Der unnützen Arbeit auf der Spur – warum wir die Wirksamkeit in den Fokus stellen solltenth

Heute geht es um WOMBAT, oder besser gesagt, wie wir WOMBAT aufspüren und beheben können. Keine Angst, wir sind nicht auf der Jagd nach dem australischen Beutelteufel. Aber es gibt einen unglücklichen Namensvetter. Ein unangenehmes Wesen, das sich vor allem in großen Organisationen zu Hause fühlt und dort immer wieder für großen Ärger sorgt: Waste of money, brain and time. Kurz: WOMBAT.

„Waste is a crime against society more than a business loss.”

Taiichi Ohno, Erfinder des Toyota Production Systems

Die Idee: Wir konzentrieren uns auf die Angemessenheit (im Sinne von Wirksamkeit). Angemessenheit bedeutet, wie ein Handwerker der alten Schule zu denken. Wir konzentrieren uns darauf, die uns zur Verfügung stehenden Mittel so einzusetzen, dass wir möglichst viel „wertschöpfende“ Arbeit leisten (Arbeit, die zu einem qualitativ hochwertigen Ergebnis beiträgt) und alles weglassen, was nicht zu dem Ergebnis beiträgt. Den …

„Einfacheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell. (Agiles Manifest – Prinzip 10)

In diesem Sinne verbessern wir beständig unser Können und Wissen, den

Ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design fördert Agilität. (Agiles Manifest – Prinzip 9)

Den nur wenn wir unser Handwerkszeug sehr gut beherrschen und verstehen, können wir nicht nur Verbesserungen erkennen, sondern sie auch umsetzen, ohne das die Ergebnisqualität leidet.

Wir versuchen herauszufinden, was wirklich notwendig ist und was nicht, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen. Was ist notwendig und was brauchen wir wirklich, um als Verwaltung ein rechtssicheres Dokument auszustellen?

Nicht „wertschöpfende“ Arbeit finden und weglassen

Hier hilft uns vielleicht als „Hilfestellung“ ein Klassiker aus dem Lean Management weiter, den wir als Unterstützung für unsere agile Verwaltung nutzen können.

Im Toyota Production System spricht man von Muda. Dieser Begriff wird oft mit Verschwendung übersetzt. Eigentlich bedeutet es nicht wertschöpfend, unnötig, nicht zielführend. Muda wird also allgemein definiert als jede Aktivität, die Ressourcen verbraucht, ohne einen Wert für den Endkunden zu schaffen. Also alles, was wir tun, ohne wirklich zum Ergebnis beizutragen. Davon gibt es – nicht nur in der öffentlichen Verwaltung – jede Menge.

Kleiner Einschub an dieser Stelle: Es wird immer auch Dinge geben, die nicht zum Ergebnis beitragen, aber aus anderen Gründen gesetzt sind. Gerade in der Verwaltung, die wegen der Rechtssicherheit, aber auch der hohen Verpflichtung den Bürger:innnen und den demokratischen Institutionen gegenüber, besonders verpflichtet ist, gibt es deshalb auch Regeln und Bestimmungen, die zwar nicht auf das Ergebnis einzahlen, aber für den übergeordneten „Auftrag“ der Verwaltung von Bedeutung sind.

Die beiden Geschwister von Muda heißen:

• Muri = jede Bedingung, bei der die Anforderungen, die wir an unsere Prozesse stellen, die Fähigkeit der Prozesse übersteigen
• Mura = jeder Zustand, in dem es eine Mischung aus Muri und Muda gibt

Denn auch „Überforderung“ ist ungesund. Was passiert, wenn wir mehr Arbeit in das System „schütten“, als es verarbeiten kann? Es kommt zum Rückstau und am Ende zur Überlastung unserer gesamten Arbeitsprozesse. Alle sind unzufrieden. Die, die die Arbeit machen und nicht machen können und die, die mit dem Ergebnis weiterarbeiten. Auch hier sagt uns das Agile Manifest ganz klar:

Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer sollten ein gleichmäßiges Tempo auf unbegrenzte Zeit halten können. (Agiles Manifest – Prinzip 8)

Das hat einen einfachen Grund: Wir wollen als Verwaltung verlässlich und vertrauenswürdig sein. Wir haben den Anspruch, gute Arbeit zu leisten, die den Anforderungen einer modernen, rechtsstaatlichen Verwaltung entspricht.

Deshalb ist es wichtig, dass wir unsere Abläufe und Prozesse regelmäßig überprüfen und uns fragen, wo wir Dinge tun, die nicht wirklich zum Ergebnis beitragen und für die es vielleicht einmal eine Notwendigkeit gab, die es heute nicht mehr gibt. Diese Dinge können wir „weglassen“. Wir können uns auf Spurensuche begeben und herausfinden, wo unsere Prozesse überlastet sind, um dort in die Tiefe zu bohren und den Ursachen auf den Grund zu gehen.

Arten der nicht-wertschöpfenden Arbeit

Weitere Hinweise können uns die 8 Arten der Verschwendung (ich spreche lieber von nicht wertschöpfender Arbeit) geben, die auf den Kanban-Miterfinder und Vordenker Taiichi Ohno zurückgehen. Obwohl sie ursprünglich für Produktionsunternehmen entwickelt wurden, können sie auch für die Suche nach möglichen Verbesserungsideen im Kontext der öffentlichen Verwaltung verwendet werden. Sie können dabei helfen, in die Tiefe zu gehen.

Unterschieden wird zwischen:

1. Überproduktion z. B. unnötig große Mengen an Dokumenten die befüllt werden müssen; überbordende „Dokumentenarchive“, überdimensionierte Formulare
2. Bestände z. B. Überdimensionierte Vorratshaltung; Software und Werkzeuge, die niemand braucht und nutzt; Fahrzeuge und Geräte im Fuhrpark, die kaum verwendet werden
3. Fehler z. B. Irrtümer, Denkfehler, Nacharbeit u. ä.
4. Wartezeiten z. B. Warten auf Genehmigungsschleifen; Warten auf Zuarbeit; Warten auf Entscheidungen; Warten auf Informationen
5. (Unnötiger) Transport z. B. häufiges Wechseln zwischen Aufgaben, dauernde Unterbrechungen bei der Arbeit oder auch Abstimmungen über mehrere Ämter hinweg
6. (Unnötige) Bewegungen z. B. unnötige Besprechungen; schlecht organisierte Prozesse; zusätzliche Bemühungen, um Informationen zu finden z. B. durch eine schlechte Dokumentenablage
7. Überbearbeitung z. B. mehrere Genehmigungsschleifen für kleine Aufgaben
8. Nicht genutzte Kreativität der Mitarbeiter z. B. fehlende regelmäßige Teamreflexionen, fehlende Experimentierräume

Es geht nicht darum, „Kosten zu sparen“, sondern darum, zu erkennen, wo wir Dinge vereinfachen können. Was können wir weglassen, damit wir uns auf das konzentrieren können, was uns weiterbringt. Wie können wir uns das Leben leichter machen? Was ist notwendig, damit wir unsere Aufgaben erfüllen können. Die Effektivität steht im Mittelpunkt und je effektiver wir sind, desto effizienter werden wir. Das können wir auch erreichen, wenn wir uns immer wieder die Frage stellen, trägt das, was wir tun, zu besseren Ergebnissen bei und macht es die Dinge einfacher? Gerade im Hinblick auf Veränderungen und Verbesserungen ist dies ein guter Prüfstein.

Sätze wie „Durch die Umstrukturierung unserer Verwaltung ändert sich für den Bürger nichts“ sollten die Alarmglocken läuten lassen. Denn warum verändern wir etwas, wenn sich für uns als Verwaltung und für den Bürger nichts zum Besseren verändert? Ganz im Sinne der Kaizen-Philosophie ist dies keine echte Verbesserung. Wenn wir regelmäßig reflektieren, wo gibt es Dinge, Aufgaben, Schritte, die nicht zum Ergebnis beitragen, sollten dabei immer die Fragen im Fokus stehen, wie wir vereinfachen können und gleichzeitig die Ergebnisqualität zu verbessern.

Fazit

Mit dem Fokus auf die Effektivität lässt sich im Arbeitsalltag nicht nur in der öffentlichen Verwaltung viel an Verbesserungspotenzial entdecken. Eine agile Verwaltung tut gut daran, sich auch auf die Lean-Wurzeln der Agilität zu besinnen, die dabei gute Hilfestellung leisten kann. Es dabei nicht darum, blindwütig Kosten zu reduzieren, sondern sich auf die Dinge zu fokussieren, die uns helfen, zum gewünschten Ergebnis zu kommen oder gar die Qualität unserer Ergebnisse zu verbessern. Wenn wir uns darauf fokussieren, unnötige Arbeit zu vermeiden, gewinnen wir den Handlungsspielraum zurück, den wir als Verwaltung brauchen, um Antworten für die dringenden und wichtigen Herausforderungen zu suchen. Das setzt einen sorgsamen und bewussten Umgang mit Hilfsmitteln und Arbeitsabläufen voraus.