Einführung der E-Akte in Kommunen: ein Schlaglicht auf den Nutzen

Vor einigen Tagen hatte ich eine Webkonferenz mit Kommunalvertreter:innen aus Süddeutschland. Dabei erhoben wir ganz spontan den Zufriedenheitsgrad der Anwesenden mit ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das Ergebnis spricht Bände.

Verbreitungsgrad von DMS

An der Konferenz nahmen knapp 60 Beschäftigte (keine Führungskräfte) vor allem aus süddeutschen Kommunen statt. Einige wenige kamen auch aus sonstigen Anstalten des öffentlichen Rechts und aus Landeseinrichtungen.

Das Thema war gar nicht die E-Akte, aber die Sprache kam darauf. Weil wir sowieso Mentimeter als Tool für schnelle Abstimmungen im Einsatz hatten, stellte ich die Frage, wie viele der anwesenden Verwaltungen schon ein DMS im Einsatz haben. Ergebnis:

36,4 %           hatten noch kein DMS in ihrer Verwaltung

23,6 %           der Verwaltungen hat ein DMS, aber die Teilnehmer:innen unserer Konferenz arbeiten nicht damit

40,0 %           der Teilnehmer:innen arbeiten aktiv mit dem DMS

Durchdringungsgrad des DMS

An diejenigen, die aktiv mit einem DMS arbeiten (in absoluten Zahlen etwas über 20 der Teilnehmer:innen), stellte ich dann die Frage: „Wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit arbeiten Sie im DMS?“

Das Ergebnis zeigt Abbildung 1. Das DMS ist bei weitem nicht dasjenige System, das – so wie es vorher Windows war – als „führendes System“ den Arbeitsalltag formt. Viele Beschäftigte arbeiten weniger als die Hälfte ihrer Arbeitszeit außerhalb des DMS. Dabei spielten Fachverfahren keine Rolle (laut meiner mündlichen Nachfrage), aber Outlook, Arbeit im Filesystem usw. Die Zeit fehlte, dem näher nachzugehen. Das wäre aber eine wichtige Fragestellung für eine andere Gelegenheit.

Subjektiver Anwendernutzen

Die zweite Mentimeter-Abfrage, die ich den DMS-Anwender:innen präsentierte, stellte eine Behauptung dar: „Ich persönlich empfinde die Arbeit im DMS deutlich besser als die unter Windows“. Die Teilnehmer:innen sollten diese Behauptung mit einer Bewertungsziffer zwischen 0 („stimme gar nicht zu“) und 10 („stimme voll zu“) versehen.

Das Ergebnis zeigt Abbildung 2.

Ein Drittel der Befragten vergaben dabei vier Punkte oder weniger, das heißt sie empfanden das DMS als umständlicher als das Arbeiten unter Windows. Ein rundes Viertel sah keinen Unterschied (fünf Punkte). Und 43 Prozent sahen einen Fortschritt durch die Einführung des DMS.

Nur 43 Prozent? Oder immerhin 43 Prozent? Das mag jeder selbst bewerten. Auf jeden Fall untermauert diese kleine Befragung die Behauptung des Bundesverwaltungsamtes, dass DMS-Projekte, wenn sie scheitern, vor allem an der Nichtakzeptanz der Anwender:innen scheitern.

Die Statistik in Abbildung 2 kann auf keinen Fall den Anspruch erheben repräsentativ zu sein. Sie soll auch nicht dazu dienen, Antworten zu liefern. Sondern sie soll zum Weiterfragen anreizen. Ich bin sicher, dass eine solche Anwenderbefragung noch nie systematisch in einem DMS-Projekt durchgeführt wurde. Dabei wäre das doch entscheidend, wenn man den Nutzen der Einführung der E-Akte nicht einfach an der Anzahl der mit Lizenzen versehenen Arbeitsplätze messen will, sondern an den Verbesserungen an den Arbeitsmöglichkeiten der Beschäftigten.

Eine kleine Herausforderung

Wir vom FAV würden gerne mit einer Verwaltung, die die E-Akte weitgehend flächendeckend eingeführt hat, gemeinsam den erzielten Nutzen aus Anwendersicht evaluieren und dann hier publizieren. Der ersten Verwaltung, die sich dafür bei uns meldet, schenken wir zwei kostenlose Personentage zur Unterstützung.

Autor: Wolf Steinbrecher

Volkswirt und Informatiker. Zuerst als Anwendungsentwickler in Krankenhäusern und Systemhäusern tätig. Dann von 1995 bis 2008 Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling in einem baden-württembergischen Landkreis (1.050 MA). Seitdem Berater für Teamarbeit und Dokumentenmanagement. Teilhaber der Common Sense Team GmbH Karlsruhe, www.commonsenseteam.de. Blogger bei www.teamworkblog.de.

2 Kommentare zu „Einführung der E-Akte in Kommunen: ein Schlaglicht auf den Nutzen“

  1. Diese Umfrage zeigt doch den immer noch in vielen Teilen einer Verwaltung nicht vorhandene Veränderungsbereitschaft. Im Zeitalter der Digitalisierung kommt man um ein funktionierendes DMS-System nicht herum. Ordnerstrukturen in Windows sind ein „no go“ – jede Führungskraft ist hier gefordert, Einhalt zu gebieten.

    Liken

  2. Ich habe heute auf den Artikel in unserem Haus aufmerksam gemacht und bekam folgende Antwort darauf, die ich gerne anonymisiert hier einstellen möchte:

    Besonders interessant finde ich den Vergleich zur Windowsordnerstruktur. Ich predige seit Jahren die Systeme einfacher zu machen. Allerdings sind genau die Anwender und externen Berater diejenigen, die in hunderte Seiten langen Anforderungskatalogen ein Vereinfachung der Lösungen verhindern. Vereinfachung macht es für den Kunden leichter bedienbar. Die Akzeptanz würde erhöht werden. Erst recht bei Menschen mit einer geringeren technischen Affinität. Bestimmt werden die Funktionalitäten aber meist von den technisch Affinen.

    Natürlich tragen wir Hersteller dabei eine Mitschuld, nämlich immer die eine „coole“ Funktion mehr zu haben als andere.

    Zu der Durchdringung in den Verwaltungen: Auf der einen Seite ist dies abhängig von der Zeit der Hersteller, die beratungsintensive (aufgrund der hohen Komplexität) Arbeit durchzuführen. Auf der anderen Seite sind die Ressourcen in den Verwaltungen sehr begrenzt, die vielfältigen Projekte durchzuführen. Allerdings gibt es auch viele hervorragend aufgestellte Verwaltungen, die in den letzten Jahren sehr erfolgreich ein DMS eingeführt haben. Dies bedingt aber auch immer ein gewisses Maß an Personaleinsatz in der Verwaltung.

    Leider müssen noch immer ITler die DMS Einführung nebenbei mitmachen. Und die Projekte hören dadurch dann auf, wenn der größte Schmerz beseitigt ist. Also, die Fachbereiche ausgestattet sind, die am meisten Papier erzeugen.

    Sicherlich ein Thema über das man Tage diskutieren könnte.

    Liken

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