Entscheidungshilfe KI-Einsatz: Das A3-Rahmenwerk

Wenn man der seit Monaten fast schon omnipräsenten Diskussion auf den üblichen Kanälen folgt, könnte man meinen, dass KI zur Wunderwaffe mutiert, die alles vereinfacht und sogar Personalengpässe löst. Manche meinen sogar, dass sie in absehbarer Zeit menschliche Arbeit überflüssig macht. Ich gehöre zur Fraktion der kritischen Geister und schaue eher stirnrunzelnd auf die Debatte und die damit verbundene Erwartungshaltung. Meiner Meinung nach werden die Erwartungen an die KI zu hoch geschraubt. Sie ist keine Wunderwaffe für alle Lebenslagen einer Organisation, für die sie gerne vermarktet wird, sondern ein Hilfsmittel, das bewusst und reflektiert in Teilbereichen einen Mehrwert schaffen kann – aber nicht zwangsläufig muss. Sie ist allerdings ein besonderes Werkzeug. Eines, wie wir es bisher nicht zur Verfügung hatten. Es ist in der Lage sich selbst zu verbessern. Und doch gilt, wie bei jedem Werkzeug auch, muss auch hier der Umgang erlernt werden. Und wie bei jedem Werkzeug sollte man sich seiner Stärken und Schwächen bewusst sein. Ebenso sollte man wissen, wann man es sinnvoll einsetzt und wann man es besser im Werkzeugkoffer lässt. Dafür habe ich vor einiger Zeit einen interessanten Ansatz von Stefan Wolpers kennengelernt (Quelle: https://www.scrum.org/resources/blog/a3-framework-assist-automate-avoid-decision-system-ai-delegation, abgerufen am 03.02.2026). Es ist eine Entscheidungshilfe, wann KI sinnvoll ist und wann nicht. Ein simples Rahmenwerk mit dem Namen A3. Damit ist der A3-Report aus dem Lean Management gemeint, der seinen Namen dem DIN-A3-Format verdankt. Ursprünglich musste er in dieses Format passen, um noch per Fax verschickt werden zu können.

Das A3-Rahmenwerk kurz erklärt

Im Fall des A3-Rahmenwerks stehen die drei A für die englischen Begriffe Assist, Automate und Avoid. Zu Deutsch bedeutet das: Unterstützen, Automatisieren und Vermeiden. Im Fokus stehen dabei einzelne Aufgaben, die bewältigt werden sollen.

Ausgangslage ist die Frage, ob ein falsches Arbeitsergebnis der KI soziale Beziehungen, Vertrauen usw. schädigen würde. Wird diese Frage bejaht, ist die Antwort klar und eindeutig: „Avoid”. Das heißt, den Einsatz von KI vermeiden und erst gar nicht in Betracht ziehen. Wenn wir die Ausgangsfrage mit „Ja” beantworten, dann stellt sich die Frage, ob für die gestellte Aufgabe klare Regeln und Prüfintervalle zur Verfügung stehen, die klare und eindeutige Ergebnisse erzeugen. Bejahen wir diese Frage, ist Automatisierung mithilfe der KI eine Option. Vereinen wir diese Fragen, kommt KI ausschließlich als unterstützendes Werkzeug, beispielsweise bei der Erstellung von Analysen und Entwürfen, in Frage.

Ich habe mich gefragt, ob das A3-Rahmenwerk geeignet ist, um eine erste Einordnung vorzunehmen und zu identifizieren, in welchen Aufgaben der öffentlichen Verwaltung KI tatsächlich hilfreich sein und entlasten kann bzw. in welchen Bereichen wir sie nicht einsetzen sollten. Sicherlich sind meine Gedanken hierzu nicht vollständig und werden vermutlich kurz nach der Veröffentlichung schon wieder überholt sein. Zumindest scheint die Entwicklung im Bereich der KI rasant voranzugehen. Ich behaupte jedoch, dass die Maschine nur so intelligent ist, wie die Menschen, die sie „füttern”, und dass sie stark von der Qualität der Daten abhängt, mit der sie trainiert wird.

Mit dem A3-Rahmenwerk auf die Verwaltung geschaut

Meiner persönlichen Meinung nach werden wir das große Potenzial im Bereich der Interaktion Bürger-Verwaltung nicht ausschöpfen können. Hier ist und bleibt der persönliche Kontakt nach wie vor wichtig und entscheidend. Jeder, der schon einmal versucht hat, Support zu erreichen, und an den mittlerweile üblichen Chatbots verzweifelt ist, die ausschließlich Standardanfragen und Textbausteine beherrschen, wird verstehen, was ich meine. Da sehr vieles, was wir in der Verwaltung tun, für Laien außerhalb der Verwaltung schwer nachvollziehbar ist, und die Kommunalverwaltung gut daran tut, das Ohr nah an der Bürgerschaft zu haben, sehe ich das Potenzial eher im Hintergrund und „verwaltungsintern“ als in der – vermeintlich öffentlichkeitswirksamen – Außenbeziehung.

Ein guter Einstieg, nicht nur beim Thema KI, ist für mich immer die Frage: Was wollen wir für wen mit welchem Ziel erreichen? Wenn ich den Einsatz von KI in Betracht ziehe, ist damit auch die Frage verbunden, für wen ich mit dem KI-Einsatz etwas erreichen will und welches Ziel ich dabei verfolge. Dabei stehen für mich zwei Zielgruppen im Zentrum. Einerseits die Mitarbeitenden, die wir von einfachen Routinearbeiten entlasten wollen, damit sie sich wieder mehr den Bürger:innen und ihren Anliegen zuwenden können, und andererseits die Bürger:innen, denen wir den Behördengang möglichst unkompliziert und niederschwellig erleichtern wollen. Das ist unser Kompass. Der Einsatz von KI macht nur dann wirklich Sinn, wenn er den Mitarbeitenden die Arbeit erleichtert und den Bürger:innen einen echten Mehrwert (z. B. Zeit und Aufwand sparen) bietet.

Die erste Frage, ob ein falscher Output das Vertrauen in die öffentliche Verwaltung schädigen könnte, legt nahe, dass in den meisten Bereichen der öffentlichen Verwaltung der Grundsatz der Vorsicht besonders gelten sollte. Beratungsintensive Verwaltungsleistungen mit KI? Diese Frage sollten wir eindeutig verneinen. Insbesondere, wenn wir auf die Mitwirkung der Betroffenen angewiesen sind. Diese kommen also nicht in Frage.

Dabei spielt für mich auch eine ganz zentrale Rolle, dass sich die Welt der Dinge – dazu zähle ich Prozesse und Automatisierung – in erster Linie nach den Bedürfnissen der Menschen ausrichtet und wir beim Einsatz von KI nicht aus den Augen verlieren, dass sich die Welt der Dinge nach der Welt der Menschen auszurichten hat. Nicht umgekehrt. Wenn der KI-Einsatz an den Bedürfnissen der Menschen vorbeigeht, dann sollten wir ihn auf jeden Fall bleiben lassen.

Es gibt jedoch einige Bereiche der öffentlichen Verwaltung, die mit klaren und eindeutigen Regeln durchaus automatisiert werden können. Dazu zählen beispielsweise die Neubeantragung eines Personalausweises oder die jährliche Erhebung der Grundsteuer. Beide Vorgänge folgen klaren und einfachen Prozessregeln und Normierungen. Dies ist also durchaus ein Bereich, in dem KI die Kolleg:innen im Einwohnermeldeamt oder Steueramt entlasten könnte, indem manuelle Arbeiten an sie delegiert werden. Einfache Dienstleistungen sind standardisierbar, insbesondere, wenn Bestandsdaten übernommen werden können und nur überprüft werden müssen. Ich bin nach wie vor der Meinung, dass KI nur eine Ergänzung sein kann. Auch und gerade, weil es immer Ausnahmen von der Regel gibt und nicht alle Menschen eine hohe digitale Affinität haben.

Anders sieht es bei komplexen Bauanträgen aus, bei denen beispielsweise der Denkmalschutz ins Spiel kommt. Hier ist teilweise schon einiges an Beratungsleistung vonseiten der Verwaltung nötig. Das heißt, die Automatisierung kommt hier allenfalls in Teilen infrage, nicht jedoch für den Gesamtbearbeitungsprozess.

Ein großer Anteil dürfte auf den Bereich der KI als Assistenzsystem entfallen. Ich denke dabei beispielsweise an einen Bauantrag im Bereich Denkmalschutz. Mithilfe einer KI-Unterstützung können wir eine Datenbank nutzen, um vergleichbare Bauanträge zu durchsuchen und Referenzbeispiele zu generieren. Aber auch hier muss ich sagen: Vorsicht vor zu viel Vertrauen in die Maschine! Gerade bei komplexen Datenanalysen ist der KI-Einsatz zwar eine gute Hilfestellung, die aber einiges an kritischer Reflexionsfähigkeit voraussetzt. Das unkritische und unreflektierte Übernehmen dessen, was die KI ausspuckt, kann schnell nach hinten losgehen. Belege hierfür gibt es bereits einige. Sie ist ein Assistenzsystem, das uns Hinweise liefert, Recherchen vereinfacht und Informationen zusammenträgt. Aber sie ist nicht frei von Fehlern. Und sie ist eben nur so gut wie die Daten, mit denen die KI trainiert wurde. Daher gilt: Niemals unreflektiert mit einem Werkzeug arbeiten, sondern immer die Qualität der Ergebnisse (und der verwendeten Quellen) prüfen. Die finale Entscheidung liegt am Ende bei uns Menschen, nicht bei der KI. Wir tragen die Verantwortung, wenn auch die Versuchung noch so groß sein mag.

Zusammenfassend

Zusammenfassend lässt sich sagen: KI ist keine Wunderwaffe. Sie ist ein vielseitiges Hilfsmittel und Werkzeug. In bestimmten Bereichen kann sie bei der Automatisierung hilfreich sein. Aber bitte mit Sinn und Verstand. Und ohne einzelne Gruppen auszuschließen, die weniger digitalaffin sind. KI kann als Assistenzsystem unterstützend wirken. Dies setzt jedoch nicht nur Wissen, sondern auch Können voraus, um die KI einerseits richtig zu nutzen und andererseits gründlich bewerten zu können, ob die Ergebnisse plausibel und schlüssig sind, bevor sie weiterverarbeitet werden. Insbesondere dort, wo Vertrauen und Zusammenarbeit eine große Rolle spielen oder es unmittelbar um Menschen geht, sollten wir uns gründlich überlegen, ob der Einsatz von KI sinnvoll ist, und ihn besonders kritisch reflektieren. Im Zweifelsfall gilt es, auf den Einsatz zu verzichten, denn Verwaltungshandeln hat stets auch Auswirkungen auf Menschen und ihr Leben. Ethische Grundsätze dürfen wir deshalb nicht vernachlässigen. Darin ist die KI aber nicht sonderlich gut. Zur initialen Einordnung kann das A3-Rahmenwerk von Stefan Wolpers hilfreich sein. Was das Rahmenwerk nicht leistet, sind Fragen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes bzw. die hierfür notwendige Kompetenz, die jeder haben sollte, der mit KI arbeitet. Der Umgang mit einem Werkzeug will gelernt sein. Denn jedes Werkzeug hat Stärken, aber auch Schwächen. Und es ist nur so gut wie derjenige, der es nutzt.

Eine Besonderheit ist, dass wir mit der KI ein Werkzeug haben, das sich ständig (auch selbst) weiterentwickelt. Das birgt Risiken, aber auch Chancen. Auch dessen sollten wir uns stets bewusst sein. Wer denkt, dass Thema erledigt sich von allein, wird enttäuscht sein. Die KI wird bleiben. Unser Umgang mit ihr ist der bestimmende Faktor. Wir dürfen nicht aus Bequemlichkeit auf die KI setzen und uns Entscheidungen von ihr abnehmen lassen. Die Verantwortung bleibt bei uns. Wir entscheiden und tragen die Verantwortung.