Wenn nicht jetzt, wann dann?

Mein Job ist nicht systemrelevant.

Das war Mitte März die ernüchternde Erkenntnis, als die Corona-Krise in unserer Organisation ankam.

Ich startete nach einer Urlaubswoche in der dritten Märzwoche coronabedingt direkt im Homeoffice (das ich erst 9 Wochen später wieder verlassen sollte) und war erstmal praktisch „arbeitslos“.

Ausblick im Tal der Ahnungslosen

Noch in der ersten Märzwoche habe ich als Leiterin einer kleinen Abteilung für Organisationsentwicklung (OE) mit den anderen Abteilungsleitungen der Zentralverwaltung (ZV) sowie der Leiterin der ZV einen Workshop zum Thema „Ausblick auf das Arbeitsjahr 2020“ durchgeführt.

Quelle: privates Foto

Wir klebten alle mit Zettelchen, was wir 2020 jeweils in unseren Ressorts im Linienbetrieb so wuppen müssen, welche Themen wir in diesem Jahr unbedingt zu einem krönenden Abschluss bringen wollen, welche wir wohl mangels Kapazitäten nicht schaffen werden und was wir so gern bewegen oder mal auf die Beine stellen würden, wenn dafür Zeit wäre…

Das C-Wort spielte dabei überhaupt gar keine Rolle. Wir hatten uns den Corona-Schuh schlicht noch nicht angezogen, es nicht auf unsere Arbeitswelt bezogen. Gut, man gab sich nicht mehr Hand, drückte urlaubenden Kolleg*inn*en die Daumen, dass sie danach nicht in Quarantäne müssten, und wer hustete, fing sich einen lustigen C-Spruch ein… Aber dass wir 10 Tage später den Geschäftsbetrieb nahezu komplett herunterfahren werden, Beschäftigte wegen nicht mehr beschulter Kinder gar nicht zur Arbeit kommen können und man nun aufgrund allerhöchsten Respekts vor dem Virus enorme Energie (und Geld) für den Infektionsschutz freisetzen wird, haben wir schlicht nicht kommen sehen.

Innerhalb einer Woche von 10 auf 0…

Hatte ich nach dem Workshop den Urlaub noch mit dem Gefühl begonnen, kaum zu wissen, wo ich danach bei all den vielen wichtigen Orga-Themen zuerst anfangen soll, sah ich mich nun in der Situation, dass niemand mehr ein Interesse an der Bearbeitung dieser Themen hatte. Meine Gegenüber, vor allem die Führungskräfte (FK), hatten ganz andere Sorgen. Sie mussten am laufenden Band Ad-hoc-Entscheidungen treffen, die Corona nun für den täglichen Geschäftsbetrieb erforderte – schnell, ohne Blaupause, ohne langes Diskutieren, ohne Abstimmen. Und ich war irgendwie raus.

Ich fühlte mich wie ein Zaungast, der tatenlos mit ansehen musste, wie einige Protagonisten in der Organisation wie Brummkreisel rotierten und alle Abläufe wahnsinnig beschleunigt und – notgedrungen zunächst – unkoordiniert abliefen. 

Nachdem meine eben noch ach so wichtigen Themen von Corona kurzerhand an die Wand gespielt wurden und ich keine sinnvolle Orga-Aufgabe mehr an den Start bringen konnte, stellte ich mich mental gerade darauf ein, die kommenden Tage mein eMail-Postfach aufzuräumen und die Unterlagen auf dem Laufwerk elektronisch zu archivieren… Aber ich wollte doch so gern in dieser Krise, wenn schon nicht systemrelevant, so doch nützlich sein! Ich überlegte ernsthaft, mich freiwillig für die Spargelernte zu melden.

…und von 0 auf 100 zurück

Dann kam aber doch ganz schnell eine sinnstiftende Aufgabe innerhalb meiner Organisation daher. In meine Abteilung gehört auch die Pflege des SharePoints (unser Intranet), daher begannen mein Kollege als Administrator und ich, auf unserem SharePoint zügig Informationsseiten zu Corona aufzubauen und zu füttern – mit allem, was über die Leitung an Corona-Infos und Hinweisen für die Beschäftigten und Führungskräfte zu veränderten Aufgabenwahrnehmung, Rechtslage etc. hereinkam und das war wirklich viel!

Als ich begriff, dass der Corona-Modus in unserer Arbeitswelt nicht so schnell vorbeigehen wird, ahnte ich, dass die virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit ein wesentliches Thema ist.

Wir hatten gerade erst begonnen, analog die Zusammenarbeit der verschiedenen dezentralen Einheiten und der Zentralverwaltung methodisch aufzurüsten: moderierte Strategietage, Workshops mit Brainstorming-Methoden, viele bunte Zettelchen und überhaupt mehr Augenmerk auf das Teilen guter Ideen und Best practices. Bevor wir dazu die Strukturen stabilisieren konnten, kam Corona.

Und nun kämpfte sich jede Führungskraft für ihren Verantwortungsbereich durch die Hoch-Zeit der C-Krise. Die Macher unter den FK spurteten voran, setzten damit Maßstäbe… sie MACHTEN. Andere kamen so schnell gar nicht hinterher, taten sich schwer mit der rasanten Veränderung und dem erzwungenen Sprung in eine deutlich digitalisiertere Welt… Dadurch wurde das Rad an vielen Stellen immer wieder neu erfunden, denn es gab zunächst kaum Transparenz über die bereits gefundenen Lösungsansätze, und in der bereichsübergreifenden Kommunikation klaffte eine Lücke. Dazu kam in den ersten Wochen, dass sich der Informationsstand minütlich aufbauschte – von allen Seiten regnete es Allgemeinverfügungen, Hygienevorgaben, Leitfäden etc. Sachstände hatten zu geringe Halbwertzeiten, um sie wirklich auf hergebrachte Weise festhalten zu können. Wer gestern einen Vermerk schrieb, schreibt ihn heute um.

Neues Werkzeug für neue Aufgaben gesucht

Ich begann mich im Internet schlau zu machen, welche Tools man für die virtuelle Zusammenarbeit nutzen könnte, um meiner Organisation hier beratend und begleitend zur Seite zu stehen. Das FAV war dabei mein erster Anlaufpunkt – dort informierte ich mich im Rahmen eines Webinars (mein erstes überhaupt) über den Angang anderer Verwaltungsmenschen mit dieser Frage. Das allein war schon sehr hilfreich: mit dieser Orientierungssuche war und bin ich nicht allein.

Ich belegte woanders noch ein Schnupper-Webinar zum Thema virtuelle Teamarbeit und buchte dort spontan die fünftägige Langfassung. Zeit hatte ich, also wollte ich diese nutzen, um mich weiterzubilden – um vorbereitet zu sein auf das, was anders sein wird. Ich lernte einige verschiedene Tools aus nächster Nähe kennen. Mir wurde dabei aber schnell klar: Irgendein Tool downloaden geht nicht! Ich bin ein Fan des Datenschutzes und irgendein amerikanisches Wald-und Wiesen-Produkt hätte ich unserer IT gar nicht erst vorschlagen brauchen. Diese verwies immer wieder darauf, dass wir doch Skype for Business (SfB) hätten. Jaaa…das stimmt! Unsere Organisation konnte für die Kommunikation in der C-Krise unmittelbar auf SfB zurückgreifen, das schon seit geraumer Zeit bei uns auf den Rechnern aufgespielt ist. Nur – es hat bisher kaum einer damit gespielt. Wozu auch – man traf sich bisher gewohnheitsgemäß in Besprechungen, gern mit Käffchen und Keks, Anfahrtswege inklusive.

TelKo…was?

Die ersten Telefonkonferenzen – „Telkos“ – waren für die meisten ernüchternd bis frustrierend. Schlechter Ton, kein Bild, ungewohntes Miteinander… Der Ruf nach einem anderen, irgendwie besseren Tool wurde laut. Da SfB als mögliches Konferenztool auch im FAV in der Diskussion war, vermutete ich, dass es mehr können muss als das, was wir gerade damit tun: mehr schlecht als recht damit zu telefonieren. (Da fällt mir der Spruch ein: A fool with a tool is still a fool.)

Skype for Business und SharePoint – meine Spielwiesen

Also beschäftigte ich mich damit, nutzte die Abteilungsrunde mit meinem Orga-Team als Spielwiese zum Ausprobieren der Funktionen. Es taten sich tatsächlich beeindruckend mehr Möglichkeiten auf, als das bloße gemeinsame Telefonieren. Da gibt es ein Whiteboard, man kann Umfragen erstellen, den Desktop teilen und sogar andere in den eigenen Dokumenten oder Programmen arbeiten lassen etc. Plötzlich ergaben sich greifbar nah Einsatzmöglichkeiten für die virtuelle Zusammenarbeit!

Mit vielen Selbst- und Fremdversuchen bekam ich auch raus, dass bei SfB nicht das Programm selbst die Herausforderung ist, sondern wie man sich in eine Telko einwählt. Unsere Führungskräfte und Beschäftigte des gehobenen und höheren Dienstes haben alle ein Notebook. Wenn man über den Rechner, also per Lync skypt, muss man auch direkt vor dem Notebook sitzen, besser noch, ein USB-Headset an dieses angeschlossen haben, weil man sonst weder gut zu hören ist noch selbst gut hört. Aber Headsets gehörten bisher gar nicht zur Standardausstattung und derzeit hat nicht einmal jedes Notebook eine Webcam. An einigen Arbeitsplätzen sind die Notebooks mit den Dockingstationen sogar unter dem Schreibtisch montiert oder dauerhaft unter Bergen von Akten begraben oder das Telefon steht drauf. Deswegen funktionierten die Telkos zunächst nicht wirklich gut. Aber es gibt die Möglichkeit, sich von SfB zurückrufen zu lassen – dann spricht und hört man mit seinem Telefon und hat trotzdem die Präsentationsmöglichkeiten…Heureka! Ich schrieb je eine Anleitung für die Organisation und Einwahl in Telkos und für die Nutzung der kreativen Elemente von SfB – vom Laien für Laien.

In Rückkopplung mit der Leiterin der Zentralverwaltung baute ich eine Art Pinnwand im SharePoint auf, um die vielen Lösungsansätze für die vielen Fragen im Corona-Modus an einem Ort zusammenbringen zu können. Dort gibt es für jede Frage (Besucherführung, Infektionsschutz in den Diensträumen etc.) einen Ort mit einem Arbeitsblatt, auf dem die FK für ihre Bereiche die Lösungsansätze skizzieren und die daraus erwachsenen Beschaffungsbedarfe oder Erwartung an zentrale Vorgaben formulieren können. Das läuft derzeit noch etwas rumpelig, ist aber schon ein riesen Fortschritt zu vorher, auch zu „vor Corona“!

Anwendungsfall: Nachwuchskräfte – Theorie und Praxis

Mit der Leiterin der Personalentwicklung und der IT-Abteilung loteten wir die Möglichkeit aus, mit SfB den Theorieunterricht der Nachwuchskräfte zu ermöglichen, die bis dato wegen Corona vom Unterricht freigestellt und zuhause waren, also wochenlang gar keinen Input mehr bekamen.

Die IT ermöglichte in Windeseile, dass die Nachwuchskräfte auch zuhause per ZUVEX an Besprechungen per SfB über einen dienstlichen E-Mail-Account teilnehmen können. Unsere nebenamtlichen Dozenten, Beschäftigte unserer Organisation, sind somit in der Lage, zumindest einen Teil des Lernstoffs direkt zu übermitteln und mit den Nachwuchskräften zu kommunizieren, bis der Präsenzunterricht wieder möglich ist. Und wirklich viele Dozenten sind mutig ins kalte Wasser gesprungen. Inzwischen weiten wir den Einsatz auf die Praxisausbildung aus: Da wegen der Hygienevorschriften das Einarbeiten am Arbeitsplatz nicht wie zuvor möglich ist, kann mittels SfB dennoch gezeigt und geübt werden, wie eine Akte zu bearbeiten oder eine Fachanwendung anzuwenden ist.

Im Bedarfsfall gebe ich mein im Selbstversuch erworbenes Wissen in Rahmen von SfB-Telkos an Kolleg*inn*en weiter. Meine Hoffnung ist, dass es in unserer Organisation auf allen Ebenen eine Selbstverständlichkeit wird, damit zu arbeiten.

Und so schließt sich der Kreis

Somit habe ich doch noch eine Möglichkeit gefunden, mich im Corona-Modus meiner Organisation nützlich zu machen und dabei nachhaltigen Strukturen der virtuellen Zusammenarbeit zu fördern. Dies wird mir ganz nebenbei auch bei einigen Themen meiner ursprünglichen Orga-To-Do-Liste für 2020 in die Hand spielen: bei der organisatorischen Begleitung der eAkten-Einführung (Stichwort digitale Kompetenz, Homeoffice, Arbeitsplatz der Zukunft), beim Wissensmanagement (Stichwort SharePoint als Wissensspeicher), Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Zentrale und Dezentrale (Stichwort Teilen von Ideen und Best practices) etc.

Wir hatten schon vor Corona – angesichts der anstehenden Einführung der elektronischen Akte – das Thema „Arbeitsplatz von morgen“ auf dem Zettel, aber was sonst ein zäher Abwägungsprozess mit viel Skepsis geworden wäre, baut nun auf flächendeckenden Erfahrungen auf. Wir haben im Prinzip ganz unverhofft heute einiges von morgen ausprobieren müssen: Homeoffice in allen Funktionsgruppen, Schichtarbeit, Führen auf Distanz, kollegialer Zusammenhalt bei reduzierter Begegnung etc.

Der Corona-Modus wird anhalten, wird schleichend in eine neue Normalität übergehen, und wir laufen Gefahr zu vergessen, was das Einschneidende an dieser Veränderung war, um damit letztendlich auch bewusst umgehen zu können. Wir können ganz viel aus dieser Zeit lernen und fortführen, aber dazu muss man sich diesen Veränderungsprozessen bewusst widmen und sich von den Umständen nicht nur weitertreiben lassen.

Na wenn das keine Zeit für Organisations-entwickler sein soll – welche dann?!

Inzwischen weiß ich: In meinem System ist mein Job relevant! Für die Erkenntnis musste ich wohl erst die coronabedingte Schockstarre überwinden, Vorheriges loslassen lernen, mein Einsatzgebiet neu erkunden und meinen Job – MACHEN!

Seit wenigen Tage führe ich eine Umfrage per Fragebogen in unserer gesamten Organisation durch, um die Erfahrungen der Beschäftigten aus den ersten 10 Wochen mit Corona abzugreifen. Ich freue mich auf die vielen individuellen Einrücke und erhoffe mir eine gute Datenbasis, um die Lösung laufender oder zukünftiger organisatorischer Fragestellungen mit den Erfahrungen aus dieser Zeit flankieren zu können.

Bildquellen: soweit nicht anders angegeben: https://pixabay.com/de/