Einführung der E-Akte an den Hochschulen NRW’s: Was muss zentral, was kann dezentral geregelt werden? – Ein Interview

Vorbemerkung: Das folgende Interview soll einen ersten Schritt darstellen zu einer Reflexion über das Efa-Prinzip („Einer für alle“), das auch in anderen Zusammenhängen (z.B. OZG) eine Rolle spielt. An dieser Stelle möchten wir eine empirische Bestandsaufnahme vornehmen über das praktische Vorgehen. In nächster Zukunft möchten wir in den Überlegungen weiter gehen: Wie gut funktioniert das Prinzip des „Prozessmusters“, das in einer Hochschule entwickelt wird und das die anderen Hochschulen übernehmen sollen/können/dürfen? Denn zumindest beim OZG scheint das Efa-Prinzip ja nicht so gut zu funktionieren. Anlass genug, darüber einmal unter agilen Gesichtspunkten nachtzudenken.

Das zu vertiefen, ist auch Thema auf der Frühjahrskonferenz des FAV am 15. Juni, auf der Doreen Schwarz zusammen mit Frank Klapper eine Keynote hält und eine Session moderiert.

Die Fragen an Doreen Schwarz stellte Wolf Steinbrecher von der FAV-Redaktion.

Frage: Wie sind die Rahmenbedingungen eures Kompetenzzentrums: Wer trägt es, welche Hochschulen sind beteiligt, wie lautet sein Auftrag?
Das Kompetenzzentrum zeichnet sich durch ein crossfunktionales, an vier Standorten zusammenwirkendes Team aus, das die Kooperation der Hochschulen des Landes bei ihrer Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und der elektronischen Aktenführung organisiert. Wir sind 14 Menschen. Die Universität Bielefeld leitet das Kompetenzzentrum. Sie ist insbesondere für die Koordination des Verbundes sowie für den Informations- und Erfahrungsaustausch verantwortlich.

Habt ihr eine Vision erarbeitet und eventuell auch einen Anforderungskatalog (Product Backlog)? Wie lauten sie?
Unser Leitgedanke und Auftrag lautet:
Das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW (eAkteCC) unterstützt die Hochschulen des Landes NRW bei der Umsetzung der digitalen Aktenführung.
Dafür haben wir uns eine Mission erarbeitet:

E-Akte. Service. kooperativ. gestalten.

Konkret differenziert sich die Mission wie folgt:


E-Akte: Wir entwickeln ein gemeinsames Verständnis und Empfehlungen zum Vorgehen für eine transparente, sichere und nachhaltige digitale Aktenführung.

Service: Wir unterstützen die Hochschulen bei der Einführung, Ausbau und Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems, indem wir konkrete Beratungsangebote anbieten, Schulungsmaßnahmen in Kooperation mit der hochschulübergreifenden Fortbildung NRW (HÜF) etablieren und ein mandantenfähiges Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung stellen.

kooperativ: Wir initiieren und begleiten den Austausch der Hochschulen zur Umsetzung der digitalen Aktenführung. Dies betrifft auch die Vernetzung mit weiteren Fachverfahren und Projekten in NRW.

gestalten: Wir gestalten und koordinieren die Erstellung von generischen E-Aktelösungen (Masteraktenlösung). Wir begleiten den Prozess der hochschulspezifischen Anpassung und achten darauf, dass die Umsetzung zukunftsfähig bleibt. Insbesondere machen wir die Hochschulen darauf aufmerksam, wenn sie sich so weit vom Standard wegbewegen, dass die Einspielung von Updates und die weitere Entwicklung aufwendig zu werden droht.
Neue Bedarfe und Veränderungen greifen wir auf und entwickeln bestehende Masteraktenlösungen kooperativ weiter.

Wie ist das Rollenverständnis zwischen dem zentralen Part auf der einen Seite (Kompetenzzentrum, übergreifende Vision) und den einzelnen Hochschulen auf der anderen Seite definiert? Wer macht was und wer verpflichtet sich zu was?
Wir unterstützen die Hochschulen dabei, ihren Weg zur elektronischen Vorgangsbearbeitung zu finden. Dafür müssen wir zentral good practices Ansätze für technische und organisatorische Fragestellungen bereithalten. Dazu gehört sowohl Hochschulen untereinander in Kontakt zu bringen, die ähnliche Strukturen aufweisen, damit sie sich gegenseitig in Netzwerken beraten können. Andererseits gehört dazu aber auch, Impulse zu geben, die die Hochschulen in bestehenden Strukturen irritieren und damit ggf. Weiterentwicklungen anstoßen. Beides sind wichtige Aufgaben und Wege des Kompetenzzentrums, die allerdings eint, dass sie nicht von außen in die konkrete Hochschule eingreifen. Dafür haben wir keinen Auftrag und – um es ehrlich zu sagen – auch nicht die nötigen Ressourcen.

Ihr habt euer Projekt “E-Akte.NRW” in Teilprodukte aufgeteilt und dazu Arbeitsgruppen gegründet. Welche Arbeitsgruppen sind das? Wie lauten ihre Aufträge, und was sind ihre bisherigen Ergebnisse?

Hier muss man unterscheiden, weil leicht Missverständnisse aufkommen. Es gibt den Verbund “E-Akte.NRW” und es gibt das Projekt “Kompetenzzentrum E-Akte.NRW”. Dieses Projekt ist Teil des Verbundes.
Die “E-Akte.NRW” hat daneben noch vier andere Projekte:

  1. E-Studierendenakte.NRW
  2. E-Drittmittelakte.NRW
  3. E-Personalakte.NRW
  4. Vorprojekt E-Vertragsmanagement.NRW.

Die Rolle des Kompetenzzentrums neben diesen Projekten 1 bis 4 besteht in Folgendem: Wenn eine Hochschule beschließt, die Ergebnisse des Projekts 2 bei sich einzuführen, dann begleiten wir sie dabei, Anpassungen der Musterakte an die eigenen Arbeitsabläufe vorzunehmen. Wir unterstützen die Hochschule dabei, das konkrete Customizing zu planen (entweder selbst vorzunehmen mit einem eigenen “Strukturredakteur”, der auch Admin-Rechte in der Software besitzt; oder durch Beauftragung des Software-Lieferanten). Wir organisieren die Schulungen der HÜF, die die Mitarbeiter:innen in den neuen Arbeitsmethoden und der Software unterweisen. Und wir begleiten die Initialisierung eines Kaizen-Zyklus durch die Anwender:innen, mit denen sie die E-Akte immer besser an ihre Bedarfe anpassen können.

Ich möchte den Aspekt „Übernahme von zentralen Ergebnissen“ noch einmal konkretisieren, weil es vielleicht an einem Beispiel konkreter wird. Ich nehme das Beispiel „Aktenplan“. Angenommen, eine AG hat für ihren Bereich einen Teilaktenplan erarbeitet. Was macht dann die einzelne Hochschule damit? Welche konkrete Vorgehensweise in der HS und zwischen HS und Kompetenzzentrum könnte möglich sein – bzw. wer hat dazu welche – vielleicht unterschiedlichen – Ideen?
Im Moment gehen wir höchst pragmatisch vor: Eine Hochschule beschäftigt sich mit den Schritten für die Einführung eines Dokumentenmanagement-systems. Sie machen einen Projektplan, der agil aufgestellt ist und die Services des Kompetenzzentrums berücksichtigt. Bei der Einführung wird das Thema Fallakten und Sachakten durch das Softwareunternehmen adressiert. Die Rücksprache mit dem Kompetenzzentrum verdeutlicht, dass die Entscheidungen Fall- und Sachakten stark davon abhängt, wie prozessorientiert die Hochschule ihre Vorgänge abbilden möchte. Das Kompetenzzentrum stellt die Vor- und Nachteile vom prozessorientierten Vorgehen dar, um die Möglichkeiten eines DMS über die Ablage von Dokumenten oder Abbildung von Netzlaufwerken hinaus zu nutzen. Es gibt Erschrecken, weil die Erarbeitung einer Prozesslandkarte für die Hochschule nicht im Projektplan berücksichtigt wurde. Bislang verweisen wir dann auf erarbeitete Stände:

  • Aktenplan KGST (bringt das Softwareunternehmen mit)
  • Prozessorientierter Hochschul-Aktenplan (Forum Agile Verwaltung)
  • Aktenplan Uni Bi
    Welche Vorgaben wir machen „müssen“, damit Aktenpläne, die in den jeweiligen Projekten dezentral erarbeitet werden, sich nicht widersprechen, wollen wir im Frühjahr in Workshops erarbeiten. Ich würde den Wind gerne nutzen, um das Verständnis für eine prozessorientierte Vorgehensweise für eine “transparente, sichere und nachhaltige digitale Aktenführung“ zu stärken. Wir wollen ein gegenseitiges Verständnis für verschiedene Ansätze der Aktenführung beraten können.

Hier nochmal der Überblick über die Verbundprojekte:

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