New Work und Agilität – verständlich erklärt – Glossar von A bis Z – Teil 2

Agiles Arbeiten – bedeutet das, die Arbeitszeiten flexibel einzurichten, oder was steckt dahinter? Das agile Mindset, das so oft gefordert wird, was ist damit genau gemeint? Wann ist ein Team ein agiles Team? Gibt es einen Unterschied zwischen agilen Methoden und Techniken? Was ist eigentlich unter New Work zu verstehen? In Teil 2 des agilen Glossars von A bis Z geht es um Begriffe, die häufig in der agilen Szene fallen. Mit den folgenden Erläuterungen kommt etwas Licht in den agilen Begriffs-Dschungel und du kannst dir eher etwas darunter vorstellen, wenn bei euch in der Behörde die Rede darauf kommt.

Bild von bere von awstburg auf Pixabay

Agiles Arbeiten bedeutet, Arbeitsprozesse und Projekte kreativ, iterativ und flexibel, eben nach dem agilen Manifest und den agilen Prinzipien zu gestalten. Dabei sind zufriedene Kundinnen und Kunden ein zentrales Ziel. Ihre Rückmeldung wird regelmäßig im Prozess der Leistungserstellung eingeholt. Die agilen Methoden und Techniken helfen dabei, agil zu arbeiten, denn sie realisieren die Werte und Prinzipien (siehe https://wordpress.com/post/agile-verwaltung.org/19826). Beispiele: ein Kanban-Board visualisiert den Aufgabenvorrat eines Teams und ermöglicht, situativ zu priorisieren und iterativ vorzugehen. Design Thinking besteht aus Phasen, in denen Ideen gesammelt, priorisiert und ausgearbeitet werden; später werden die Ideen mittels Vorläufern (Prototypen) umgesetzt und mit den potenziellen Kundinnen und Kunden reflektiert, anschließend entsprechend angepasst. Oder Retrospektiven können genutzt werden, um die Zusammenarbeit von Teams oder an Schnittstellen zu verbessern. Für agiles Arbeiten braucht es nicht unbedingt ein agiles, selbstorganisiertes Team, aber bestenfalls die Akzeptanz der Führung und des Umfelds. Agiles Arbeiten ist also auch in hierarchischen Strukturen und in der Verwaltung möglich, wie die obigen Beispiele bereits zeigen: Aufgaben können von einer Gruppe von Beschäftigten anders (agil) organisiert werden. Abläufe können mit Beteiligung der Nutzenden und Interessengruppen gestaltet werden, frei nach dem agilen Motto: scheitere früh, scheitere schnell. Oder Projekte können zum Beispiel hybrid aufgesetzt werden, das heißt mit einer Mischung von klassischem und agilem Projektmanagement.

Agile Denkweise, agiles Mindset – Menschen mit einer agilen Denkweise bzw. einem „agilen Mindset“ haben die agilen Werte und Prinzipien verinnerlicht und leben diese in der Praxis. Lösungen für Kundinnen und Kunden, Beteiligung, Kooperation und Zusammenarbeit über Bereichsgrenzen hinweg und flexible Reaktionen auf Veränderungen und in dynamischen Situationen stehen im Mittelpunkt ihrer Aktivitäten. Das gelingt am besten mit anderen Bereichen, Menschen, Beteiligten gemeinsam, auch in Behörden. Sie sorgen für Transparenz und sie pflegen eine offene, wertschätzende Kommunikation. Sie streben danach, Leistungen, Abläufe und die Zusammenarbeit stetig zu verbessern und anzupassen. Sie sind mutig, haben Vertrauen in die Beteiligten sowie in den iterativen Prozess, geben als Führungskraft Orientierung und lassen Freiräume beziehungsweise übernehmen in Teams Verantwortung für das eigene Handeln, Prioritäten und Ergebnisse. Mit dem Mindset und wie es sich entwickeln kann, habe ich mich in folgendem Beitrag auseinander gesetzt: https://agile-verwaltung.org/2020/01/09/agiles-mindset-erfahrungen-als-veraenderungsimpuls/.

Zum agilen Mindset sind auf unserer Seite reflektierende Beiträge unter anderem von Wolf Steinbrecher zu finden:

Agile Methoden und Techniken – Agile Methoden sind grundsätzliche Vorgehensweisen, die ursprünglich aus der Softwareentwicklung und dem Lean Management kommen. Sie ermöglichen, die Werte des agilen Manifests und die agilen Prinzipien in der Praxis zu leben und umzusetzen. Dazu zählt zum Beispiel das Framework von SCRUM oder das Vorgehen im Design Thinking. Bei der Anwendung von agilen Methoden werden agile Techniken eingesetzt. Sie sind quasi die Werkzeuge, um ganz konkret und operativ in Vorhaben, Projekten und Arbeitsalltag iterativ, kreativ und kundenorientiert Alltagsaufgaben, neue Lösungen oder Abläufe bearbeiten und entwickeln zu können. Beispiele für agile Techniken sind Kanban/Task Boards, tägliche oder wöchentliche Standup-Meetings (Dailies, Weeklies) oder Retrospektiven. Viele der Methoden und Techniken werden bereits in der Verwaltung in Projekten und in Organisationen als Einstieg genutzt – oder in der täglichen Arbeit.

Patricia hat zum Thema doing oder being agile einen interessanten Beitrag geschrieben: https://agile-verwaltung.org/2021/12/23/agile-methoden-ohne-agiles-mindset-wie-sinnvoll-ist-das/

Agile Teams arbeiten eigenverantwortlich an ihren Aufgaben, organisieren und steuern sich selbst, um zum Ziel zu kommen und visualisieren ihre Aufgaben, um sich gegenseitig schnell und effektiv auf den aktuellen Stand zu bringen. Sie kommunizieren häufig und intensiv mit einander, um sich abzustimmen und gute Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise im Rahmen eines SCRUM-Projektes werden selbstorganisierte, agile Teams tätig. Sie legen Rollen und Aufgaben eigenverantwortlich fest (und dokumentieren diese zu Beispiel auf einem Delegation Board). Sie setzen sich idealerweise aus sechs bis acht Personen zusammen. Hier spielen Hierarchie, Rang oder Positionen keine Rolle. In SCRUM-Projekten werden sie von agilen Coaches oder einem SCRUM Master unterstützt, um ihre Zusammenarbeit zu verbessern und die agilen Prinzipien umsetzen zu können. Im öffentlichen Sektor dürften echte agile Teams eher im Umfeld von Informationstechnologie-Anwendungen, Labs oder agil agierenden Bereichen tätig sein, weniger in der klassischen Hierarchie.

New Work wird als Überbegriff für die Veränderungen in der aktuellen Arbeitswelt verwendet, allerdings reichlich inflationär. Damit verbunden werden Aspekte wie mobiles und agiles Arbeiten, Desksharing, Workation, neuen Bürolandschaften und so weiter. Gleichzeitig lösen sich mit diesen Möglichkeiten die Grenzen von Arbeitszeit und Privatleben immer mehr auf. Ursprünglich stammt der Ansatz New Work nämlich aus den siebziger Jahren von Frithjof Bergmann. Er hatte die Vision, dass Arbeiten bedeutet, der eignen Berufung zu folgen und einer erstrebenswerten Tätigkeit nachzugehen, die den eigenen Neigungen und Wünschen entspricht. Die Folge davon ist, dass Arbeitszeit wertvolle Lebenszeit ist, wenn sie den Menschen erfüllt. Martin Bartonitz hat in seinem Beitrag beschrieben, was unter New Work wirklich zu verstehen ist: https://agile-verwaltung.org/2021/03/18/uber-frithjof-bergmanns-eigentliche-idee-des-new-work/. Frederic Laloux setzt in seinem Buch „Reinventing Organisations“ noch eins drauf. Er besuchte verschiedene Unternehmen und beschreibt die drei Faktoren Sinnstiftung, Eigenverantwortung und Ganzheitlichkeit als relevant für eine gute Kultur, persönliche Zufriedenheit und Arbeitsglück. Viele dieser Ideen halten Einzug in Behörden, wenn auch als Vision oder in Teilaspekten.

Teil 1 des Glossars findest Du hier:

Im nächsten Teil des Glossars greifen wir Begriffe rund um den Einsatz von agilen Techniken und agilem Projektmanagement.