Das ist das Ende! Vom guten oder glanzlosen Beenden von Projekten, von Ziehwegen, Tourenabbrüchen und allem dazwischen. Teil 5

Woran merken wir, dass wir mit unserer Arbeit, mit einem Projekt stecken geblieben sind? Woran können wir feststellen, dass nur noch ein letzter Schlenker, ein Ziehweg, ein bisschen zusätzliche Mühe fehlt, um ins Ziel einzufahren? Oder umgekehrt, wann wir lieber ein glanzloses Ende einleiten sollten – und dabei vielleicht einiges aus der Konkursmasse retten, statt vergeblich auf das gute Ende, den sonnigen Erfolg zu hoffen? Was kann helfen, ein glanzloses Ende zu vermeiden und was ist, wenn wir merken, dass lange Geplantes noch gar nicht angefangen, der Beginn verschoben und verschoben wurde?

Im fünften Teil unserer Artikelserie geht es um einen Schlüssel für erfolgreiche Arbeit, nämlich sich zu fokussieren. Die Themen dieser Folge sind im Einzelnen:

  • Die 4 Disziplinen der Umsetzung (4DX)
  • Getting things done (GTD)
  • Fokusarbeit
  • Fühl‘ den Rhythmus
  • FedEx-Day(s)
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Wenn der Bierdeckel die Arbeit erleichtert…  

Von Essenz, Strategie und vom Fokushalten in der Praxis
Ein Beitrag von Veronika Levesque und Christine Gebler

Drei Menschen sitzen in der Gastwirtschaft am Stammtisch «Kein Bier vor Vier» und genießen den Feierabend. Abelia Abteilleit, die einen Bereich in einer Behörde leitet, Lennie Liest, interessierter Verwaltungsmensch und Blogleser des Forums Agile Verwaltung und Beate Berate, die Organisationsberaterin ist. Es herrscht hörbar gute Stimmung.

Abelia Abteilleit
Mensch Lennie, hör mal, ich muss dir was erzählen. Ich hab bei der Arbeit jetzt endlich auch einen Bierdeckel. Richtig toll. Einen selbst entwickelten!

Lennie Liest  
Ja, klar, wir sitzen hier in einer Kneipe!  

Abelia Abteilleit
Nein, so mein‘ ich das nicht – einen Bierdeckel mit unserer Vision und Ausrichtung für unsere Arbeit.  Ja, Du hast richtig gehört. Das Thema Bierdeckel hatten wir schon mal – erinnert ihr Euch?? Da wollte so´n Politiker die Steuererklärung total einfach machen; hat leider nicht geklappt. Aber wir haben´s geschafft. Wir haben eine strategische Ausrichtung entwickelt, die auf einen „Bierdeckel“ passt. 

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Cha-Cha-Cha-Change: Vom stetigen Wandel – als Projekt getarnt

Beginnen wir mit Phantasie: Stellen Sie sich vor, Sie sind eine kleine, unschuldige Maus, die in der Ecke eines großen Konferenzraumes hockt und neugierig die Stuhlreihen voller Menschen sowie die bunte Projektion auf der großen Wand am Kopfende des Raumes neben einem dynamisch gestikulierenden, wichtig aussehenden Redner beäugt. Sie haben zwar als Maus vermutlich keine Ahnung, was da verkündet wird, aber Sie huschen, weil Sie neugierig sind, durch die Stuhlreihen, unter den Füßen der Menschen hindurch, den herrlichen Geruch der Schnittchen im Näschen, die an der Seitenwand auf Tischen bereitstehen. Auf Ihrem Weg, den Sie routiniert unbemerkt zurücklegen, vernehmen Ihre sensiblen Öhrchen viel Getuschel: „Ständig wird hier was Neues angefangen, das macht alles Extraarbeit, aber es wird eh nichts umgesetzt…“, „Wenn die mich mal fragen würden, dann wüssten die, wie man es besser machen kann…“, „Das System muss sich grundsätzlich ändern! Die Politik ist gefordert! Da brauchen WIR doch nicht mit anzufangen, das nützt doch eh nichts!“, „Schon wieder alles umstrukturieren? Wir sind ja mit der letzten Reorganisation noch nicht mal fertig!“, „Ständig sind neue Gesetze, Standards und Anweisungen umzusetzen – man kommt gar nicht mehr hinterher!“. Und wie Sie da so huschen stellen Sie fest, weil Sie eine kluge kleine Maus sind (Neugier ist ja bekanntermaßen ein Zeichen für Intelligenz), dass Sie diese Sätze schon häufiger in diesem Konferenzsaal gehört haben. Sie können also beruhigt Richtung Schnittchen trappeln – für Sie ist die Auftaktveranstaltung zum neuen Change-Projekt keine Bedrohung, sondern eine günstige Gelegenheit, an Leckereien zu kommen.

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Prozesse müssen gesund sein, nicht schlank – aber wie kommen wir zu gesunden Prozessen?

Gute Prozesse sind nicht schlank (kostenoptimiert), sie sind gesund und vital. Das ist ein großer Unterschied. Was sind gesunde Prozesse? Ich persönlich finde die Unterscheidung auf Basis der zwei Dimensionen Flexibilität und Effektivität sehr spannend und zutreffend. Auf Basis dieser Differenzierung ist ein erster Gesundheitscheck möglich. Diesen Gesundheitscheck hatten wir bereits in einem Blogartikel im Oktober 2021 vorgestellt. Gesunde Prozesse sind effektiv und flexibel, nicht kosteneffizient und im kleinsten Detail durchnormiert. Sie helfen uns, das richtige, das gewünschte Ergebnis zu erzielen und bieten uns ausreichend Flexibilität, um ggf. auf Besonderheit reagieren zu können, ohne den Erfolg zu gefährden.

Dieser erste Gesundheitscheck hilft bei der Einordnung unserer Prozesse und Abläufe, hilft uns aber nicht bei der Analyse der Prozesse selbst weiter. Wir wissen zwar jetzt, welche Prozesse gesund und ungesund ist und können einschätzen, welche der Prozesse wir uns näher anschauen sollten, wissen aber noch nicht, wie wir einen ungesunden Prozess gesunden lassen können.

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Das ist das Ende! Vom guten oder glanzlosen Beenden von Projekten, von Ziehwegen, Tourenabbrüchen und allem dazwischen. Teil 4

Woran merken wir, dass wir mit unserer Arbeit, mit einem Projekt stecken geblieben sind? Woran können wir feststellen, dass nur noch ein letzter Schlenker, ein Ziehweg, ein bisschen zusätzliche Mühe fehlt, um ins Ziel einzufahren? Oder umgekehrt, wann wir lieber ein glanzloses Ende einleiten sollten – und dabei vielleicht einiges aus der Konkursmasse retten, statt vergeblich auf das gute Ende, den sonnigen Erfolg zu hoffen? Was kann helfen, ein glanzloses Ende zu vermeiden und was ist, wenn wir merken, dass lange Geplantes noch gar nicht angefangen, der Beginn verschoben und verschoben wurde?

Dieses Thema von unterschiedlichen Seiten zu beleuchten, ist das Anliegen unserer 8-teiligen Artikelserie. In dieser Folge wird es um folgende Themen gehen:

  • Am Anfang steht das Ziel
    • Das magische Dreieck
    • Ziele und Teilziele
    • Ziele prüfen
  • Minimum Viable Product (MVP)
  • Definition of Ready & Definition of Done oder wann ist fertig, fertig?
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Klimaschutz und Verwaltung

Im Moment ist es noch billiger, in Klimaschutz zu investieren als Geld für die Bekämpfung der Folgen des Klimawandels auszugeben. Der Verwaltung hat dabei zwei Rollen: zum einen hilft sie Unternehmen und anderen Akteuren, Klimaschutzziele zu erreichen, und zum anderen ist sie selbst für den Ausstoß von klimaschädlichen Gasen verantwortlich. Wir suchen Menschen aus Politik und Verwaltung, die am 28.-29.04.2022 an einem Open Space teilnehmen.

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Was ist Verwaltungskultur? Und: können wir sie beeinflussen?

Die Neugier des Menschen, „hinter die Fassade“ zu schauen, ist unermesslich. Hinter die Fassade von Dingen: Warum bewegen sich die Sterne am Nachthimmel? Hinter die Fassade anderer Menschen: Warum handelt sie so und nicht anders? Schließlich auch hinter die Fassade von jenen merkwürdigen „Dingen der Dritten Art“, wie Gotthard Günther sie nannte: Organisationen, Institutionen, verschiedenste Artefakte – eindeutig von Menschen geschaffen und trotzdem von Menschen nicht mehr einfach kontrollierbar und manipulierbar.
Können Organisationen überhaupt eine „Kultur“ haben? Wie könnte man sie fassen? Die Systemtheorie tut sich damit nicht leicht. /Anmerkung 1/ Aber es gibt neuere Antworten.

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Einführung der E-Akte an den Hochschulen NRW’s: Was muss zentral, was kann dezentral geregelt werden? – Ein Interview

Vorbemerkung: Das folgende Interview soll einen ersten Schritt darstellen zu einer Reflexion über das Efa-Prinzip („Einer für alle“), das auch in anderen Zusammenhängen (z.B. OZG) eine Rolle spielt. An dieser Stelle möchten wir eine empirische Bestandsaufnahme vornehmen über das praktische Vorgehen. In nächster Zukunft möchten wir in den Überlegungen weiter gehen: Wie gut funktioniert das Prinzip des „Prozessmusters“, das in einer Hochschule entwickelt wird und das die anderen Hochschulen übernehmen sollen/können/dürfen? Denn zumindest beim OZG scheint das Efa-Prinzip ja nicht so gut zu funktionieren. Anlass genug, darüber einmal unter agilen Gesichtspunkten nachtzudenken.

Das zu vertiefen, ist auch Thema auf der Frühjahrskonferenz des FAV am 15. Juni, auf der Doreen Schwarz zusammen mit Frank Klapper eine Keynote hält und eine Session moderiert.

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Das ist das Ende! Vom guten oder glanzlosen Beenden von Projekten, von Ziehwegen, Tourenabbrüchen und allem dazwischen. Teil 3

Woran merken wir, dass wir mit unserer Arbeit, mit einem Projekt stecken geblieben sind? Woran können wir feststellen, dass nur noch ein letzter Schlenker, ein Ziehweg, ein bisschen zusätzliche Mühe fehlt, um ins Ziel einzufahren? Oder umgekehrt, wann wir lieber ein glanzloses Ende einleiten sollten – und dabei vielleicht einiges aus der Konkursmasse retten, statt vergeblich auf das gute Ende, den sonnigen Erfolg zu hoffen? Was kann helfen, ein glanzloses Ende zu vermeiden und was ist, wenn wir merken, dass lange Geplantes noch gar nicht angefangen, der Beginn verschoben und verschoben wurde?

Dieses Thema von unterschiedlichen Seiten zu beleuchten, ist das Anliegen unserer 8-teiligen Artikelserie. Im dritten Teil unserer Artikelserie machen wir eine kleinen Ausflug in den Zeitgeist. Es geht um

  • Prokrastination versus …
  • … Selbstoptimierung und Genügsamkeit und
  • was das mit Verwaltungen zu tun hat.
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Systemisches Konsensieren

Ich bin mir nicht sicher, ob eine Welt ohne verschiedene Meinungen oder Weltsichten lebenswerter wäre als die Welt, in der wir leben. Und das ist eine Welt, in der Interessengegensätze oder gar Konflikte alltäglich sind, im Kleinen, wie im Großen. Eine Welt, in der wir fortwährend entscheiden müssen, welche Vorschläge, welche Interessen sich durchsetzen, welche Meinungen die Oberhand gewinnen. Und entscheiden müssen wir, sonst gibt es kein Handeln.

Es gibt viele Methoden, Interessengegensätze aufzulösen. Faustrecht, das Recht des Stärkeren, in letzter Konsequenz Krieg fallen spontan ein. Diese lasse ich beiseite. Hier soll es um zivilisierte Entscheidungssysteme gehen. Genauer um eines davon, welches meiner Meinung nach zu wenig Beachtung findet: das „Systemische Konsensieren“.

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