Warum eigentlich agil? – Laut nachgedacht entlang dreier Stich- und Schlagworte…

Warum interessieren sich Unternehmen und Verwaltungen so zunehmend für agile Arbeitsweisen?
Auf diese Frage, die wir bei verschiedenen Veranstaltungen, Workshops und auf unserer FAV-Konferenz immer wieder gestellt haben, kommen viele individuelle Antworten. Und viele ähnliche. Drei Begriffe, die eine wichtige Rolle zu spielen scheinen, will ich hier aufnehmen und überlegen, was es mit ihnen und Agilem auf sich haben könnte. Ich freue mich besonders über Kommentare zum gemeinsam weiterdenken…!

Komplexität – „unsere Anforderungen werden immer komplexer…“
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Story Mapping: Eine agile Methode, Prozesse zu beschreiben und zu steuern

Die Beschreibung von Prozessen wird im Zusammenhang mit der Einführung der E-Akte vermehrt auf die Verwaltungen zukommen. Aber diese Beschreibung ist nicht einfach. Haben Sie schon einmal an einem Workshop zur Prozessanalyse teilgenommen? In dem nach vier Stunden ermüdenden Aufmalens von Flussdiagrammen eine Teilnehmerin entnervt ausruft: „Aber das stimmt doch noch hinten und vorne nicht! Die Möglichkeit, dass auch der Vertreter des Vertreters abwesend ist und der Fall bis nach Fristende völlig unbearbeitet bleibt, haben wir bislang komplett übersehen!“

Der große Aufwand, den die übliche Prozessbeschreibung macht, ist die eine Seite der Medaille. Die andere ist die (deshalb) meist unterlassene kontinuierliche Pflege: Wenn sich am Prozess etwas ändert, wird die Beschreibung meist nicht nachgezogen. Warum? Weil niemand aktiv mit ihr arbeitet. – Aus diesen Gründen haben die Agilisten – bekannt arbeitsscheu, aber pfiffig – eine alternative Methode entwickelt: die Story Map.

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In eigener Sache: Wir fahren zum Tag der Offenen Tür nach Ängelholm

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Ängelholm am Öresund nennt sich die „erste agile Kommune Schwedens“. (Wir haben darüber berichtet https://agile-verwaltung.org/2016/02/25/aengelholm-die-erste-agile-kommune-schwedens/). Am Donnerstag, 27. April 2017, veranstaltet die Stadtverwaltung von Ängelholm einen Tag der offenen Tür und hat das Forum Agile Verwaltung zu einem Besuch eingeladen. Wir haben die Einladung gerne angenommen. Weiterlesen „In eigener Sache: Wir fahren zum Tag der Offenen Tür nach Ängelholm“

Wiki-unterstütztes Prozessmanagement von agilen Workflows an der Technischen Informationsbibliothek

Agile Methoden sind im Bereich der Softwareentwicklung in Agenturen und Industrie längst etabliert. Ganz anders sieht es im Bibliotheksbereich aus. Dort wird in vielen Fällen noch nach dem traditionellen Projektmanagement gearbeitet. Das heißt: Die Projektphasen Initiierung, Planung, Durchführung und Abschluss sind durch Meilensteine getrennt, und Abweichungen vom anfänglich erstellten Plan sollten minimal sein.

Im Kompetenzzentrum für nicht-textuelle Materialien (KNM) an der Technischen Informationsbibliothek (TIB) haben wir vor zwei Jahren begonnen, agile Methoden aus Scrum in unser Projektmanagement zu integrieren. Da Scrum nicht vollständig in unsere Arbeitsabläufe integriert werden konnte, haben wir uns lediglich einiger nützlicher Komponenten von Scrum bedient. Das betrifft v.a. die Sprints.

Wir haben einen eigenen, auf das KNM zugeschnittenen Sprint-Workflow entwickelt und diesen in unserem Unternehmenswiki (Confluence) abgebildet. Wikis werden in Bibliotheken und öffentlicher Verwaltung in vielen Bereichen eingesetzt. Meist werden sie allerdings nur zum kollektiven Weiterlesen „Wiki-unterstütztes Prozessmanagement von agilen Workflows an der Technischen Informationsbibliothek“

Gelungene (agile) Kommunikation mit LEGO® Serious Play®

Agiles Arbeiten lebt von gelungener Kommunikation: Sowohl innerhalb von (cross-funktionalen) Teams als auch mit den beteiligten Stakeholdern. Dabei sind die Entwicklung einer gemeinsamen Sprache und der Abbau von Silodenken durch das Schaffen von Transparenz zentrale Herausforderung im Kommunikationsprozess. Daneben stellt sich beim agilen Arbeiten oft die Frage, wie verschiedene Stakeholder gleichberechtigt in den Kommunikationsprozess einbezogen werden können. Eine Möglichkeit diesen verschiedenen Ansprüchen gerecht zu werden, ist der Einsatz der Methode LEGO® Serious Play® (LSP), die sich hervorragend als Kommunikationstool in agilen Prozessen eignet.

LSP wurden in den 1990er Jahren in Kooperation zwischen dem dänischen Spielzeughersteller LEGO® und dem Schweizer International Institute for Management Development Lausanne entwickelt und ist seit 2010 unter einer CC-Lizenz nutzbar. /1/ LSP verbindet aktuelle Erkenntnisse der Managementwissenschaften mit Theorien der Lern- und Entwicklungspsychologie.

Die Ziele von LSP

Mit dem Einsatz von LSP werden drei Ziele verfolgt: /2/ Weiterlesen „Gelungene (agile) Kommunikation mit LEGO® Serious Play®“

Nachlese zum Kongress „Agile Verwaltung 2017“

Die Initiatoren des Forums Agile Verwaltung möchten sich bei den 42 Teilnehmern und den Vortragenden unseres ersten Kongresses bedanken, denn ohne ihre aktive Beteiligung wäre das Alles Nichts gewesen. (Die Zahl 42 ist für das Team übrigens ein running gag gewesen: die Antwort auf Alles)

Während des Intros, die Initiaroren des Forums Agile Verwaltung - von link: Veronika Lévesque, Cornelia Vonhof, Wolf Steinbrecher, Martin Bartonitz und Thomas Michl
Während des Intros, die Initiaroren des Forums Agile Verwaltung – von links: Veronika Lévesque, Cornelia Vonhof, Wolf Steinbrecher, Martin Bartonitz und Thomas Michl

Wir würden gerne mit Ihnen / Euch, den Teilnehmern, eines der Rituale der agilen Methodik hier und jetzt nutzen und zum Mitmachen einladen:

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Einführung der E-Akte: Die Mitarbeiter einbeziehen mit „Remember the Future“

Aktuell stehen die Städte, Landkreise und Gemeinden vor einer großen Herausforderung: nämlich vor der Einführung der digitalen Akte, auch E-Akte genannt. Die meisten Verwaltungen betrachten das als ein Software-Beschaffungsprojekt und schieben es an die IT-Abteilung ab. Diese widmet oft viel Aufmerksamkeit technischen Fragen wie Signierung und Revisionssicherheit. Die tiefgreifende Änderung der Arbeitsabläufe, die mit der E-Akte einhergeht, wird unterschätzt. Damit wird das Risiko des Projektscheiterns erhöht. Denn ohne aktive Einbeziehung der Mitarbeiter sind die Erfolgsaussichten gering. Weiterlesen „Einführung der E-Akte: Die Mitarbeiter einbeziehen mit „Remember the Future““