Ich habe im letzten Jahr meine Abschlussarbeit das Thema agile Methoden im öffentlichen Dienst behandelt. Vollständig lautet der Titel::
„Der öffentliche Dienst im Wandel: Zukunftsfähigkeit erreichen durch die Einführung agiler Organisationsstrukturen“.
Dabei gehe ich auf den Veränderungsbedarf des öffentlichen Dienstes ein, der sich aus den Megatrends ableitet, beleuchte die bisherigen Wandlungsversuche und untersuche dann die Anwendbarkeit unterschiedlicher agiler Methoden im öffentlichen Dienst.
Der Abgleich mit der Praxis erfolgte anhand eines Interviews mit Dr. Markus Richter, Leiter der Abteilung 7 – Infrastruktur und IT,Bundesamt für Migration und Flüchtlinge.
Es hat mich gefreut, dass das Forum Agile Verwaltung daran interessiert war, meine Arbeit hier vorzustellen. Ich hoffe, dass sie dem einen oder anderen Leser Anregungen für die eigene Verwaltung geben kann. Den vollständigen Text können Sie hier herunterladen: Bachelorarbeit Sylke_Selzer
Agile Verwaltung 
Lieber Wolf Steinbrecher,
könntest Du mir die Mailadresse von Frau Selzer vermitteln? Ich würde mich gerne einmal mit ihr über Möglichkeiten und Grenzen des Wandels in Hochschulen austauschen.
Als Kanzlerin der Kunsthochschule für Medien Köln (Einrichtung des Landes NRW) denke ich zunehmend über andere Wege der Zusammenarbeit in unserer kleinen Verwaltung (gut 70 Köpfe) nach.
So haben wir es vor zwei Jahren ‚gewagt‘, eine Abteilungsleitung (Abteilung Technik) nicht nachzubesetzen. Die Abteilung beinhaltet sehr verschiedene fachliche Gebiete (Holz-/ Metallwerkstatt – Schnitt, Grading – experimentelle Bildbearbeitung – Fotolabor – Studios – IT etc.) und ist insofern sicher besonders. Dennoch und gerade deshalb wollten wir aber das bis dahin praktizierte Modell einer Abteilungsleitung (zugleich sog. Technischer Leiter) auf seine Geeignetheit überprüfen. Ich habe den eigentlich schon vorbereiteten Ausschreibungsprozeß für die Nachfolge in der Abteilungsleitung damals aufgehalten und die Mitarbeiter um eine qualifizierte Einschätzung zu dem aus ihrer Sicht besten Modell gebeten. Sie haben daraufhin in mehreren Etappen, begleitet durch einen externen Moderator, eine selbstorganisierte Struktur entwickelt. Die interne Handhabung ist seit dem weiterentwickelt worden und aus meiner Sicht spürbar gereift. Wir betrachten den Prozeß aber immer noch als offen, sammeln also weiter Erfahrungen, haben uns im letzten Winter nur entschieden, die Personalmittel aus der nicht nachbesetzten Abteilungsleitung anders einzusetzen.
Ich könnte länger dazu ausholen, zumal ich seit dem auch im Kreis mit den anderen Abteilungsleitungen immer wieder darüber nachdenke, was denn an anderen Stellen noch geht.
In diesen Monaten bewegt uns außerdem die Frage, ob Mitarbeitergespräche in der klassischen Form eingeführt werden sollten. Der Personalrat setzt sich stark dafür ein, weil man mit diesem Instrument nur Positives verbindet. Ich bin sehr skeptisch, weil sich Aufgaben, Rahmenbedingungen, Selbstverständnis und Arbeitsweise in den verschiedenen Einheiten unserer Verwaltung/ Technik z.T. sehr stark unterscheiden. In den sechs Jahren meiner Tätigkeit an der Kunsthochschule habe ich den Grad der Individualität im Verwaltungsalltag deutlicher wahrgenommen, als an der Fachhochschule und der Universität, in denen ich zuvor tätig gewesen war. Auch die Lektüre des Buches von A. Trost „Unter den Erwartungen“ hat meine Zweifel bestätigt, in einer ‚Hau-Ruck-Aktion’ für alle Mitarbeiter/innen auf das Instrument des formatierten Mitarbeitergespräches zu setzen. Ich habe daraufhin Kontakt zu Herrn Prof. Trost aufgenommen. Er ist bereit, für einen diesbezüglichen Impulsvortrag an die KHM zu kommen; wir suchen gerade einen Termin.
Schließlich starten wir in einer weiteren Abteilung gerade einen Strukturprozeß. Auch diese Abteilung (sog. Projektorganisation) ist in einer Hochschulverwaltung insofern sehr speziell, als die Kolleginnen und Kollegen Studierenden bei der eigenverantwortlichen Planung und Realisierung ihrer künstlerisch-gestalterischen Projekte unterstützen, die Teil des Studiums an der Kunsthochschule sind. Diese Beratungs- und Unterstützungstätigkeit bringt je nach Projekt neue und komplexe Fragestellungen mit sich. Wegen dieser speziellen Arbeitsbedingungen habe ich die Projektorganisation 2013 aus der Finanzabteilung herausgelöst und zumindest als eigene Abteilung gefaßt. Bis Ende 2015 war hier ein Mitarbeiter faktisch der Kopf, der die Rolle aber zu keinem Zeitpunkt klassisch verstanden oder gelebt hat. Nach seinem überraschenden Versterben ist auf Grund besonderer Umstände bis heute noch keine neue Struktur erarbeitet. Dies läuft aber gerade. Ich möchte auch diesen Mitarbeiter/innen die Möglichkeit geben, ihre Arbeitsprozesse und die Abteilungsstruktur mit einer externen Begleitung selbst zu erarbeiten, ähnlich wie damals in der Abteilung Technik, wobei das Ergebnis noch völlig offen ist. Ich denke gerade über eine Strategie nach, diese Vorgehensweise innerhalb der Hochschule argumentativ zu vermitteln, weil ich mich auch hier auf einige Vorbehalte innerhalb der Hochschulverwaltung, innerhalb des Rektorats, ggf. auch von Lehrenden einstellen muß.
Diese drei Punkte geben Dir hoffentlich einen Eindruck davon, was mich umtreibt. Um so wichtiger ist mir, daß wir uns endlich zwischen Hochschulverwaltungen vernetzen, damit auch Hochschulvertreter einander von ‚musterbrechenden‘ Vorhaben oder zunächst auch nur solchen Gedanken erfahren, Erfahrungen austauschen und sich im besten Fall untereinander stärken. Ich würde mir wünschen, daß das über das Forum Agile Verwaltung gelingt. Meines Erachtens bietet es genau den richtigen Raum dafür. Ich suche nur noch Mitstreiter anderer Hochschulverwaltungen. Auch deshalb habe ich kürzlich den Kontakt zu verschiedenen Hochschulvertretern gesucht, u.a. die Kanzlerkollegin der Hochschule Furtwangen (dort wird derzeit eine Neugestaltung des sog. Personaldialogs diskutiert, mit Herrn Prof. Trost) und Frau Prof. Rump, Hochschule Ludwigshafen, die über alternative Arbeitszeitmodelle forscht. In dem Telefonat mit ihr erfuhr ich, daß Frau Prof. Rump in ihrem Institut seit einigen Jahren Erfahrungen mit neuen Formen der Zusammenarbeit macht (wie sie sagt auch mit viel ‚Lehrgeld‘). Wir wollen deshalb in Verbindung bleiben.
Heute traf nun Dein Hinweis auf die Bachelorarbeit mit der Frage einer Mitarbeiterin zusammen, die im Rahmen eines berufsbegleitenden Masterprogramms im Bereich Organisation gemeinsam mit zwei anderen Studierenden etwas über ‚Musterbrecher‘ schreiben möchte und mich fragte, ob wir uns darüber austauschen wollen. Ein Faden mehr, uns gemeinsam neuen Möglichkeitsräumen zu widmen. Viele Grüße für heute Sabine Schulz
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