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Was machst Du beruflich?
Ich bin in einer großen Verwaltung verantwortlich für Wissensmanagement und die Entwicklung der Arbeitgebermarke. Außerdem zählen Lean- und Qualitätsmanagement zu meinen Themen.
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Nehmen komplexe Aufgabenstellungen in Deinem Arbeitsumfeld zu?
Nahezu alle Bereiche unseres Lebens sind mehr oder weniger einem Wandel unterworfen. Globalisierung, Mobilität, Digitalisierung, Informationsflut etc. – die Auswirkungen auf unsere Arbeitsplätze, auch auf unsere persönliche Taktung, sind für uns alle deutlich zu spüren. Jeder von uns nimmt das sicherlich unterschiedlich wahr. Die Aufgaben, Projekte und Vorhaben, die wir haben, erfordern mehr und mehr systemisches, vernetztes Denken und immer schnellere Lösungen. Die Herausforderung unserer Zeit ist, manches innerhalb von teils (noch) starren Strukturen überschaubar und flexibel zu gestalten, um alles auf die Reihe zu bekommen.
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Welche Auswirkungen hat es auf Deine Tätigkeit?
Das Wissensmanagement beispielsweise spiegelt die angedeuteten Herausforderungen sehr gut wider: mit der demografischen Entwicklung und Strukturveränderungen in immer kürzeren Zyklen wird der Ruf nach praktikablen Vorgehen deutlicher. Wie kann beispielsweise ein Wissenstransfer von ausscheidenden Beschäftigten an Nachfolgende gelingen? Noch nie hatten wir so viele Informationen und Daten wie heute zur Verfügung. Trotzdem besteht ein großes Bedürfnis, das Wissen erfahrener Mitarbeiter möglichst umfangreich zu dokumentieren. Das Szenario wird sich in den nächsten Jahren noch verschärfen, wenn parallel zur steigenden Fluktuation in Verwaltungen die Digitalisierung Veränderungen auf weiteren Ebenen mit sich bringen wird. Dafür entwickle ich gemeinsam mit Führungskräften und Mitarbeitern Lösungen und wir setzen sie um.
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Werden agile Methoden in Deinem beruflichen Umfeld schon angewendet oder kannst Du Dir grundsätzlich vorstellen, diese anzuwenden?
In unserer Organisation haben wir vor fast 20 Jahren begonnen, die kontinuierliche Verbesserung einzuführen. Der Kern des Lean-Konzepts sind „ermächtigte“, das heißt eigenverantwortlich arbeitende Teams, die agile Methoden wie z.B. Kanban, Gemba oder die Einführung des Office Managements in Form von Teamboards nutzen. Optimierte Prozesse vom Kunden her zu entwickeln und Design Thinking zählen zu meinen persönlichen Favoriten unter den Methoden der „agilen Organisationsentwicklung“.
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Welchen Nutzen stiften agile Methoden in Deinem beruflichen Umfeld bzw. welchen Nutzen könnten sie stiften?
Zunächst sorgen sie dafür, neue Perspektiven einzunehmen oder eine andere Brille aufzusetzen. Die Methoden sind quasi die Bedienungsanleitung, um den Blick auf die Kundenwünsche für ein Produkt zu werfen. Interdisziplinäre Teams können das Verständnis und flexible Prozesse über Bereiche hinweg fördern. Führungskräfte haben hier eher die Rolle der „Ermöglicher“. Besonders gut an agilen Methoden gefällt mir, dass sie sehr anschaulich, pragmatisch und oft auch haptisch sind. Ideen werden sofort ausprobiert und bei Bedarf verändert. Arbeits-Freude ist in solchen Workshops deutlich spürbar und schafft eine Atmosphäre von Kreativität und Innovation. Ich stelle mir vor, dass wir auch die neuen, digitalen Angebote in Verwaltungen besonders gut mit agilen Methoden entwickeln können, diese kommen ja ursprünglich aus dem IT-Sektor – also „back to the roots“. 😉
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Welche Ideen und Werte liegen dir besonders am Herzen im Zusammenhang mit dem Begriff Agilität?
Wenn etwas in Richtung Kunden bzw. Bürger entwickelt wird, machen Veränderungsaktivitäten für mich besonders Sinn; das können auch interne Kunden sein. Agilität bedeutet für mich, möglichst schnell und flexibel mit Änderungen umgehen zu können und dabei im Handeln professionell zu bleiben. Neugier und die Haltung, die Umsetzung von neuen Ideen zunächst als Experimente zu sehen, halte ich dabei für besonders wertvoll; das nimmt Beteiligten die Angst vor Veränderungen. Ich glaube daran, dass sich auf diese Weise unsere Einstellung zu Fehlern und sogar zum Scheitern verändert. Was die Rahmenbedingungen betrifft, sind in agilen Prozessen die Übernahme von Verantwortung entsprechend der Rollen und Kooperation existenziell, damit gute Ergebnisse entstehen können.
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Hast Du Dich schon mit konkreten agilen Methoden beschäftigt? Wenn ja, welche findest du besonders wertvoll?
Ich bin ein großer Anhänger von „Gemba“, also dem Vor-Ort-Gehen, um einen direkten Eindruck zu bekommen, wie der Kunde den Prozess erlebt oder die Bedingungen in Prozessschritten sind. Dabei habe ich schon so manche Überraschung erlebt. Daneben sind Canvas für mich ein wunderbares Instrument, um zu einem Thema strukturiert einen Überblick zu geben oder schlüssige Ideen zu generieren. Die Rolle der Führungskräfte und interdisziplinäre Teams sind für mich allerdings das Herzstück, um das sich agile Aktivitäten ranken.
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Kennst du weitere Beispiele aus der öffentlichen Verwaltung, bei denen agile Methoden angewendet werden?
Ich sehe in vielen Organisationen Pflänzchen wachsen, und es macht mir Freude, zu beobachten, was daraus entsteht. Das sind Organisationen, die ihre (Führungs- und Team-)Kultur weiterentwickeln, sich mit ihren Besprechungsformaten und Prozessen auseinandersetzen, unkonventionelle Vorgehensweisen und Großgruppenformate einsetzen. Und dann gibt es andere, die gute Ideen auf den Weg bringen, die von start-ups kommen könnten…
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Welche Hürden siehst Du für die Integration agiler Methoden?
Der erforderliche Paradigmenwechsel ergibt sich aus den drängenden Themen unserer Zeit: gesellschaftlicher Wandel, Bürgerbeteiligung, Generationenwechsel, Digitalisierung, der Ruf nach selbstbestimmter Arbeit usw. Allem voran hindern meiner Meinung nach starre, teilweise gesetzlich oder tariflich festgelegte Strukturen, aber auch lange gelebte Denk- und Verhaltensmuster an einer Flexibilisierung. Ich hoffe, das Bedürfnis nach mehr Sinnhaftigkeit, Transparenz, Fehlertoleranz und Kooperation wird genügend Sogwirkung entwickeln, um den Wandel zu befördern.
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Wenn Du zaubern könntest – wie sähe ein ideales agiles Arbeitsumfeld aus?
Ich sehe vor meinem inneren Auge eine bunte Landschaft von Organisationen, in denen sich Führungskräfte, Beschäftigte und Teams effektiv an Zielen und Kundenwünschen orientiert für die beabsichtigten Ergebnisse einsetzen. Die Kultur ist von einer fruchtbaren Zusammenarbeit geprägt, in der flexibel auf Veränderungen reagiert werden kann und Konflikte auf Ziel- oder Arbeitsebene konstruktiv gelöst werden. Die Menschen engagieren sich, haben Spaß bei der Arbeit und sind persönlich zufrieden, weil sie sich selbst verwirklichen können – jeder in dem für ihn passenden Maß.
Agile Verwaltung 