service-bw – erste Ergebnisse aus dem Livebetrieb

Seit dem 1. Juli 2018 sind die vorherigen Kommunalen Rechenzentren in Baden-Württember (DZBW, KDRS, KIRU und KIVBF) zum IT-Dienstleister ITEOS verschmolzen. Damit ist ITEOS der zentrale Ansprechpartner für die 1.001 baden-württembergischen Städte und Gemeinden, wenn es um das Thema Digitalisierung und eGovernment geht. Den folgenden Beitrag hat Andreas Pelzner, Vorstandsmitglied der ITEOS, freundlicherweise für unseren Blog verfasst.

Ausgangslage und Projektstatus

Im Rahmen der Neugestaltung des staatlich-kommunalen Verwaltungsportals service-bw hat das Land Baden-Württemberg unter Federführung des Innenministeriums (IM) den Kommunen im vergangenen Jahr u.a. einen umfangreichen Werkzeugkasten zur Verfügung gestellt, der gemeinsam nutzbare Infrastrukturdienste wie z.B. ein zentrales Bürgerkonto, einen eID-Service, Modellierungswerkzeuge zur Abbildung von Geschäftsprozessen sowie Ausfüllassistenten für Formulare umfasst. Diese Komponenten können auch für externe Verfahren und Portale genutzt werden. Ziel war es, durch die zentrale Bereitstellung der Infrastrukturkomponenten elektronische Verwaltungsdienstleistungen übergreifend auf staatlicher und kommunaler Ebene auszubauen und so perspektivisch den Anschluss an den geplanten Portalverbund zwischen Bund und Ländern zu gewährleisten.

Die Nutzung von service-bw als zentrale E-Government-Plattform ist dementsprechend im EGovG des Landes verankert (§15 eGovG BW – verpflichtende Bereitstellung von Basisinformationen, optionale ausgeweitete Nutzungsmöglichkeit).

Neben der Bereitstellung der Infrastruktur hat sich das Land außerdem für eine enge Zusammenarbeit mit der kommunalen Seite und dem ehemaligen Datenverarbeitungsverbund ausgesprochen, dessen Mitglieder zum 01.07.2018 zu ITEOS fusioniert sind. 2017 haben die Partner ein gemeinsames Pilotprojekt aufgesetzt, in dem die nachfolgenden fünf standardisierten Onlinedienste für service-bw realisiert und bereitgestellt wurden:

  • Abmeldung ins Ausland
  • Wohnungsgeberbescheinigung
  • Bewohnerparkausweis inklusive Teilprozesse
    • Verlängern
    • Neu beantragen
    • Kennzeichen und Adresse ändern
    • Ersatz ausstellen
  • Handwerkerparkausweis inklusive Teilprozesse
    • Verlängern
    • Neu beantragen
    • Kennzeichen ändern
    • Ersatz ausstellen
  • Sondernutzung Plakatierung
Abbildung 1: Ein Online-Formular „Abmeldung ins ausland“ auf service-bw

Ziel des Pilotprojektes war es, die technischen Möglichkeiten zu erproben, um den maximalen Nutzen für die Bürger und die Verwaltung zu erreichen. Damit wurde der Grundstein für die Digitalisierung auf service-bw gelegt.

Im Juni 2018 konnte der Livebetrieb aufgenommen werden. Aktuell wird das Feedback gesammelt, um die realisierten Onlinedienste stufenweise weiter zu verbessern.

Projektverlauf

Von der Findungsphase und den üblichen „Ups and Downs“ im Pilotprojekt abgesehen, wurde mit mehreren Arten von Workshops eine Methode für ein effektives und effizientes Arbeiten entwickelt. Die verschiedenen Vorgehensweisen wurden miteinander verglichen. Daraus entstand ein agiles Vorgehensmodell für die Zusammenarbeit zwischen dem IM, den Kommunen und ITEOS.

Im Fokus des Projektvorhabens stand, dass die geplanten Onlinedienste effizient und intuitiv nutzbar sind und mit hohem Automatisierungsgrad bereitgestellt werden können. Dieses Ziel wurde erreicht. Die Onlinedienste sind seit Juni 2018 im Livebetrieb.

Sie wurden, unter Zuhilfenahme der ITEOS-Fachverfahren KM-Einwohnerwesen und PATRAS, in die jeweiligen Fachverfahren integriert. Backend und Fachverfahrensintegration ermöglichen eine medienbruchfreie Antragsstellung mit korrekter und problemloser Datenübergabe von service-bw. Die gestellten Anträge werden direkt an die Fachverfahren weitergegeben und in diesen als voll integrierte Bestandteile verarbeitet.

Das Ergebnis sind einfache standardisierte Onlinedienste für die Bürger der service-bw bereits nutzenden Kommunen, was angesichts der einfachen automatisierten Weiterverarbeitung der Daten und der Zeitersparnis insbesondere bei diesen eine große positive Resonanz ausgelöst hat.

Standardisierung und Optimierung der Onlinedienste

Im Rahmen des Projekts wurde mit Unterstützung des Karlsruher Instituts für Technologie ein User Experience Standard für die entwickelten Onlinedienste erstellt, welcher als Basis für alle gegenwärtigen und zukünftigen Dienste auf service-bw dient. Die aus dem Livebetrieb und der Nutzerrecherche gesammelten Erkenntnisse der bereits vorhandenen Dienste werden in den Standard integriert.

Die bereits zusätzlich geplanten Onlinedienste werden jeweils über mehrere Iterationen von der Idee über einen Demoprozess und Prototypen bis zur Produktionsbereitschaft fertiggestellt.

Abbildung 2: Team-Workshop zur agilen Entwicklung

Wie wirken sich die Erkenntnisse auf die weiteren Prozesse aus?

Bei der Entwicklung weiterer Onlinedienste geht es vor allem darum, die gewonnenen Erkenntnisse der Retrospektiven zielführend einzusetzen und in einem überschaubaren Zeitraum eine Vielzahl von Onlinediensten auf service-bw zu realisieren. Dabei steht service-bw als Antrieb für Innovation, denn

  • die Nutzung von Synergieeffekten wird mit jedem weiteren Onlinedienst verbessert.
  • die Standardisierung verbessert die verfahrensübergreifende Datenqualität.
  • die Steigerung der kommunenübergreifenden Transparenz wird gefördert, wodurch neue Synergieeffekte entstehen.
  • durch die Nutzung profitieren die Bürger und die Kommunen schon heute von den Vorteilen der Onlinedienste und Prozessoptimierungen.

 

Autor: Andreas Pelzner

Vorstand der ITEOS AöR www.iteos.de

2 Kommentare zu „service-bw – erste Ergebnisse aus dem Livebetrieb“

  1. Ich bin begeistert über die große Motivation der Studierenden, die Prozesse auf service bw zu testen und zu verifizieren, aber leider muss ich mitteilen, dass die ersten 5 Prozesse, die ITEOS entwickelt hat, noch im Pilotbetrieb sind und für die Öffentlichkeit *eigentlich* noch nicht zur Verfügung stehen. Gibt es eine strukturierte Bewertung der Tests der Studierenden, die wir in die Entwicklung und in die Korrektur der Prozesse mit einfließen lassen können?

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