Agiles Arbeiten in Verwaltungen bedeutete für mich bisher meist analoges Zusammenarbeiten und face-to-face-Kontakte über die Silogrenzen hinweg: beispielsweise in Workshops und in der täglichen Arbeit Teamergebnisse visualisieren oder Prototypen bauen. Das liegt auch daran, dass die Digitalisierung schleppend läuft und dass gerade in Kommunen, in denen Kollegen meist kurze Wege zu einer Besprechung haben, virtuelle Zusammenarbeit weniger gebräuchlich war. Bis zum vergangenen März-Wochenende fragte ich mich daher, wie sich übergreifendes, gemeinsames Arbeiten in Verwaltungen während der Corona-Krise „retten“ ließe, da alle Workshop-Aktivitäten für ungewisse Zeit eingestellt sind. Doch mit der Krise ändert sich auch genau das: durch die ins homeoffice verlagerte Arbeit ist momentan nur noch virtuelle Kooperation möglich. Im Hackathon #wirvsvirus habe ich erlebt, wie das mit den passenden Apps digital gehen kann.
„48 Stunden. Herausforderungen der Bundesregierung und aus der Gesellschaft. Du und theoretisch 80 Millionen andere. Die Covid-19 Krise. Vielfältige Lösungen.“- Das war die vielversprechende Ankündigung der Initiatoren und der Regierung, die als Schirmherr fungierte, vom 20. bis 22. März 2020 einen Hackathon für Corona-Lösungen zu veranstalten. https://wirvsvirushackathon.org/ Dass der Hackathon der bisher weltweit größte werden würde, ahnten die Veranstalter in ihren kühnsten Träumen wahrscheinlich selbst nicht: über 42.000 Teilnehmende.
Quelle Grafik: https://wirvsvirushackathon.org/
Wie cool ist das denn, dachte ich, als ich von der Aktion las… Neben meinem persönlichen Anliegen, einen Beitrag zu leisten, hat mich die Idee des Hackathon begeistert, für alle möglichen Probleme in der Krise Lösungen zu suchen. Die Organisatoren, die Bundesregierung und Sponsoren nutzten also eine große Chance, abseits der üblichen Aktivitäten Lösungen und start-up-Ideen mit Fördermitteln und Ressourcen auf den Weg zu bringen. Die Teilnehmer investierten ihre Freizeit. Die durch die Krise gewachsene Hilfsbereitschaft in unserer Gesellschaft zeigt sich also auch hier. Ich konnte mich anmelden und war sehr neugierig, wie es laufen würde. Um es vorweg zu nehmen: Ich fand es unkompliziert, wie sich unser Team fand, zwei Tage virtuell zusammen arbeitete und gute Ergebnisse entwickelte. Menschen, die mit ihren Ideen und Engagement einfach loslegten und die ich wahrscheinlich persönlich nie kennen lernen werde. Für andere Branchen ist das Alltag, für die meisten Verwaltungen dürfte diese Form digitaler Zusammenarbeit bis zur Corona-Krise eher die Ausnahme gewesen sein. Aber das ändert sich ja gerade.
Als der Hackathon am Freitagabend eröffnet wurde, hatte ich zunächst Schwierigkeiten, mich in den vielen geposteten Ideen und Projekten (die zunächst knapp 2000 wurden zu 48 Clustern zusammengefasst) zurecht zu finden. Ich entschied mich schließlich für ein kleines Projekt: Da ich selbst Bullet Journals nutze, war für mich „mental health“ (#1_018) interessant. Ziel des Projekts ist es, Menschen vor allem in der Quarantäne mentale Unterstützung und selfcare-Ideen zu bieten („von8bisacht“). In unserem Team mit zehn Mitgliedern hatten wir unterschiedliche Kompetenzen – und aus den Beiträgen aller entwickelte sich die Projektidee. Wir organisierten uns und arbeiteten parallel in vier digitalen Kollaborations-Tools (slack, taiga, devpost und google.docs). Immerhin den Austausch in slack und die Nutzung eines virtuellen Kanban-Boards kannte ich gut vom Austausch im Forum Agile Verwaltung, die anderen Apps musste ich mir erst auf den Rechner laden und auf die Einladung in die Tools warten. Das war etwas nervend und hat meinen Einstieg verzögert, aber schließlich passte alles. Für die Sammlung, Ausarbeitung, Auswahl und Fertigstellung unserer Arbeitspakete nutzten wir das Kanbanboard. Immer wieder schön zu sehen war, wie sich die Ideen sukzessive weiter entwickelten. In mehreren Calls hatten wir in den beiden Tagen persönlichen Kontakt; es war sehr nett, die anderen wenigstens zu hören. Mit einer Teilnehmerin, die übrigens auch bei einer Behörde arbeitet, kam ich etwas ausführlicher ins Gespräch. Am frühen Sonntagabend waren die wichtigsten Inhalte fertig, kurz vor Abgabeschluss. Unser Bewerbungspitch für die Förderung ist, wie ich finde, trotz Zeitdruck sehr ansprechend geworden. Er ist hier zu sehen: https://www.youtube.com/watch?v=jbiP84DhNhs. Danke an alle im Team für die tollen Ideen. Die beiden Tage waren zu knapp, um alles umzusetzen, was wir uns vorgenommen hatten. Wir freuen uns über das, was entstanden ist und wollen deshalb weiter dranbleiben. Von den Initiatoren des Hackathons wird nun entschieden, welche Vorhaben umgesetzt werden.
Meine wichtigsten Erfahrungen im Hackathon waren:
- Die Arbeit mit einander war von gegenseitiger Unterstützung und viel Motivation geprägt. Es war unwichtig, wer die anderen im richtigen Leben sind und wo sie in welcher Rolle arbeiten. Wir hatten ein gemeinsames Ziel, auf das wir uns verständigt hatten und damit wollten wir uns an der Challenge beteiligen – jeder mit seinen unterschiedlichen Fähigkeiten und nach seinen Möglichkeiten. Und wir hatten einen sehr geduldigen, gut strukturierenden Moderator, der uns unterstützte. Der Umgang im Team war unkompliziert, freundlich und hat viel Spaß gemacht.
- Ich habe erlebt, wie Zusammenarbeit im Team digital funktionieren kann. Alle vier Tools mit laufend sich aktualisierenden Beiträgen von zehn Mitgliedern im Blick zu behalten, war zwar anfangs eine Herausforderung für mich, aber ich bekam im Lauf des Wochenendes Routine darin. Ich habe sehr viel gelernt, und so war es für mich auch ein sehr anschauliches Fortbildungswochenende mit sofortigem Praxistransfer.
- Die Projektverlauf und Ergebnisse sind mit Blick darauf, dass wir die gemeinsame Arbeit begonnen haben, ohne zu wissen, wer welche Kompetenzen hat und was dabei herauskommt, professionell und nützlich. Wir sammelten Ideen, arbeiteten sie aus, priorisierten und arbeiteten iterativ, probierten aus. Das Feedback der echten Nutzerinnen und Nutzer fehlt uns allerdings noch… 😉
Meine Bilanz des Wochenendes, das ich mehr oder weniger mit Handy und Rechner verbracht habe, ist sehr positiv. Es hat mir gezeigt, wie wir auch in Verwaltungen „start-up-Mentalität“ leben können und online in Zeiten der Corona-Krise „agil“ zusammen arbeiten können. Selbst das homeoffice scheint kein Hinderungsgrund zu sein. Jetzt heißt es also Ausprobieren…
Der Hackathon selbst und die Resonanz darauf ist ein hoffnungsvolles Beispiel, wie wir alle in unserer Gesellschaft, auch nach der Krise, uns engagieren und Ideen auf den Weg bringen können. Wie wir Möglichkeiten schaffen, so dass jeder sein Potenzial einbringen kann. Und wie Menschen, die sonst nicht ehrenamtlich tätig sind oder sich als Bürger beteiligen, gemeinnützig aktiv werden. Das ist auch eine große Chance für Kommunen.
Agile Verwaltung 
Vielen Dank, Christine.
Dank sowohl für die Teilnahme am Hackathon als auch für diesen Bericht.
Diese Krise ist definitiv eine Chance. Was Greta und ihre Mitstreiter angefangen haben, beschleunigt die Natur jetzt auf ihre Art.
Was ich dabei wirklich bedauerlich finde ist, dass es für „die breite Masse“ erst einer Gefahr für das [eigene] Leben bedarf, bevor sich die Großartigkeit der Menschen im Zusammenwirken im großen Maßstab zeigen kann.
Allerdings, und das ist das „Gute“ für viele darin, diese Krise trifft zumindest in Deutschland auf eine vorbereitete Gesellschaft.
Es hat sich bereits gezeigt, dass es schnell und wirksam gehen kann, wenn es muss.
Zuvor war es so, wie Du beschrieben hast. Der kurze und bequeme Weg war der über den Flur. Es war aus vielerlei Gründen die Motivation der Menschen „ins Büro“ zu gehen … egal, was man sich, der Umwelt und seinen Mitmenschen damit zugemutet hat.
Es gab auch vor Corona schon Menschen, die das so nicht wollten oder konnten.
Tobias und ich gehören dazu. Wir arbeiten seit Jahren, in gewisser Weise sogar Jahrzehnten im #remoteOffice unterschiedlicher Ausprägungen.
Dabei hat sich für uns gezeigt, dass nicht die „Tools“ und nicht „die Technik“ darüber entscheiden, wie wirksam man miteinander ist.
Worauf es unserer Meinung nach wirklich ankommt, das haben wir in einem Buch beschrieben.
Wir haben es als Sachbuchprojekt begonnen, uns dann aber entschlossen eine Geschichte davor zu platzieren.
Es ist die Geschichte unseres altered Ego Frank, dem „von höchster Stelle“ ein Auftrag übertragen und ein Team zur Umsetzung zugewiesen wird.
Das abzulehnen kommt für ihn nicht in Frage. Den Auftrag zu klären auch nicht. Schließlich ist er ja auserwählt worden. Anfänglich scheut er davor zurück, Fragen zu stellen. Er fürchtet sich davor und weiß nicht, ob es ihm seiner Position zusteht.
Und so begibt er sich auf die Suche nach dem, was [die Sache] denn eigentlich sei. Erst im Verlaufe der Geschichte gelingt es ihm mit seinen Mitstreitern, eine Vorstellung von [der Sache] zu entwickeln. Und als sie endlich ahnen, worum es geht, dann geht es plötzlich alles ganz schnell. Doch dafür ist ein wichtiger Schritt erforderlich, von dem nichts in der gängigen Fachliteratur zu finden ist. Das Team entsteht erst, nachdem jeder der Beteiligten, seine eigene #EgoBarriere überwindet. Erst dann kann es wirklich um [die Sache] gehen.
Wer mag und ein paar Stunden seiner Lebenszeit darauf verwenden möchte, der ist herzlich eingeladen, an Franks Reisebericht teilzuhaben. Wir freuen uns über jede Zuschrift, denn auch uns fehlt noch eine Nutzer-Resonanz jenseits unserer eigenen Filterblase.
Das Buch gibt es bislang nur digital:
https://leanpub.com/kdz
… pay as You want. Wer über die erste Seite hinaus kommt, weiß, warum es so ist.
Und zum Abschluss:
Die Entscheidung zur Verlagerung der Behördenarbeit bei meinem aktuellen Engagement kam Montag Mittag.
Ab Dienstag zu Dienstbeginn fand die Arbeit #remote statt. Es gab keinerlei technische und nur wenige organisatorische Unzulänglichkeiten.
Der „Claim“ dieser Behörde war auch schon lang vor Corona: „Das Behörden-Startup“.
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Hallo Alexander, danke für Deine Hinweise. Die Erfahrungen an diesem Wochenende haben mich sehr zum Nachdenken gebracht, als Organisationsentwicklerin, Personalverantwortliche und als Privatperson. Natürlich arbeiten andere Branchen und sicherlich auch einige Mitarbeiter von Behörden schon lange im remote office. Bei Kommunen dürften es insgesamt weniger Beschäftigte sein, weil hier viele Dienstleistungen – noch zumindest – vor Ort an der Front erfolgen. Viele müssen zum Standort des Arbeitgebers kommen, um ihren Job zu machen, beispielsweise auf dem Müllabfuhrwagen, auf den Grünflächen, in den Bürgerdiensten oder Zuwanderungsbehörden. Hier gibt es also einen Unterschied hinsichtlich der Leistungen und den Tätigkeiten und hinsichtlich homeoffice-Möglichkeiten Privilegierte. Nur weil die Stadtverwaltungen bis auf das Nötigste dicht gemacht werden mussten, haben wir also die aktuelle Situation, dass so viele von zuhause aus erledigen, was überhaupt von dort aus abgewickelt werden kann.
Die „Privilegierten“ nutzen die Möglichkeit, im homeoffice zu arbeiten, schon einige Jahre, zwar nicht als Standard, aber regelmäßig. Die Technik ist also tatsächlich nicht das Problem, das hat auch bei uns sofort sehr gut funktioniert. Ich vermute mal, zuhause wurden bisher emails bearbeitet, Konzepte entwickelt, Telefonate geführt. Für Zusammenarbeit hat man sich in Besprechungen am Standort getroffen. Oder eben für Workshops… Wenn nun aber Zusammenkünfte nicht möglich sind? Wie stimmen wir uns nun die nächsten Wochen in größeren Settings oder zu komplizierten Sachverhalten ab? An Gemeinderatssitzungen zeigt sich das am deutlichsten: darauf sind wir nicht vorbereitet und die Regelungen dafür wurden in Zeiten erlassen, die noch komplett analog waren (nicht dass ich der Meinung bin, Gremiensitzungen müssten nun virtuell stattfinden, ich halte die Probleme der IT-Sicherheit und Manipulationsgefahren, die Auseinandersetzung mit Augenkontakt für wichtig, sie ist nur ein Beispiel).
Die nächste Herausforderung für Arbeit in Verwaltungen dürfte neben der Digitalisierung also ortsunabhängige, kollaborative Zusammenarbeit und Führung sein. Das sind viele nicht gewöhnt, und ich schätze, hier haben wir deutlichen Entwicklungsbedarf, sowohl technisch mit geeigneten Mitteln als auch persönlich. Viele Tools, die intuitiv bedienbar sind und die virtuelle Zusammenarbeit unterstützen würden, sind nicht verwaltungsopportun, das zeigte auch das webinar der FAV, das gestern stattfand. Wie können also entsprechende Erfahrungen gemacht werden und sich Routinen darin entwickeln? Wir brauchen also mehr Hackathons… 😉
Ich denke, diese Zeit der Erfahrungen (ich will nicht ständig das Wort Krise nehmen) zeigt uns, was möglich ist und verschiebt Grenzen. Mobiles Arbeiten erfährt mit Corona einen deutlichen, vermutlich nicht gänzlich unumkehrbaren Schub, mittelbar dadurch vielleicht auch die Digitalisierung. Völlig offen ist, wie sich das weiter entwickeln wird, wenn wir wieder von normalen Zeiten sprechen können. Das Rad wird sich nicht zurück drehen lassen, und das ist gut so, denn das bietet neue Möglichkeiten, private Bedürfnisse besser mit Arbeitsleistung unter einen Hut zu bringen. Vom Klimaschutz ganz zu schweigen. Let´s do it. Und bleibt alle gesund!
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