Das Schneeflockenspiel: Iterative Arbeitsweise bei Unsicherheit erfahrbar machen.

(Dies ist die überarbeitete Fassung einer Spielanleitung von Jan Fischbach, Common Sense Team GmbH).

1. Ziel des Spiels

Unser Anliegen ist es, neuen Teams oder „digitalen Lotsen“, die digitale Dienstleistungen für Verwaltungskunden entwickeln sollen, neue agile Methoden dafür nahezubringen. Das können Methoden  wie z. B. Scrum oder Design Thinking sein. Viele Teammitglieder tun sich schwer, diese neuen Arbeitsweise anzunehmen. Das Problem ist nicht, dass sie sie nicht verstehen. Die Mitarbeiter haben ein Problem mit unklaren Anforderungen der künftigen Anwender. Sie sind mit den Auftragsbeschreibungen der Anwendervertreter unzufrieden. „Wir interviewen Bürger als Vertreter der künftigen Bediener unseres neuen Service-Portals, aber die wissen gar nicht, was sie genau wollen.“

Nun ist das aber in derartigen Projekten fast schon normal. Weder kann man die Anforderungen noch das Design oder Lösungskonzept vor Beginn des Projekts genau festlegen. In solchen Fällen bietet sich eine Arbeitsweise mit kurzen Feedback-Zyklen an, weil man so schneller erkennt, ob man auf dem falschen Weg ist.

Für diese Situation haben wir ein Spiel gesucht. Wir wollten den Spielern das Gefühl vermitteln, dass es manchmal besser ist, etwas auszuprobieren, als auf den perfekten Plan zu warten. /1/ Wir brauchten also eine Übung, bei der das Ziel nicht zu 100 Prozent eindeutig ist. Zudem musste das Spiel aus mehreren Runden bestehen, damit man die Verbesserungen auch merkt. Um Verbesserungen zu erkennen, braucht man irgendeinen Bewertungsmaßstab.

Eine gute Anlaufstation für Spiele im agilen Bereich ist die Webseite www.tastycupcakes.org. Dort haben wir das Spiel „Lean Startup Snowflakes“ gefunden, das André Dhondt im Mai 2012 dort veröffentlicht hat. /2/

2 Spielregeln

2.1 Teams und Material

Beim Schneeflockenspiel bilden die Spieler Entwicklungsteams, um Schneeflocken zu produzieren und zu verkaufen. Der Trainer spielt den „Anwendervertreter“. Er kauft den Teams schöne Schneeflocken ab. Für einfache Schneeflocken bezahlt er einen Euro, für sehr schöne bis zu fünf Euro.

Jedes Team bekommt:

  • eine Schere,
  • 5 Blatt Papier
  • ein Startguthaben von fünf Euro.

Wenn das Team neues Material braucht, muss es das von dem verdienten Geld kaufen.

2.2 Einrichtung der Flipcharts

Auf eine Flipchart wird die Preisliste geschrieben:
„2 Blatt Papier: 1 €“
„1 Schere 3 €“

Die Spieler haben in 4-5 Runden Zeit, Schneeflocken zu produzieren und zu verkaufen.

Eine Produktionsrunde dauert 3 Minuten. Die Teams produzieren Schneeflocken. Am Anfang sind die Anforderungen des „Anwendervertreters“ schwammig: „Produziert schöne Schneeflocken.“ Aber was  heißt „schön“?

Nach jeder Produktionsrunde kommt eine Verkaufsrunde. Die Teams bzw. ihre „Verkäufer“ (Rollenbeschreibung siehe unten) verhandeln mit dem Anwendervertreter, welche der Schneeflocken er zu welchem Preis kauft.

Die ersten Schneeflocken sind meist hässlich. Sie haben keine Schneeflockenform. Sie sind eckig und nicht rund. Sie sind nicht symmetrisch. Der Anwendervertreter zahlt nur 1 € oder wenig mehr pro Schneeflocke. Er kann auch Produkte ganz verwerfen.

Nach jeder Runde notiert der Anwendervertreter, wie viel Geld jedes Team hat. Dafür wird für Zählboard auf ein Flipchart gezeichnet, das bei zwei Teams so aussieht:

Ein Board für das Spiel bei zwei Spielmannschaften

Nach jeder Runde erhalten die Teams 2 Minuten Zeit, in denen sie Verbesserungen in der Form der Schneeflocken oder in den Produktionsmethoden („Prozessdesign“) diskutieren.

2.3 Strategie des Spielleiters

Die Schwierigkeit ist, herauszufinden, wie schöne Schneeflocken denn nun aussehen und wie man gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit wahrt (also nicht extrem viel Arbeitsaufwand in eine kleine Verbesserung investiert). Dazu gibt der Anwendervertreter zu jeder angebotenen Schneeflocke Feedback: „Gefällt mir nicht/gefällt mir. Ist nicht schön rund. Ist symmetrisch usw.“

Herausforderung für den Spielleiter: Er sollte sich vor Spielbeginn eine Basisdefinition von „schönen Schneeflocken“ zurechtlegen. Das ganz aus der Spielsituation heraus spontan zu entwickeln, ist für viele Spielleiter eine Herausforderung. Eine mögliche Definition wäre:

  1. Schöne Schneeflocken sind mindestens sechseckig.
  2. Sie sind im Inneren möglichst fein ausgeschnitten.
  3. Es gibt eine optimale Größe (1/4 DIN A 4), darunter und darüber gibt’s Abzüge.
  4. Super-Schneeflocken sind möglichst schön bunt.

Daneben sollte der Spielleiter aber offen sein für Vorschläge der Teams, so dass auch eine spontane Produktentwicklung eine Chance bekommt. Eine Vorstellung, was „Schönheit“ von Schneeflocken bedeutet, soll sich im Dialog von Kunden und Entwicklungsteams herausbilden. Dabei können sie sich weit vom Naturvorbild entfernen.

2.4 Entwicklung der Rollen im Spielverlauf

Auf der Seite der Spielleitung gibt es zwei Rollen:

  1. Anwendervertreter, der Schneeflocken ankauft und die Erlöse auf dem Zählboard vermerkt.
  2. Lieferant, der Scheren und Papier verkauft und die Kosten auf dem Zählboard vermerkt.

Diese Rollen ändern sich nicht während des gesamten Spiels. Wenn es nur einen Trainer gibt, muss er sowieso beide Rollen ausfüllen.

Auf Seiten der Entwicklungsteams wird ein „Verkäufer“ festgelegt, der mit dem Anwendervertreter in der Verkaufrunde die Verhandlungen über Verkaufspreise führt und immer genauer in Erfahrung bringen will, was eigentlich für den Anwender „schöne Schneeflocken“ bedeuten. Die restlichen Teilnehmer bilden des Entwicklerteam und hören nur zu. (Diese Festlegung soll einfach die Spieldauer überschaubar halten; wenn alle durcheinander reden, werden die Verkaufsverhandlungen extrem lang).

In der zweiten Runde wird ein Scrum-Master in jedem Team bestimmt. Der beobachtet die Arbeitsweisen des Teams und macht in den Verbesserungsdiskussionen Vorschläge.

Ab der vierten Runde geht der „Anwendervertreter“ herum und flüstert den Entwicklern Informationen ins Ohr: „Der ist aber nicht so fein ausgeschnitten!“ – „Wie wär’s mit ein wenig Farbe?“ – „Hier die Ecken müssen noch ab.“ – Zu testen ist, ob die Teammitglieder das an die anderen weitergeben.

2.5 Übliche Entwicklung der Produktstrategien

Nach der vierten Runde fangen die Produktdesigns an, sich zu konsolidieren. Die Spieler verstehen, worauf sie achten müssen, was den Anwendern wichtig ist. Sie priorisieren (testen nur noch 1-2 bestimmte Designs) und gehen dann in die Massenproduktion (fangen an, Prozesse zu definieren). Damit verdienen sie dann ihr Geld.

Um die Dynamik zu erhöhen, wird für alle sichtbar ein Timer angezeigt, der auf die verbleibende Zeit hinweist. Zudem wird kurz vor dem Ende Musik abgespielt.

3 Spielauswertung

In der Auswertung hält der Spielleiter dann eine Schneeflocke aus der ersten und eine aus der letzten Runde hoch und fragt die Spieler, welche Flocke sie schöner finden. Dann sieht er sich mit den Spielern zusammen die Geldbeträge in jeder Runde an. Meist spielen wir 5 Runden à 3 Minuten. Der Spielleiter fragt nun, wie viel Geld die Spieler verdient hätten, wenn sie statt 5 x 3 Minuten einmal 15 Minuten gespielt hätten.

Nun erkennen die Spieler, dass es in unklaren Situationen gut funktioniert, etwas auszuprobieren und sich Feedback zu holen.

Die Spieler bekommen aber auch ein Gefühl für Ko-Design, für die aktive Partizipation der Verwaltungskunden. Vor dem Spiel hatten sie den Eindruck, sie müssten „für“ die Bürger Dienstleistungen entwickeln. Jetzt haben sie die Erfahrung gemacht, dass es produktiver ist und gleichzeitig mehr Spaß macht, wenn man mit den künftigen Kunden zusammenarbeitet, statt nur „für“ sie.

Anmerkungen

/1/ Vgl. den Artikel zum Bürger-Chatbot in Heidenheim, https://agile-verwaltung.org/2019/01/03/buerger-chatbot-aus-heidenheim-an-der-brenz/

/2/ Abrufbar unter http://tastycupcakes.org/2012/05/lean-startup-snowflakes/

Autor: Wolf Steinbrecher

Volkswirt und Informatiker. Zuerst als Anwendungsentwickler in Krankenhäusern und Systemhäusern tätig. Dann von 1995 bis 2008 Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling in einem baden-württembergischen Landkreis (1.050 MA). Seitdem Berater für Teamarbeit und Dokumentenmanagement. Teilhaber der Common Sense Team GmbH Karlsruhe, www.commonsenseteam.de. Blogger bei www.teamworkblog.de.

Ein Gedanke zu „Das Schneeflockenspiel: Iterative Arbeitsweise bei Unsicherheit erfahrbar machen.“

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