Eigentlich müsste Wissensmanagement ein ganz heißes Thema in Kommunalverwaltungen sein. Eigentlich. Mit unserem Artikel „Wissensmanagement: Erste Erfahrungen mit einer Community of Practice (CoP)“ haben wir Ihnen einen Einblick zu einer CoP gegeben.
In einer CoP finden wichtige Wissensschöpfungen statt. Dabei wird auch wichtiges Erfahrungswissen (implizites Wissen) verankert. Dies kann später für die tägliche Praxis sehr wertvoll sein. Wie lässt sich nun diese Wissenschöpfung dauerhaft festhalten?
Komplexe Themen einfach festhalten.
Im Laufe einer CoP können sich viele Themen in ganz unterschiedlichen Ausprägungen ansammeln. In den Themen steckt wertvolles implizites und explizites Wissen. In unserer CoP haben wir bis jetzt knapp 40 Themen behandelt, zum Beispiel:
- Was macht unsere Projekte so langsam? Was sind die Hauptfaktoren? Mir geht es erst einmal darum, eine Liste dieser Faktoren zu sammeln. Dann nach und nach abarbeiten.
- Welche Rolle spielt ein Aktenplan in einem DMS? Braucht man einen? Wenn ja, welchen?
- Wie grenzen sich die Themen DMS und Workflows vom Thema „DMS-Einführung“ ab – und kann man das überhaupt?
- Für und Wider abgeschotteter Aktenbereiche im DMS: Macht es Sinn, mit Hybridstrukturen zu arbeiten (Teile der Akten sind behördenoffen, andere Teile nicht)?
- Ersetzendes Scannen – Erfahrungen aus Freiburg.
- Wie kann man vom kommunalen Aktenplan BW zu einer vorgangsbezogenen Ablage / Akte kommen?
- Wie geht ihr mit dem „Flaschenhals Fachabteilungen“ um? Mit welchen Maßnahmen versucht ihr, die regelmäßig Mitarbeit der Fachabteilungen im Projekt zu sichern?
Es geht also um die Themen Projektmanagement, der Schriftgutverwaltung (Aktenplan), von rechtlich-technischen Fragen (ersetzendes Scannen) und die Nutzung bzw. das Customizing eines konkreten Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Es bietet sich an, das Wissen zu strukturieren und Wissensanker zu setzen. Dies ist gleichzeitig eine Form der Wissensdokumentation für die Wissensverbreitung. Ein gutes Hilfsmittel ist hier die Wissenslandkarte.
Die Wissenslandkarte
Eine Wissenslandkarte ist eine Art Mindmap. Einfach aufzubauen, einfach zu verstehen, Sie ist jedoch mehr als nur Buchstaben und Striche. Eine Wissenslandkarte gibt Ihnen die Möglichkeit Wissensanker für explizites und impliziertes Wissen zu setzen. Explizites Wissen ist das Faktenwissen und kann leicht in Form von Rundschreiben, Arbeitsverfügungen, Blogs oder Ähnliches gespeichert werden. Implizites Wissen ist das Erfahrungswissen, was wir in uns tragen. Zum Beispiel der Umgang mit Veränderungen, besondere Situationen mit Bürgern oder Kunden. Wir wissen, dass es geht, aber manchmal nicht wie. Wir müssen es erfahren oder trainieren. Dabei handelt es sich um einen Lernprozess und genau der benötigt Zeit.
Stellen Sie sich vor, Sie wollen Fahrrad fahren lernen. Dann kann ich es Ihnen beschreiben, wie es geht. Können Sie es dann? Vielleicht. Auf jeden Fall müssen Sie es üben über einen gewissen Zeitraum. Ähnlich verhält es sich mit Veränderungen der Arbeitsweisen. Weg von der Papierakte hin zur elektronischen Akte. Hier haben Sie eine Mischung von beiden Wissensarten. Die Bedienung der eAkte ist das eine, die Art und Weise wie Sie arbeiten oder zusammenarbeiten das andere. Hier kann es notwendig sein, dass Sie sich bestimmte Handlungen abgewöhnen, also sogar verlernen müssen. Das erfordert Zeit. Diesen Fakt werden Sie selbst in Erfahrungen bringen müssen oder Sie profitieren von den Erfahrungen in einer CoP. Damit können Sie Ihr Vorhaben zeitlich gut im Blick behalten. All das können Sie als Wissensanker auf einer Wissenslandkarte festhalten.
Anhand der Themen können Sie festhalten, wer der ‚Themenexperte’ ist oder wo es Stolpersteine geben kann. Besonders interessant sind die Themen rund um die Begleitung von Veränderungen. Sie lassen sich schwer beschreiben, weil es jedes Mal anders sein kann. Eine Wissenslandkarte kann ihnen die Beschreibung nicht abnehmen. Sie kann Ihnen jedoch den wichtigen Impuls geben, dass es Themenfelder gibt, bei denen Sie im Projekt besonders aufmerksam sein sollten. Hier steckt wichtiges Erfahrungswissen drin. Also warum wollen Sie darauf verzichten?
Fazit
Wir bewegen uns in lernenden Organisationen. Ob in einer CoP, in Projekten oder in der täglichen Arbeit, viele Personen bringen viel Wissen mit. Wissenslandkarten bieten einen sinnvollen Ansatz, Wissen in einer guten Aufwand-Nutzen-Relation zu strukturieren und zu dokumentieren. Es lohnt sich.
Agile Verwaltung 