Aus der agilen Methodenkiste | Blocker im Arbeitsfluss sichtbar machen

Was wir anstreben, ist ein kontinuierlicher Fluss der „Arbeitspakete“ durch unser Arbeitssystem. Damit dieser gewährleistet ist, bemühen wir uns als agiles Team möglichst alle Abhängigkeiten zu vermeiden. Das gelingt mal mehr und mal weniger.

Unser Ziel ist es, dass es möglichst keine Abhängigkeiten nach außen gibt. Da wir uns mit agilen Teams oft in einem komplexen Umfeld bewegen, wissen wir nicht immer zu Beginn, ob es Abhängigkeiten zu Dritten oder andere extern verursachten Blockaden gibt. Erst durch das erkundende Vorgehen erkennen wir, dass es Zuarbeit von dritter Seite benötigt oder Entscheidungen an anderer Stelle erforderlich sind, bevor wir weiterarbeiten können. In diesen Fällen wird der Arbeitsfluss blockiert. Um dies besser erkennen zu können, hilft die Visualisierung der Blockade auf dem Scrum- oder Kanbanboard weiter.

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Agilität und Verwaltung, neugierige Spielfreude und profunde Kompetenz – Vorsätze für 2023 !?!!

Hoppla, wo sind wir denn jetzt? Wer oder was versteckt sich hinter dieser Titelansage? Noch ein paar Hinweise nötig?
OK, hier:

  • Geburt 2016:                 klein, neugierig, am Ausprobieren
  • Kindergarten 2017:         erster sichtbarer Schritt in die Welt, viele Fragen…
  • Schuleintritt 2018:          nächste Etappe, auch schon mit Antworten
  • Schulabschluss 2019:    schon ziemlich erwachsen,  …

Ein paar haben es sofort erkannt (vermutlich die, die auf der Mitgliederversammlung – siehe unten – waren).
Die Rede ist vom Forum Agile Verwaltung selbst. Kurzes Biopic:

2016 – Netzwerk als Funke am Anfang:
«Ich möchte in meiner Verwaltung so viele Sachen machen,
aber ich bin hier mit neuen Ideen so allein,
wer ist auch allein?»

Auf einen Blogaufruf beim Common Sense Team hin hat sich im Februar 2016 eine kleine Gruppe von 7 Menschen, die sich nicht kannten, zusammengefunden. Sie hatten alle in oder mit Verwaltung zu tun. Mit dem Vorhaben, interessierte Praktikerinnen (Männer sind klaro immer mit gemeint) zu finden, die aktiv werkeln wollen. Da, wo es schwierig ist, nach bekanntem Verwaltungsvorgehen in veränderungsreichen Innovationszeiten professionelle Ergebnisse zu erzielen.

Ganz zentral dabei: erfahrungsbasiert sollte das sein. Nicht theoretische Abhandlungen, lange Vorstudien und Abwägungen. Relativ schnell ins Tun gehen. Das ist einfacher, wenn man ein Netzwerk hat. Wenn man Menschen hat, wo man schnell anrufen kann und sagen: «denk mal rasch mit mir, gib mal Feedback, hast du noch eine Idee mehr?». Das ist eine Kleinigkeit, die viel praktische Kraft hat und die eine Kultur legt, auf der das Forum seither fährt. Wir wollten gemeinsam austauschen, zusammen denken, Ideen und Methoden entwickeln, im Kontakt sein, nicht einsam sein mit unseren Anliegen. Netzwerk sein.

Zum Beispiel begannen wir Gedanken-Ping-Pong in Blogform. Damals waren es oft unfertige Denkschnipsel oder Fragen ohne Antworten, die im Blog publiziert wurden. Und immer freitags, als Erleichterungsseufzer am Ende der Woche, die Vkon, unsere Videokonferenz (jaaa, wir hatten das schon 2016!!!) zum gemeinsamen Spinnen und Plaudern. Zuerst 6, dann bald 10 oder mehr, die da zusammenkamen. Eine echte Energietankstelle am Ende der Arbeitswoche. Dann die verrückte Idee: Es geht uns so gut zusammen, gemeinsam denken hilft, erste Früchte unseres Tuns werden spürbar in unserer eigenen täglichen Arbeit – wir fragen mal den Rest der Verwaltung. Also wieder ein Blogaufruf: Wer aus der Verwaltung mag zur ersten Konferenz Agile Verwaltung kommen und erfahren, was wir tun…

2017 – die erste FAV-Konferenz: «Am Anfang muss man ein bisschen Rebell sein, um Grenzen weniger prägend zu machen»
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Anleitung für einen guten Start ins Neue Jahr

Die Weihnachtsfeiertage sind vorbei, Silvester steht vor der Tür. Viele mögen die Tage zwischen den Jahren besonders, um klar Schiff mit dem ablaufenden Jahr zu machen: mal durchschnaufen, ausmisten, aufräumen und erledigen, was liegen geblieben ist – egal ob zuhause oder im Büro. Das gibt das Gefühl, im kommenden Jahr mit frischer Energie loslegen, Neues beginnen und ohne Ballast starten zu können. Das lässt sich mit Dingen, Projekten und in Vereinen 😉 tun, aber auch mit Zielen, Gedanken und Gefühlen. Für sich selbst oder gemeinsam im Team. Man kann einfach loslegen und in einem ruhigen Moment das Leben vorüber ziehen lassen, oder einen Rückblick/Ausblick mit strukturierten Fragen machen. Falls Du dafür kurz vor Silvester noch einen kleinen Impuls haben möchtest – hier ist er…

Bild von NoName13 auf pixabay

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Ich bin ein Fan von Ritualen. Und besonders gerne schließe ich Sachen ab, um sie aus dem Rucksack der unerledigten Dinge zu bekommen. Im laufenden Jahr machen wir in meinem Arbeitsteam regelmäßig eine Retrospektive. Sie hilft uns, uns über Dinge auszutauschen, die – wie es in der Toffifee-Retro so schön heißt – an uns kleben geblieben sind und an denen es vielleicht noch zu knabbern gibt, aber auch Erlebnisse, über die wir uns gefreut haben, die uns gelungen sind. Das ist gut für unsere Zusammenarbeit, fürs gemeinsame Lernen und Entwickeln und für die Seele.

Zum Jahreswechsel bekommt ein Rückblick nochmal eine andere Bedeutung, gilt er doch dem ganzen, gelebten Jahr und nicht nur einer Projektsequenz, einer Woche oder einem Monat. Gelingt es mir nicht, mir zu Silvester die Zeit für einen Rückblick zu nehmen, dann fehlt mir tatsächlich etwas. Also lasse ich dieses besondere Jahr 2022 in diesen Tagen nochmals Revue passieren: was alles geschehen ist, wer mich begleitet hat, was meine Ernte war und was ich gelernt habe. Anschließend überlege ich mir, was mir im kommenden Jahr wichtig ist. Ich bestelle damit auch gleich das Feld fürs kommende Jahr. Der Blick geht also erst zurück, und dann nach vorne…

Hier sind Fragen, die Du bei Deiner Silvester-Retrospektive stellen könntest. Du kannst sie alleine, zu zweit, im Team oder in Deiner Familie machen.

Die Silvester-Retrospektive

  1. Wenn das ablaufende Jahr ein Buch wäre, welchen Titel hätte es?
  2. Was ist mir dieses Jahr gelungen? Auf was kann ich (mit wem?) anstoßen? Was war dieses Jahr der größte, prächtigste Kracher?
  3. Welche Rakete ist sang- und klanglos versunken? Was ist nicht gelungen? Woran bin ich gescheitert?
  4. Welche Vorsätze habe ich fürs kommende Jahr? Was nehme ich mir vor, welche Ziele habe ich?
  5. Was hilft mir dabei, die Vorsätze auch tatsächlich umzusetzen?
  6. Dem kommenden Jahr gebe ich folgendes Motto…

Bild von Simon auf pixabay

Wenn Du Deine Erkenntnisse aufschreibst und aufbewahrst, dann könntest Du am Ende des nächstes Jahres schauen, was aus Deinen Ideen und Vorhaben geworden ist. Ich persönlich finde rückblickend immer wieder spannend, was mich ein Jahr zuvor beschäftigt hat und wie sich die Dinge tatsächlich entwickelt haben.

Das war´s auch schon. Ich hoffe, Du hast Freude am Erinnern und so manches Aha-Erlebnis bei der Rückschau. Viel Glück und einen guten Start ins Jahr 2023 wünsche ich Dir jedenfalls.

Aus der agilen Methodenkiste: Psychologische Sicherheit als Fundament wirksamer Zusammenarbeit

Zusammen mit Karen Eilers und Holger Lotter

Mit „Psychologischer Sicherheit“ bezeichnet man ein Konzept guter Teams, das sich seit etwa 20 Jahren in Wirtschaft und Verwaltung verbreitet. Es ist empirisch begründet und beschreibt einen Zielzustand, bei dem die Teammitglieder sich wohlfühlen und produktive Ergebnisse erzielen.

  • Psychologische Sicherheit ist eine Atmosphäre in einem Team / Gruppe, in welcher zwischenmenschliche Risiken eingegangen werden können.
  • Psychologische Sicherheit manifestiert sich in: Verletzlichkeit, Verantwortung & Vertrauen
  • Indikatoren für eine geringe psychologische Sicherheit können z.B. sein:
    • der Status-quo wird nicht offen hinterfragt und eher abseits in kleinen Runden besprochen
    • Ideen oder Fehler werden nicht offen kommuniziert, aus Sorge vor negativen Konsequenzen
    • Teammitglieder verwenden mehr Energie darauf, „das Gesicht zu wahren“, um im internen Machtgerangel nicht unterzugehen
    • der Fokus auf das eigentliche Projektziel scheint in Teammeetings eine eher untergeordnete Rolle zu spielen.

Wir bieten dazu unseren Leser:innen eine kostenfreie, 1-stündige Online-Websession an.

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Ausbruch aus den Routinen – wie Bildungsverwaltung innovativ und handlungsfähig bleibt

Ein Gastbeitrag von Dr. Daniel März, Sabrina Dietrich, Ricarda Eberhardt und Anne Gebauer von der Transferagentur für Großstädte.

Gibt man ‚zukunftsfähige Verwaltung‘ in die Online-Suchleiste ein, erhält man ungefähr 1.420.000 Ergebnisse. Unzählige Veranstaltungen und Publikationen beschäftigen sich mit der Fragestellung, was Verwaltung braucht, um den neuen Herausforderungen und Ansprüchen gerecht werden zu können. Der Handlungsdruck ist klar zu erkennen.

Oft wird dies mit den vergangenen Jahren und den aktuellen Krisen in Zusammenhang gebracht. Digitalisierung, Klimakatastrophe, Fachkräftemangel, Zuwanderung und Flucht, Corona-Pandemie, steigende Armut und Segregationsprozesse, Raumnot, Schulbau und Ganztag, Wertewandel hin zu mehr Partizipation, Bürger:innennähe und Nutzendenfokus – schaut man auf das Portfolio der aktuellen Herausforderungen, zeigt sich deutlich: es gibt schon viel länger eine nicht mehr zu ignorierende Notwendigkeit zur Anpassung. Die kommunale Realität zeigt, dass Städte und Gemeinden mit immer mehr und in kürzeren Zeitabständen aufkommenden Ausnahmesituationen – Krisen – konfrontiert werden. Kurz gesagt: Unsere Welt wird komplexer und schneller, und Verwaltung tut sich zunehmend schwer, mit den traditionellen Linienstrukturen und Regelprozessen gezielt antworten zu können.

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Aus dem Tagebuch des Digitalisierungsbürokraten – OZG

03.11.2022

Mein Neffe kam am Sonntag zum Kaffee – der Student, hat einen funktionierenden Drucker gebraucht. Er hätte sich darauf gefreut BaföG digital erledigen zu können/Anmerkung [1]/, meinte er, als er sich darüber aufregte, dass er den Antrag unterschreiben musste. Er studiert und hat keinen Sinn für ordentliche Verwaltung: natürlich ist eine Unterschrift nötig, er will ja auch schließlich Geld bekommen.

Über dies sind wir zum Thema OZG gekommen. Er wusste gar nicht, was das ist. Dabei hatte er dem Onlinezugangsgesetz /Anmerkung [2]/ (wofür die Abkürzung OZG steht) zu verdanken, dass BaföG auf elektronischem Weg beantragt werden konnte. Während der Kaffee durchlief und der Drucker den Antrag ausdruckte, hatte er im Smartphone nachgesehen und war ganz verwundert: Das Gesetz sei verständlich, nicht so lang und das Ziel des Gesetzes sei klar. Sonst wären die Gesetze nicht so einleuchtend. BaföG-Antrag wäre danach völlig falsch umgesetzt worden.

„Was kann den falsch umgesetzt sein, wenn du es doch, gleich einscannst und hochlädst? Ist doch alles elektronisch“, erwiderte ich.

Es würden Formulare, die früher auf Papier gingen, jetzt als ‚Upload‘ im Amt eingehen. Elektrische Abbildung der Papiere für Vorgänge, die genauso weiterlaufen, mit dem Unterschied, dass die Eingaben nicht im Posteingangskorb sondern im elektrischen Eingangskorb landen, seien nicht wirklich elektronisch.

Er kannte das Agile nicht. Ich kannte es auch nicht als ich zum Digitalisierungsbeauftragten in unserer Behörde ernannt worden war. Weil ich mich so gut mit der Verwaltung auskenne, hieß es, man bräuchte jemanden, der einen guten Überblick hat. Ich wollte es eigentlich nicht machen, aber stimmt schon, bevor jemand auf Ideen kommt, die mit der Verwaltung ganz und gar unvereinbar sind, ist das Thema auf meinem Schreibtisch am besten aufgehoben.

Dann gab es Diskussionen über Diskussionen mit dem Kollegen Kramer: Agil müsse man sein, habe er gelesen. Das sei das Beste. Was denn agil heißen würde, hatte ich gefragt. „Dass man einen Schritt nach dem anderen plant und macht und nicht erst alles plant und dann alles macht.“ – hatte er mir erklärt. Wie kann man ungeplant einen Verwaltungsakt starten? Aber Kramer hatte sich bei der Chefin durchgesetzt. Am Ende hat es sich als eine gute Idee herausgestellt.

Wir haben das meist genutzte Formular als PDF abgebildet, sogar im PC kann man das ausfüllen und dann ausdrucken, unterschreiben und hochladen. Der agile Ansatz hatte wirklich super funktioniert. Als das PDF fertig war, konnte man es noch nicht hochladen, also hatten wir einen Briefkasten eingerichtet – „Für Onlineformulare“ – an der Stelle lachte mein Neffe wieder. Es ist nicht zum Lachen – Probleme einfach direkt lösen, das ist unser neues Motto. Da konnten die Bürger die ausgefüllten Formulare ausdrucken und unterschrieben bei uns einwerfen. Irgendwann war auch die IT so weit, dass die Formulare online eingereicht werden konnten, dann mussten die Bürger noch nicht mal zum Briefkasten. Sie konnten die Scans der unterschriebenen Formulare online einreichen.

Es sei nicht im Sinne des OZG, meinte eine Kollegin, als wir unsere Umsetzung präsentierten. Dabei steht im Gesetz ganz klar drin, „Verwaltungsleistungen elektronisch anbieten“.

Es sei Quatsch das so zu machen, man müsse gleich den ganzen Verwaltungsvorgang durchgehend elektronisch machen, argumentierte Kramer, der auf die Kollegin stand. Der Kramer, der erst auf „agil“ bestand, wollte jetzt auf einmal den ganzen Vorgang planen und erst dann umsetzen. Der weiß auch nicht was er will… Fast hätte meine Chefin wieder auf Kramer hören wollen, ich hatte zum Glück gerade den Artikel über den Preis für den Universalprozess /Anmerkung 3/ in „The Länd“ gelesen. Dann war klar: unser „agil“ war richtig und wir brauchten nur die Formulare elektronisch anzunehmen.

„Aber bringt es nicht mehr, wenn gleich der ganze Vorgang elektronisch durchläuft? Ich glaube das hatte der Gesetzgeber im Sinn“ – hakte mein Neffe nach meiner Erzählung ein.

„Wir erfüllen die Vorgabe des Gesetzgebers, der Bürger kann elektronisch alles einreichen und Bescheid kann auch per Mail kommen.“

„Schönes ‚elektronisch‘…dazu brauche ich einen Drucker und einen Scanner um das ‚elektronisch‘ zu machen“ – grummelte der Neffe.

Er schaute sich nochmal das OZG im Wortlaut nach, ums sich für die Diskussio zu rüsten – er diskutiert gern. Auf einmal lächelte er und las laut vor:

„§1 Absatz 1 Bund und Länder sind verpflichtet, bis spätestens zum Ablauf des fünften auf die Verkündung dieses Gesetzes folgenden Kalenderjahres ihre Verwaltungsleistungen … und so weiter – es ist ein Fünfjahresplan!“ Auf einmal konnte er sich vor Lachen nicht halten.

Als ich ihn fragte, wieso er lache. Erzählte er mir, in der Sofwjetunion hätte es Fünfjahrespläne gegeben mit ungenauen Vorgaben – eine Werk für Tischlampen hatte seinen Fünfjahresplan zum Beispiel in Tonnen des Produkts vorgegeben. Man hätte darauf das Gewicht der Lampen erhöht um nicht so schnell arbeiten zu müssen und trotzdem den Plan zu erfüllen. Was daran so lustig war und was es mit unserem Gespräch zu tun hatte, hatte er mir nicht erklärt. So ist es wenn einer Philosophie und Geschichte studiert… wäre er mein Sohn, hätte er was gescheites gelernt.

10.11.2022

Mein Neffe war wieder zum Kaffee da, meinte, er hätte sich das alles nochmal durch den Kopf gehen lassen. Es ergebe schon Sinn, Schritt für Schritt Abläufe zu ändern, wenn man sie bis zum Ende digitalisiere und nicht mittendrin stehen bleiben würde, weil man die formalen Anforderungen minimal erfülle. Das gehe gar nicht, wir haben überhaupt nicht die Zeit dafür, wollte ich ihm erkläeren, aber da kam meine Frau und hat unsere Diskussion unterbunden. Vielleicht reden wir ein anderes Mal darüber.

Anmerkungen

[1] https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/pressemitteilungen/de/2021/09/210921-BAfoeG-Digital.html

[2] https://www.onlinezugangsgesetz.de/Webs/OZG/DE/grundlagen/info-ozg/info-ozg-wortlaut/ozg-im-wortlaut-node.html

[3] https://www.baden-wuerttemberg.de/de/service/presse/pressemitteilung/pid/spitzenplatzierungen-fuer-baden-wuerttemberg-1/

E-Akte: Einladung zu einem Austausch über die DMS-Software enaio

Aus drei Projekten heraus ist das Interesse an einem Austausch über die Einführungsstrategien der E-Akte geäußert worden. Bei diesen Projekten wurde die Software „enaio“ beschafft und – offenbar ganz unterschiedlich – implementiert. Dabei sind eine ganze Reihe von Fragen zu Schnittstellen usw. aufgetaucht.
Wir vom FAV unterstützen dieses Anliegen gerne und geben es an unsere Leserschaft weiter. Im Folgenden findet ihr eine Liste der bisher aufgetauchten Fragen und ein Kontaktformular zur Anmeldung.

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«An einer Demokratie muss man arbeiten, denn sie ist kein Selbstläufer»

Quelle dieses Titels ist ein Artikel auf der Webseite des deutschsprachigen Schweizer Fernsehens SRF. /Anmerkung [1]/. Es lohnt sich sehr, ihn zu lesen. Es werden dort relevante Fragen gestellt. So wird dabei neben anderen Erkenntnissen auch deutlich, dass es sich nicht nur und hauptsächlich um geopolitische Fragen zum Thema handelt, sondern auch um systemimmanente vor der eigenen Haustür. Insbesondere in der Schweiz ist ja die Basisdemokratie und damit das das stetige Mitgestalten der eigenen Systemumgebung auch der Bürgerinnen und Bürger ein alltagspräsentes Thema.

«Studien haben gezeigt, dass die Demokratie in der Bevölkerung westlicher Länder nach wie vor beliebt ist. Die Unzufriedenheit nimmt aber zu. Denn die Art und Weise, wie gewisse Regierungen regieren, passt nicht allen.» /Anmerkung [2]/

Oder auch nicht regieren. Zu zahlreichen Themen wie Klimawandel, Digitalisierung, Globalisierung und andere. Staaten werden zu solchen Belangen zunehmend wahrgenommen als unfähig, die aktuellen und akuten Probleme zu lösen. Der Graben zwischen hergebrachtem, bewährtem Vorgehen einerseits und schneller Veränderung in Technik, Gesellschaft und Politik andererseits und die Suche einem aktuellen Umgang damit ist deutlich spürbar. Digitalisierung zum Beispiel wird also nicht nur als potenzielle Überwachungsmöglichkeit wahrgenommen, wie im wenig demokratischen China. Digitalisierung zeigt auch eine gewisse Hilflosigkeit der Staaten und ihrer Institutionen im Umgang mit Innovation und Moderne in westlichen Demokratien.

«Haben wir im Westen uns so sehr an Demokratie gewöhnt, dass wir vergessen haben, wie zerbrechlich sie ist?» /Anmerkung [3]/

Teilweise ja. Demokratie hat sowas hübsch Selbstverständliches, die meisten von uns kennen ja nichts anderes.
Und dann wieder auch nein – es gibt durchaus ein Bewusstsein dafür, dass wir unsere Demokratie nicht einfach verstauben lassen dürfen. Es gibt immer mehr Initiativen, Projekte und Labore, die sich damit auseinandersetzen, wie Demokratie gestärkt, modernisiert und weiterentwickelt werden könnte.

Das elsässische Kingersheim geht in Frankreich da selbstbewusst und erfolgreich Wege über lokale Partizipation in einem politisch ganz stark zentralistisch und von repräsentativen Berufspolitikern  geprägten Land.
Und es funktioniert.

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Was wird aus den Digitallotsen? Das Konzept eines „Digitalmanagers“

Mit Peter Bauer und Wolf Steinbrecher

Die Digitalisierung unserer Verwaltungen wird häufig noch innerhalb der Hierarchien geplant: Top-down, als Wasserfallprojekte. Parallel dazu wurden aber schon Konzepte angedacht, wie man dezentral – in den einzelnen Ämtern, Abteilungen und Sachgebieten – Energien für die Digitalisierung freisetzen könnte. Das wohl bekannteste dieser Konzepte ist der „Digitallotse“. Dafür wurden bundesweit Fortbildungen angeboten und auch gut angenommen. Viele Mitarbeiter:innen haben sich dabei engagiert.

Wir hören aus vielen Kommunalverwaltungen, dass das Ergebnis dürftig sei: Die Digitallots:innen seien da – aber sie kämen nicht ins doing. Es fehlt an Vielem: an einem klaren Auftrag; an einer Ausbildung, die nicht nur Gesetze umfasst, sondern Handlungsanleitungen, an praktischem Wissen und Methoden für den reellen Verwaltungsalltag usw.

Deshalb haben wir uns in einer Arbeitsgruppe Gedanken gemacht, wie man weiterkommen könnte. Und dabei haben wir ein erstes, grobes Konzept entwickelt und es „Digitalmanager“ genannt. Das stellen wir hier vor und laden zu drei kostenlosen Events ein, bei denen wir es mit euch weiter diskutieren wollen.

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