Auf welche Trends muss sich die Verwaltung in den nächsten Jahren einstellen? Ergebnisse des Gründungsworkshops am 11. Februar 2016

Wenn agile Methoden eine Daseinsberechtigung haben sollen, dann müssen sie ihre höhere Effizienz in der Praxis unter Beweis stellen. Auf welchen Feldern wird sich die Verwaltung in den nächsten Jahren schlagen müssen?

Trends (Foto: Konstantin Gastmann – pixelio.de)

Bei der Bewältigung welcher Probleme können die Praktiker in den Verwaltungen Unterstützung durch agile Ansätze gebrauchen?

Auf unserem Treffen am 11.02.2016 in Karlsruhe haben wir versucht, absehbare oder jetzt schon vorhandene Trends in die Zukunft zu verlängern. Wir kamen auf 12 Themen. Sie sollen so stichwortartig und provisorisch formuliert hier vorgestellt werden, wie im Workshop passiert:

1 Komplexität der Fälle nimmt zu

Und zwar die Komplexität sowohl der Fälle, Vorgänge, Projekte wie auch der Themen.
Beispiel: Flüchtlinge kommen aus ganz anderem Kulturkreis. Bedürfen oft vielfältiger Unterstützung (Sprache, Ausbildung, psychologisch, medizinisch, Wohnung usw.)“

2 plötzliche Herausforderungen

„Krisen“ wie die Finanzkrise oder der Flüchtlingsstrom kommen unvorhergesehen und verlangen sofortiges Handeln.

3 Die Dynamik insgesamt nimmt zu.

Neben den plötzlichen Herausforderungen lässt sich eine Beschleunigung der gesellschaftlichen Änderungen feststellen.

4 Schere zwischen arm und reich öffnet sich weiter.

Das kann zu Ghettoisierung und Subkulturisierung führen.
Bislang gibt es in Deutschland noch kaum Ghettos wie die französischen Vorstädte, aber die Tendenz dazu ist erkennbar.“

5 Zunehmender (Rechts- und Links-)Extremismus und -terrorismus.

Die Politik und Verwaltung, auch auf kommunaler Ebene, tut sich schwer mit Antworten auf Phänomene wie „Wutbürger“ und Pegida. Das kommunale Klima wird davon aber stark geprägt werden.

6 Finanzausstattung wird schlechter

Der Kostendruck nimmt zu.

7 Polarisierung: zu jeder Entwicklung bildet sich eine Gegenentwicklung

Stabilität <–> Agilisierung
Professionalisierung <–> sinkendes Ansehen
Siloorganisation  <–> Querschnittsthemen
Hierarchie  <–>  Projekte“

8 Bürger fordern Einbeziehung

Die Systemgrenzen verändern sich, sie werden weicher
Wir erleben eine weniger „schubladentreue“ Politik. Man kann zumindest die Politiker aus etablierten Parteien weniger den bisherigen „Lagern“ zuordnen: Konservative propagieren „progressive“ Lösungen, linke Politiker äußern „rechte“ Standpunkte.
Die Differenzierung auf verschiedenen Ebenen (politisch, behördlich, Markt) nimmt zu.

9 „Vergreisung“

Das Durchschnittsalter der Mitarbeiter im ÖD nimmt zu.
Die Attraktivität des Öffentlichen Dienstes droht abzunehmen.
Es gibt zu wenig Nachwuchs.

10 Zunehmende funktionale Spezialisierung bringt Notwendigkeit zur silo-übergreifenden Zusammenarbeit

Wenn z. B. die Zuständigkeit für die Schulgebäude aus Rationalisierungsgründen von der Schulgebäude zur Liegenschaftsverwaltung wandert, dann führt das umgekehrt zu mehr Kooperationsbedarf zwischen beiden Ämtern.

11 Weisungsgebundenheit als Hindernis

Normengebundenheit: Der Normendschungel wird dichter.

12 eGovernment und Übergang zur eAkte

Digitalisierung führt nicht „automatisch“ zu einer besseren Kollaboration zwischen Verwaltung und Außenwelt.
Flexible Workflowsysteme tauchen als Vision am Horizont auf; aber es ist unklar, welches der konkrete Nutzen sein soll und ob sie zu weniger oder mehr Hektik in den Arbeitsabläufen führen.

13 Komplizierte Zuständigkeitsregeln

Nicht nur die Überregulierung ist – gerade in Deutschland – ein großes Problem  sondern auch die Rückkehr/ Verfestigung von Kleinstaaterei und Kirchturmdenken. Aufgaben sind in der Regel einzelnen Verwaltungsebenen zugeordnet und die Beharrungskräfte an diesen Aufgaben festzuhalten sind stark ausgeprägt, weil auf diesem Wege (Zuständigkeitsprinzip, kommunale Selbstverwaltung) die eigenen Interessen vor das Allgemeinwohl gestellt werden können. Das sehen wir auf allen Ebenen. So gelingt es auf der Europäischen Ebene nicht, das Flüchtlingsproblem als gemeinsame und überstaatliche Aufgabe anzugehen. Auch auf der mittleren Ebene ist die Aufgabenzusammenführung zwischen Kommunen und Arbeitsamt nur mühsam in Gang gekommen. Und auch die Interkommunale Zusammenarbeit scheitert meist daran, dass niemand etwas von seiner Zuständigkeit abgeben möchte. Dann werden Zweckverbände mit riesigen Gremien gebildet, die kaum entscheidungsfähig sind.  Das bedeutet, dass Gesetze nicht nur durch materielle Regelungen effiziente Arbeit erschweren können, sondern auch durch Zuständigkeitsregelungen.

Was wir tun wollen

Wir möchten im Februar 2017 eine Konferenz organisieren, auf der agile Antworten auf die Herausforderungen der Verwaltung vorgestellt und abgewogen werden. Bis dahin möchten wir unser Verständnis dafür schärfen, in Kooperation mit allen Betroffenen, Interessierten und Engagierten.

Autor: Wolf Steinbrecher

Volkswirt und Informatiker. Zuerst als Anwendungsentwickler in Krankenhäusern und Systemhäusern tätig. Dann von 1995 bis 2008 Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling in einem baden-württembergischen Landkreis (1.050 MA). Seitdem Berater für Teamarbeit und Dokumentenmanagement. Teilhaber der Common Sense Team GmbH Karlsruhe, www.commonsenseteam.de. Blogger bei www.teamworkblog.de.

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