Keine Agilität ohne Intuition

Bild: Dr. Andreas Zeuch

Dr. Andreas Zeuch hat 2010 das Buchs Feel it!: So viel Intuition verträgt Ihr Unternehmen herrausgebracht,  und das ist immer noch aktuell. Ich schrieb dazu diese Passage in einer Rezension:

agiles Geschäftsprozessmanagement über intuitive Improvisation …

… so habe ich schon einmal selbst gepostet, da ich den Bezug zum Geschäftsprozessmanagement, meinem Steckenpferd seit 1992, schon zur Hälfte des Buches erkannt hatte. Womit auch schon klar ist, an wen sich dieses Buch richtet: an Alle, die im Geschäftsleben zu lenken, zu entscheiden haben. Aber auch an alle, die merken, dass unsere Arbeitsphilosophie auf andere Füße gestellt werden muss, wollen wir raus aus dem Tal der lethargischen Mitarbeiterschaft und das Potential selbstlernender Organisation und innovativer Mitarbeiter heben. (Quelle)

Wenig später habe ich Andreas näher kennengelernt und mit ihm und Anderen den Blog „Initiative Wirtschaftsdemokratie“ initiiert. Seitdem hat mich das Thema Intuition nicht mehr losgelassen, und so folgte auch zügig einer weiterer Artikel: Wie trifft man gute Entscheidungen? Ratio versus Intuition … . In diesem Artikel ging ich auf einen hörenswerten Vortrag von Prof. Gigerenzer, dem Weiterlesen „Keine Agilität ohne Intuition“

In eigener Sache: Kostenabrechnung der Konferenz „Agile Verwaltung 2017“

Die Abrechnung der Konferenz „Agile Verwaltung 2017“ ist weitgehend fertig. Es ergab sich ein Überschuss von knapp 4.300 €. Diesen Überschuss wollen wir weitgehend an die Teilnehmer der Konferenz zurückgeben. Weiterlesen „In eigener Sache: Kostenabrechnung der Konferenz „Agile Verwaltung 2017““

Agiles Studieren

Studieren ist auch Lernen

Lernen ist ein komplexer Vorgang, der besonders von Rückmeldungen profitiert. Ohne Rückmeldung weiß ich nicht, ob ich etwas angemessen „richtig“ erlernt habe oder ob ich mich gerade in eine dem Lernziel unangemessene, „falsche“ Richtung bewege. Auch wenn Lernen etwas Individuelles ist, so profitiert man von der Gruppe, in der man sich befindet. Durch eine Gruppe erhalte ich Rückmeldungen und kann selbst Rückmeldungen geben, vertiefe also das Gelernte.

Eine Lerngruppe bietet nicht nur Vorteile. Das Lerntempo der Gruppenmitglieder kann sich unterscheiden. Eine Gruppenmeinung kann individuelle Meinungen unterdrücken. Gruppenarbeit kann zeitaufwändig sein. Trotzdem lernen wir meistens in unserer Gruppe, sei es in einer Familie, in einer Klasse oder in einem anderen organisatorischen Umfeld.

Das Lernen im Studium folgt diesem Muster weniger. In Vorlesungen wird, über einen Zeitraum von 3-4 Monaten verteilt, der Lernstoff dargeboten. Studierende versuchen dies aufzunehmen, aber erst nach Ende der Vorlesungszeit wird dies überprüft. Ein „fehlerhaftes“ Lernen wird also erst spät erkannt und kann ggf. nur langwierig korrigiert werden.

Ich als Professor kann ebenfalls erst zu spät erkennen, ob und in welchem Umfang meine Vorlesungen auf Resonanz stoßen. Eine Frage der Art „Haben Sie alles verstanden?“ reicht niemals aus. Auch ich entdecke erst bei den Prüfungen, was ich hätte detaillierter erklären sollen. Und man glaube nicht, dass die Studierenden in jedem Semester ähnliche Probleme beim Lernen hätten.

In einer Vorlesung bestimme ich mindestens zwei Aspekte des Lernens: ich definiere, was gelernt werden soll und ich gebe ein zeitliches Raster vor. Eine (klassische) Vorlesung mag auf den ersten Blick ökonomisch sein. Eine Person erzählt und die anderen hören zu, mehr oder minder. Dabei werden aber die wichtigsten Grundsätze des Lernens verletzt: kaum Rückmeldungen, fremdes Lerntempo, fremdbestimmte Lernreihenfolge, wenig Lernen in einer Gruppe.

Schon länger wird versucht, diese Defizite zu umgehen. Betreute Übungsgruppen bieten schnellere Rückmeldungen und das Lernen in der Gruppe. Der Verzicht von Massenvorlesungen erlaubt einen „seminaristischen“ Stil, bei dem in die Vorlesung Übungseinheiten integriert werden und Rückfragen der Studierenden möglich sind. Hier können Gruppen gebildet und Rückmeldungen gegeben werden, aber schüchterne Studierende kommen zu kurz. Inverted Classroom lässt Freiheiten beim Lerntempo und ermöglicht angemessene Rückmeldungen, gibt aber wenig Unterstützung fürs Gruppenlernen. Allen Versuchen ist gemein, dass die Lernreihenfolge vorgegeben ist.

Ziel des Studierens

Doch was soll ein Studium leisten? Unstrittig ist sicher die Fähigkeit zum selbständigen, kritischem Denken. Wie wäre es mit „Kompetenzen zur selbständigen Planung und Bearbeitung umfassender fachlicher Aufgabenstellungen in einem komplexen, spezialisierten, sich verändernden Lernbereich oder beruflichen Tätigkeitsfeld“? Werden Studierende durch eine Vorlesung hierzu befähigt? Ich habe meine Zweifel. Gut, es gibt auch noch Seminare oder (manchmal) Projektarbeiten. Reichen diese aus? Ohne fachliche Grundlagen können Seminare und Projektarbeiten etwas, nun ja, zäh werden.

Übrigens, der Satz mit den Kompetenzen ist nicht von mir. Er schreibt das Niveau 5 des Deutschen Qualifikationsrahmens, das unter dem eines Bachelorabschlusses liegt.

Wie wäre es, wenn Studieren wieder das werden würde, was das Wort „studere“ im Lateinischen ursprünglich bedeutet: sich (selbständig) um Erkenntnis bemühen. Wie wäre es, wenn das Studieren selbstbestimmt wäre, in einer Gruppe erfolgen könnte und man recht schnell Rückmeldungen über den Lernerfolg bekommt?

Der einfache Weg wäre, das Betreuungsverhältnis drastisch zu ändern. Zum Beispiel auf 1 (Professor) : 4 (Studierende). Das ist allerdings weder aktuell bezahlbar noch praktikabel.

Studieren, aber agil

Ein anderer Weg wäre die Einführung eines agilen Vorgehens. Aspekte wie Wachsamkeit, Änderungswille, Reaktionsvermögen und Optimierung, immer in Hinblick auf ein Ziel, sind sicher allgemein akzeptierte Komponenten eines solchen Vorgehens. Zeitnahe, ggf. individuelle Rückmeldungen sind die logische Folge des Zusammenspiels dieser Komponenten.

Wie kann eine agile Vorlesung aussehen?

Einige meiner Kollegen aus dem Studiengang Wirtschaftsinformatik der Hochschule Heilbronn und ich sind dieser Frage nachgegangen. Wir bieten für unsere Studierenden ein praxisnahes Studium an, bei dem theoretische Grundlagen nicht zu kurz kommen. Der praktische Teil besteht aus einem Praxissemester in einem Unternehmen, einigen Seminaren und, als Besonderheit, aus einer Vielzahl von Projektstudien. In diesen Projektstudien werden Probleme gemeinsam in Team bearbeitet, häufig in Kooperation mit Unternehmen. In den von mir veranstalteten Projektstudien kommt etwas ähnliches wie Scrum zum Einsatz.

Was liegt also näher, als Vorlesungen auf einer vergleichbaren Basis durchzuführen? Beispiele aus anderen Bereich gibt es genug, hier ausreichend beschrieben. eduScrum ist sicher ein Leuchtturmprojekt zum Lernen auf Basis von Scrum in Schulen.

Wir setzen Agiles Studieren aktuell in eher grundlagenorientierten Fächern ein, und zwar konkret im 2. und 3. Semester.

Analog zu Scrum setzen wir auf ein iterativ, inkrementelles Vorgehen mit einem festen Intervall. Die Länge eines Sprints, wir übersetzen diesen Begriff in unserem Kontext mit Lernphase, dauert 2 Wochen. Im Unterschied zu einem Softwareprojekt ist beim agilen Studieren der Product Backlog definiert. Er enthält eine Reihe von Lernthemen, die im Laufe des Semesters zu bearbeiten sind.

Zu Beginn einer Lernphase sollten sich die Gruppen überlegen, welche Themen sie auf welche Art und Weise bearbeiten sollen. Bei Scrum heißt das Sprint Planning. Bei den meisten Themen entscheidet die Gruppe, dass diese nur von einem Gruppenmitglied bearbeitet werden. Die Ergebnisse werden der Gruppe vorgestellt. Andere Themen können entsprechend nur von einigen, z.B. paarweise, bearbeitet werden, oder gar von allen Gruppenmitgliedern.

Beim Planen und späteren Bearbeiten werden die Gruppen durch die Professoren, ggf. auch durch Tutoren, aktiv betreut. Dabei werden Details zu den Themen gegeben oder auch Bearbeitungsideen / -ergebnisse diskutiert, ohne eine Lösung vorweg zu nehmen. Ein Thema gilt dann als bearbeitet, wenn eine Lösung dokumentiert wurde und eine genügend große Anzahl der Gruppenmitglieder dieser Lösung explizit zustimmt. In Scrum heißt dies Definition of Done.

Zum Ende einer Lernphase werden die Ergebnisse begutachtet, in Scrum Review genannt. Während ich als Professor während einer normalen Vorlesung die meiste Zeit in Präsenzterminen und ggf. in Sprechstunden verbringe, ist das Bewerten der Lösungen zeitlich gesehen der umfangreichste Teil der Veranstaltung. Im Unterschied zu einer Klausurbewertung vergebe ich nicht nur Punkte / Noten, sondern gebe bei weniger angemessenen Lösungen eine inhaltliche Rückmeldung.

Vor Beginn der nächsten Lernphase können die Studierenden meine Rückmeldungen lesen, ggf. nachfragen und sich überlegen, wie sie erfolgreicher werden können (Retrospektive). Dann beginnt der Zyklus von vorn. Pro Semester sind 7-8 Lernphasen möglich.

Insgesamt werden durch das agile Studieren die vier oben angesprochenen Defizite ausgeglichen. Die Studierenden erhalten spätestens nach zwei Wochen eine inhaltliche Rückmeldung. Die Studierenden bestimmen Lerntempo und -reihenfolge. Die Studierenden arbeiten in Gruppen und erhalten durch ihre Gruppenmitglieder zusätzliche Rückmeldungen.

Erkenntnisse

Auch beim agilen Studieren ist nicht alles Gold was glänzt. Zum Beispiel ist die Gruppeneinteilung essentiell für den Lernerfolg. Es gibt Gruppen, deren Mitglieder sich gegenseitig nach vorne pushen. Sobald aber eine Gruppe zu viele wenig motivierte Teilnehmer enthält, manchmal reichen ein oder zwei, dann kann die Gruppe in einen Teufelskreis geraten. Dieser Themenkomplex wird aktuell durch eine von mir betreute Abschlussarbeit bearbeitet.

Für manche Veranstaltungen scheint agiles Studieren nicht so gut geeignet zu sein. Im Fach Statistik hatten die Studierende erhebliche Schwierigkeiten mit diesem Vorgehen. Wir haben in Fächern zum Thema Projektmanagement oder betriebliche Informationssysteme dagegen gute Erfahrungen gemacht. Wir vermuten als möglichen Grund die relativ starke inhaltliche Abhängigkeit von Lernthemen im Fach Statistik. Eine gleichzeitige Bearbeitung von Themen durch mehrere Gruppenmitglieder ist dann kaum möglich. Hier besitzt ein Modell wie „Inverted Classroom“ vermutlich Vorteile. Nicht ohne Grund wird es häufig für mathematische Fächer eingesetzt.

Während extrovertierte Menschen eher in Vorlesungen Probleme haben, besitzen klassische Gruppenarbeiten für viele introvertierte Menschen Nachteile. Durch die Flexibilität bei der Gruppenarbeit (im Extremfall: jeder arbeitet alleine und stellt den anderen die Ergebnisse vor) bietet agiles Studieren beiden Typen Entfaltungsmöglichkeiten.

Damit die Ergebnisse einer Themenbearbeitung bewertet werden können, müssen diese nachvollziehbar dokumentiert werden. Das gilt auch für die Zustimmung der anderen Gruppenmitglieder. Im Studium gibt es eher selten Klassenverbände und feste Räumlichkeiten. Im Gegenteil, viele Studierende bearbeiten die Themen an ganz anderen Orten, z.B. zu Hause oder im Café. Daher ist eine ordentliche Dokumentation Pflicht. Wir erreichen dies durch die Verwendung einer Projektmanagementsoftware. Diese ist zwar nicht optimal geeignet, aber besser als eine Zettelwirtschaft. Aktuell befindet sich eine optimierte Software zur Unterstützung in Entwicklung.

Der Zwang zu einer eher schriftlichen Dokumentation der Ergebnisse bietet aber einen Vorteil, denn so müssen die Studierenden Kompetenzen entwickeln, um „komplexe Sachverhalte strukturiert, zielgerichtet und adressatenbezogen darstellen“ (wieder aus dem Deutschen Qualifikationsrahmen).

Eine weitere Erkenntnis ist eher grundlegender Natur. Wurde in den ersten Semestern tatsächlich an Scrum orientiert gearbeitet (wir setzen agiles Studieren seit 2014 ein), so ist in letzter Zeit ein Wechsel zu einem Kanban-orientiertem Vorgehen zu beobachten. Auch hier gibt es Aktivitäten, dieses Phänomen näher zu untersuchen, sogar gefördert durch die Studienkommission für Hochschuldidaktik an Hochschulenfür Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg.

Eine häufig gestellte Frage ist die nach den Klausurergebnissen. Sind die Noten besser geworden? Diese Frage lässt sich nicht beantworten. Von der Statistik her sind unsere Fallzahlen viel zu gering. Durch das agile Studieren erhalten die Studierenden frühzeitig Rückmeldung, das sie verwenden, um sich evtl. doch nicht zur Klausur anzumelden und ein Semester länger zu lernen. Es gibt eine Korrelation zwischen erfolgreich bearbeiteten Themen und Note in der Klausur, aber Korrelation bedeutet nicht Kausalität.

Die positiven Ergebnisse sind anderweitig sichtbar. Während die Fachkompetenz nicht gelitten hat, können wir eine Verbesserung der persönlichen Kompetenzen (Sozialkompetenz, Selbständigkeit) feststellen. Selbst- und Fremdbild weichen weniger voneinander ab, das Selbstvertrauen ist damit gestiegen, die Studierenden sind in der Lage, leistungsschwächere Kommilitonen anzuleiten.

Zukunft

Agiles Studieren ist ein Modell für das Studieren, dass manche Vorlesungen ablösen kann. Studierende kümmern sich selbständig um ihr Lernen, können Lerntempo- und reihenfolge selbst bestimmen, erhalten Rückmeldungen über den Lernerfolg und lernen in Gruppen zu arbeiten. Die so erworbenen Fähigkeiten sind Grundlage für einen Studienerfolg und reichen darüber hinaus.

Agiles Studieren kann aber auch als Ansatz zur beruflichen Fortbildung dienen. Warum müssen manche Fortbildungen im zeitlichen Blöcken konzentriert werden, manchmal mit Frontalunterricht? Ein agiles Lernen kann zeitlich entkoppelt werden, mit zügigen Rückmeldungen, abteilungs- oder gar unternehmensübergreifend. Das kann eher informell nach der Methode „Working Out Loud“ erfolgen oder auch analog zum agilen Studieren mit expliziten Lehrenden, einer Rollenverteilung nach agilem Vorbild und angemessener Unterstützung.

Details zum Agilen Studieren veröffentlichen wir unter http://agiles-studieren.de/.

In eigener Sache: Facebook-Gruppe für den kollegialen Austausch

Im Nachgang zu unserer ersten Konferenz am 10. Februar 2017 haben wir uns überlegt, wie wir den Austausch – auch über die Teilnehmer der Konferenz hinaus – erleichtern und vereinfachen können. Da wir die Hürden möglichst niedrig halten wollten, haben wir uns entschieden eine Facebook-Gruppe einzurichten.

Die Gruppe Forum Agile Verwaltung bietet die Möglichkeit, sich über Agilität in der öffentlichen Verwaltung und artverwandte Themen auszutauschen. Im Vordergrund steht der fachliche und persönliche Austauch der Gruppenmitglieder im Sinne einer kollegialen Beratung und eines Informationsaustauschs.

Jeder kann der Gruppe beitreten. Die Gruppe ist geschlossen. Nur Mitglieder können die Einträge in der Gruppe lesen. Innerhalb der Gruppe gilt die „Goldene Regel“ sowie die „Las Vegas Regel“. Wir verstehen die Gruppe als geschützten Raum, der einen offenen Austausch der Gruppenmitglieder ermöglichen soll.

Hier geht es zur Facebook-Gruppe: https://www.facebook.com/groups/255095214935786

Anregungen für die Projektarbeit in Bibliotheken

Was passiert, wenn man eine kleine Gruppe von Menschen jeweils mit einer gleich gefüllten Tüte Legosteine ausgestattet an einen Tisch setzt, und sie beauftragt, mit den Legosteinen darzustellen, was sie an „Verwaltung“ stört?

Spannende Skulpturen entstehen, eindrückliche Bilder. Da ist z.B. ein Basketballkorb, der verstopft ist. Davor eine Figur, den Blick auf den Korb gerichtet, im Rücken ein Fußballtor. Die zugehörige Erläuterung verdeutlicht die Darstellung weiter: man wirft immer wieder auf den Korb, auch wenn es offensichtlich nicht möglich ist, denn Ball ins Netz zu bringen. Es werden schlicht Vorschriften verfolgt anstatt nach anderen Wegen oder Lösungsmöglichkeiten zu schauen – würde sich die Figur bewegen, sie könnte das Fußballtor entdecken und sehen, das es einfachere Wege gibt, den Ball ins Netz zu bringen.
Agiles Arbeiten braucht Kommunikation. Vertiefter Austausch mit Stakeholdern mit LEGO Serious Play“ hieß der Workshop, der Rahmen der Konferenz Agile Verwaltung, die am 10.2. als erste Veranstaltung dieser Art vom Forum Agile Verwaltung in Stuttgart ausgerichtet wurde, stattfand.

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Aus der agilen Methodenkiste: Aufwand schätzen

Aufwandsschätzungen ist ein wichtiges Teilelement der (Projekt-)Planung. Das Problem bei Schätzungen jedoch ist, dass sie bestenfalls auf Erfahrungswerten der Vergangenheit basieren und damit mit einem hohen Unsicherheitsfaktor behaftet sind. Zu komplex sind die Einflussgrößen, um eine verlässliche Schätzung in abstrakten Zahlen liefern zu können. Daher werden Schätzungen – nach der agilen Lehre – ausdrücklich nicht als Verpflichtungen verstanden (im Gegensatz zum Sprintziel, das eine echte Verpflichtung darstellt).

Die Auswirkungen, wenn man Schätzungen als „Verpflichtung“ betrachten würde, wären fatal, wie die Praxis – auch außerhalb des agilen Umfeldes – immer wieder aufzeigt. Bewusst oder unbewusst werden zum Beispiel Qualitätskriterien unterlaufen, um im geschätzten Aufwandsrahmen zu bleiben u. ä., und letztendlich damit das Hauptziel gefährdet: die Kundenzufriedenheit.

Vergleichende Schätzung ist Trumpf

Ein wesentlicher Unterschied zwischen „klassischen“ und agilen Methoden bei der Schätzung ist auch, dass „agile“ Schätzungen in aller Regel keine abstrakten Schätzwerte zugrunde legen, sondern den jeweiligen Aufwand für eine Anforderung (User Story) untereinander in Beziehung setzen.

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Projekte zur Einführung der E-Akte richtig aufsetzen (Informationen und Seminarangebot)

Ab dem 1. Januar 2020 sind Bundesbehörden und Landesbehörden, die Aufgaben nach Bundesrecht ausführen, zur elektronischen Aktenführung verpflichtet. Natürlich werden dort viele Akten schon elektronisch geführt. Oft sind dies aber Einzel- oder Insellösungen und Art und Umfang der Pflege unterscheiden sich. Da wir wissen, dass Projekte zur Einführung organisationsweiter verpflichtender IT-Systeme 2 Jahre dauert, wäre jetzt ein guter Zeitpunkt, solche Projekte zu starten. Dazu bieten wir ein Seminar (s. u.) an.

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