstellung gegenüber Fehlern. Außerdem ist erneut gezeigt worden: Führung ist eine Rolle und keine Eigenschaft. Gute Führung hängt von der Art und Weise, wie man mit Menschen in herausfordernden Situationen umgeht: und das geschieht unabhängig vom Geschlecht.

Der biologische Determinismus, der Genderdiskriminierung zugrunde legt, findet sich auch in Führungstheorien wieder: Männer sind im Grunde „bessere“ Führungskräfte, weibliche Führungskräfte haben „männliche“ Eigenschaften und so weiter. Hier wird „gute Führung“ jemandem auf Grund seines Geschlechtes zugeordnet. Aber Führung ist keine Eigenschaft, gute Führung ist eine Haltung, die man vor allem in Krisensituationen zeigt. Die Beschäftigung mit agilen Methoden zeigt uns, wie wir Teams unterstützen können, weg von der Idee der Führung als eine (gegenderte) Person und hin zu Führung als Rolle zu kommen. Dadurch können wir uns auch überlegen, ob die Rolle der Führungskraft vielleicht nur für eine bestimmte Zeit angenommen wird, wie zum Beispiel Chefwahl. Oder ob Führung eine Rolle ist, die auch geteilt werden kann – wie in der Tandemführung. Oder wann überhaupt eine „Führung“ notwendig ist, wie in der Selbstorganisation. Agile Arbeitsweisen und Instrumente bieten uns somit einen konkreten Rahmen, in dem wir Teams und Führungskräfte auf dem Weg zu einem neuen Führungsverständnis begleiten können.

Wo der Wille auch der Weg

Sicher ist, dass nichts von alleine passiert. Wenn wir in Unternehmen und in der Verwaltung neue Strukturen einführen möchten, müssen wir aktiv werden und erste Schritte einleiten. Und das müssen wir auch wollen. Vieles in der Coronakrise hat gezeigt, dass eine gerechte Zukunft damit anfängt, dass wir uns Gedanken machen darüber, wie wir Entscheidungen treffen, wer an den Entscheidungen beteiligt ist und wer von den Entscheidungen betroffen ist. Eine gleichberechtigte Zukunft fängt damit an, dass wir aktiv daran arbeiten, unsere bestehende Strukturen unter die Lupe zu nehmen, und diese Schritt für Schritt anzupassen.