Auswahl einer DMS-Software: Die Spreu vom Weizen trennen

Die Meinung ist weit verbreitet, dass die gängigen DMS-Produkte auf dem Markt für Kommunalverwaltungen doch so alle ziemlich das Gleiche leisteten. Insbesondere größere Anbieter würden doch jetzt schon seit Jahrzehnten die Anforderungen kennen, die sich aus den Verwaltungsprozessen ableiten ließen, und da würde ja schon der Wettbewerb eine Tendenz zur Angleichung befeuern.

Ich habe in meinen Projekten, in denen ich Verwaltungen bei der DMS-Einführung begleitet habe, diese Erfahrung nicht gemacht. Im Gegenteil: es gibt einige wichtige Unterscheidungskriterien, etwa fünf an der Zahl. Eines davon will ich heute beleuchten: die Fähigkeit zur semantischen Suche. Weiterlesen „Auswahl einer DMS-Software: Die Spreu vom Weizen trennen“

OER, Hattie und agil lernen und lehren

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Das Schöne am agilen Arbeiten ist, dass man sich oftmals einfach in die richtige Richtung mit einem klaren Ziel treiben lassen kann, ohne die einzelnen Schritte vorher genau zu kennen. Das Ziel unseres Forums agil lernen und lehren  – einem Unterforum des FAV – ist es, agiles Denken, Handeln und agile Haltung unter die Menschen zu bringen, weil wir glauben, dass es den lehrenden Menschen und damit auch den lernenden Menschen sehr gut tut und nebenbei ein sehr effektiver Ansatz ist.

Und weil es natürlich uns selbst gut tut, sich über zeitgemäße Bildung auszutauschen. (Übrigens höchste Effektstärke bei Hattie – siehe Spitze der oberen Hattie-Rakete)

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Stressfreie Kommunikation im agilen Arbeitsumfeld

Kommunikation und agile Werte sind wichtige Bausteine für eine gelungene Transformation zu einem agil arbeitenden und wirkenden Arbeitsumfeld. Der Weg ist jedoch nicht immer leicht. Lassen wir an dieser Stelle eine Person berichten, die den Weg gegangen ist.,

Hallo, mein Name ist Jolanda, und ich bin seit vielen Jahren in einer Kommunalverwaltung unterwegs. Ich schaue auf meinen Kalender, es ist der 11. Januar 2021. Vor mir steht mein morgendlicher Bürokaffee, und ich lasse meine Gedanken schweifen. Wir arbeiten schon seit einigen Jahren agil und alles funktioniert, meine Kollegen und ich ziehen an einem Strang. Die Kommunikation ist wertschätzend, konstruktiv und fördernd. Um es kurzzufassen: „Es läuft.“ Doch wenn ich mich recht erinnere, war das nicht immer so. Besonders als wir begonnen haben, uns zu „transformieren“, war es alles andere als harmonisch. Jeder wollte irgendwie sein Ding durchbringen. In unserer Verwaltung waren früher die Hierarchien stark ausgeprägt und kulturell verankert. Da war es nicht leicht, die Augenhöhe herzustellen. Doch genau das war und ist ein wichtiger Baustein für eine erfolgreiche Transformation.

Wir haben im Sommer 2018 begonnen, uns den agilen Arbeitsweisen zu widmen. Im agilen Manifest steht: „Individuen und Interaktionen gehen vor Prozesse und Werkzeuge.“ Dies war für uns der Auftrag, dass wir uns mit uns selbst, unseren Interaktionen und insbesondere unserer Kommunikation auseinandersetzen wollen.

Wie kommen wir dazu, eine förderliche Kommunikation zu entwickeln?

Es wäre doch toll, stressfreier zu kommunizieren. Ein interessanter Gedanke. Weiterlesen „Stressfreie Kommunikation im agilen Arbeitsumfeld“

Das Schneeflockenspiel: Iterative Arbeitsweise bei Unsicherheit erfahrbar machen.

(Dies ist die überarbeitete Fassung einer Spielanleitung von Jan Fischbach, Common Sense Team GmbH).

1. Ziel des Spiels

Unser Anliegen ist es, neuen Teams oder „digitalen Lotsen“, die digitale Dienstleistungen für Verwaltungskunden entwickeln sollen, neue agile Methoden dafür nahezubringen. Das können Methoden  wie z. B. Scrum oder Design Thinking sein. Viele Teammitglieder tun sich schwer, diese neuen Arbeitsweise anzunehmen. Das Problem ist nicht, dass sie sie nicht verstehen. Die Mitarbeiter haben ein Problem mit unklaren Anforderungen der künftigen Anwender. Sie sind mit den Auftragsbeschreibungen der Anwendervertreter unzufrieden. „Wir interviewen Bürger als Vertreter der künftigen Bediener unseres neuen Service-Portals, aber die wissen gar nicht, was sie genau wollen.“

Nun ist das aber in derartigen Projekten fast schon normal. Weder kann man die Anforderungen noch das Design oder Lösungskonzept vor Beginn des Projekts genau festlegen. In solchen Fällen bietet sich eine Arbeitsweise mit kurzen Feedback-Zyklen an, weil man so schneller erkennt, ob man auf dem falschen Weg ist. Weiterlesen „Das Schneeflockenspiel: Iterative Arbeitsweise bei Unsicherheit erfahrbar machen.“

Bürger-Chatbot aus Heidenheim an der Brenz

Auf dem Austauschtag des E-Government Städtenetzwerks Baden-Württember, der am 10. Dezember 2018 in Karlsruhe stattfand, hat Manuel Schlegel von der Stadt Heidenheim einen Beitrag über den neuen Chatbot der Stadt Heidenheim berichtet. Der Bot soll die oft aufwendige Suche der Bürger nach Informationen auf der Homepage der Stadt erleichtern.

Die Stadt Heidenheim probiert mit ihrem Vorgehen bei der Erstellung des Bots in verschiedener Hinsicht Wege aus, die für Verwaltungen (und auch Privatunternehmen) neu und spannend sind:

Aus agiler Sicht ist bemerkenswert:

  • Der radikal nutzerfokussierte Ansatz. Die Stadt hat die verschiedenen Suchstrategien differenzierter Nutzergruppen untersucht (nach Altersgruppen usw.), bevor sie sich an eine Lösung gemacht hat.
  • Die kritische Auseinandersetzung auch mit aktuellen Modeströmungen. Statt der gängigen technisch fokussierten Herangehensweise („Wir programmieren jetzt erstmal eine App!“) hat Heidenheim das kritische Nachdenken vor das Handeln gesetzt, sich kritisch mit bestehenden Ansätzen beschäftigt und sich schließlich für eine ganz andere, nicht app-orientierte Lösung entschieden.
  •  Der Mut, auch „unfertige“ Lösungen dem Publikum zu präsentieren, um Feedback zu erhalten und besser zu werden. Jeder kann die Beta-Version in einer Testumgebung ausprobieren und der Stadt seine Erkenntnisse mitteilen.

Kora Screendesign, Teil 1

Es folgt der Text von Manuel Schlegel, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Stadt Heidenheim an der Brenz: Weiterlesen „Bürger-Chatbot aus Heidenheim an der Brenz“

Unsere Welt wird immer komplexer. Hilft als Strategie bald nur noch die Intuition des Teams?

Prof. Peter Kruse – leider viel zu früh gestorben – führt in dem folgenden Video aus, dass wir Menschen nicht in der Lage sind, komplexe Probleme wirklich zu verstehen. Entweder wir trivialisieren, z.B. wählen wir bei der Produktauswahl das Billigste, negieren es, oder wenden als beste Strategie unsere Intuition an. Wie entscheiden Sie z.B. ihren Autokauf. Anfangs werden Sie die vielen Parameter versuchen zusammenzutragen und zu vergleichen. Aber unser Gehirn kann maximal 8-12 Parameter beherrschen, danach sind wir überfordert. Also lassen wir unseren Bauch sprechen (der Fernsehautowerbespruch ist zwar schon was her …: “Brauchen Sie es denn?” “Nein, aber ich will es haben!”).

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Traditionelle Prozessoptimierung und agile Prozessoptimierung. Und die E-Akte. Und Weihnachten ist es auch.

Alle sind sich einig, dass die Einführung der E-Akte irgend etwas mit Prozessoptimierung zu tun haben sollte. „Wenn man einen schlechten Prozess digitalisiert, dann hat man einen schlechten digitalen Prozess“, lautet ein Standardspruch der Fachleute.

Was verstehen wir aber unter Prozessoptimierung? Das zu formulieren ist gar nicht einfach. Und bevor ich jetzt lange theoretische Ausführungen dazu mache, erzähle ich ein Beispiel aus der Praxis.

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