30 Berichte „Welche Erfahrungen machen wir gerade?“ – Helix 3, die Osterausgabe, ist erschienen

„Stellt euch sowas vor“, schrieb Heinz Bayer Anfang April an die Mitglieder von FAV (Forum Agile Verwaltung) und FALL (Forum Agiles Lernen und Lehren), „100 kleine persönliche Corona-Geschichten und Einschätzungen der aktuellen digitalen Transformation in Sachen praktisch erprobter Plattformen und Tools … Das würde vielen was bringen.“

Es wurden nicht 100 Geschichten, sondern 30. Sie lesen sich aber wie 1001 Erzählungen: persönlich, oft packend, aber auch reflektierend. Vor allem sind sie im Jetzt geschrieben, aber als Spiegel. So bewahren sie Erfahrungen, die später – im Rückblick – vielleicht verschüttet wären, die uns aber in Zukunft helfen können. Weiterlesen „30 Berichte „Welche Erfahrungen machen wir gerade?“ – Helix 3, die Osterausgabe, ist erschienen“

4 Thesen zur agilen Verwaltung

Im Februar 2001 trafen sich 17 Softwareentwickler in einer verschneiten Lodge in den Wasatch Mountains im US-Bundesstaat Utah. Sie wollten sich entspannen und Ski fahren,  aber auch über ein anderes, besseres Arbeiten diskutieren, da sie mit den üblichen Projektmanagement-Methoden nicht zufrieden waren. Bei diesen war nicht vorgesehen, dass sich zwischen dem ursprünglichen Auftrag und der finalen Lieferung substanzielle Dinge veränderten. Im Arbeitsalltag der IT-Entwickler aber war es Normalität, dass während der Programmierung plötzlich neue Anforderungen an eine Software auftauchten. Deshalb suchten sie nach Ansätzen, die es ihnen ermöglichten, schnell auf neue Anforderungen zu reagieren.

Das agile Manifest 

Was an einem bierseligen Abend entstanden ist, ist das „Manifest für agile Software-Entwicklung“, das inzwischen weit über den IT-Bereich hinaus Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse in modernen Unternehmen hat. Der Grundgedanke lässt sich in einem Satz zusammenfassen: „Je mehr du nach Plan arbeitest, desto mehr bekommst du das, was du geplant hast, aber nicht unbedingt das, was du wirklich brauchst.“ 

Vor dieser Situation steht auch die öffentliche Verwaltung. Immer mehr Projekte haben eine Komplexität und Dynamik, bei denen die bisherigen Strukturen und Arbeitsweisen an ihre Grenzen kommen. Aber es gibt auch genügend Unterschiede zwischen Softwareentwicklung und öffentlicher Verwaltung. Daher habe ich die Ansätze aus dem agilen Manifest für die öffentliche Verwaltung übersetzt. Herausgekommen sind vier Thesen zur agilen Verwaltung.

Starke Resonanz in der Akademie Mont-Cenis

Erstmals vorgestellt habe ich die vier Thesen zur agilen Verwaltung auf dem New Work Day der Akademie Mont-Cenis (Fortbildungsakademie des Ministeriums für Inneres und Kommunales des Landes Nordrhein-Westfalen). Die Initiatorin der Veranstaltung, Frau Kaul (Fachbereichsleiterin Digitalisierung in der Landesverwaltung) hatte die Thesen zusammen mit den Original-Formulierungen aus dem agilen Manifest auf Plakate gedruckt und im Raum aufgehängt. Ursprünglich war meine Idee, damit eher provokante Thesen zu formulieren, um die Diskussion in Gang zu bringen. Um so erstaunter war ich über die Reaktionen: Zum Veranstaltungsende war fast kein Plakat mehr übrig, weil wir so viele Anfragen von den ca. 120 Teilnehmern bekommen haben, ob sie ein Plakat mitnehmen dürften, um es in ihrer Verwaltungseinheit aufzuhängen. Offensichtlich entsprachen diese Thesen genau dem, was sie sich vorstellten und wünschten. 

Für jede These gilt, dass immer beide Teile, der rechte und der linke, wichtig sind, aber die einleitenden Werte sind die wichtigeren und sollen handlungsleitend sein. 

Das alltägliche Handeln schrittweise verändern

Ich habe diese Thesen mit den unterschiedlichsten Menschen aus der öffentlichen Verwaltung, vor allem aus NRW, diskutiert und bei Ableitungsleitern aus Ministerien, Bereichsleitern und Führungskräften aus den Bezirksregierungen sowie Mitarbeitern aus der Kommunalverwaltung die gleiche Reaktion erlebt: Viele sind sich darin einig, dass diese Thesen wie Wegweiser für wünschenswerte Veränderungen sind. 

Sicherlich ist es nicht möglich, diese Thesen von heute auf morgen umzusetzen, aber der Weg ist lohnenswert. Davon bin ich überzeugt: Wenn wir anfangen, unser alltägliches Handeln schrittweise an diesen Thesen auszurichten, dann wird sich die öffentliche Verwaltung und die Arbeitswelt der Menschen nachhaltig und positiv verändern. 

Wir bauen unsere digitalen Angebote weiter aus …

Virtuelles Lean Coffee

Der kollegiale Erfahrungsaustausch ist uns im Forum Agile Verwaltung ein wichtiges Anliegen. Am 30. März 2020 haben wir einen ersten Probelauf für ein virtuelles Lean Coffee erfolgreich durchgeführt. Rund 17 Teilnehmer waren mit dabei, haben ihre Themen eingebracht und so einen bunten Austausch über unterschiedlichste Themen und Fragen ermöglicht. Das hat uns so gut gefallen, dass wir uns entschieden haben das künftig an jedem letzten Montag im Monat ein virtuelles Lean Coffee anzubieten.

Weitere Infos zum virtuellen Lean Coffee findet Ihr hier: https://agile-verwaltung.org/virtuelles-lean-coffee/

Online-Fachkonferenzen im Kurzformat

Das große Interesse an unsere Online-Konferenzen zur digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit hat uns enorm gefreut und uns auf Ideen gebracht. Wir haben in unserem Verein viele Fachleute mit spannender Expertise. Warum sollten wir die Möglichkeiten nicht auch dafür nutzen, dieses Wissen zu teilen und gemeinsam zu vertiefen? So ist die Idee entstanden einstündige Minikonferenzen zu bestimmten Themen anzubieten. Eröffnung mit einem Impulsvortrag mit 20 Minuten, danach Diskussion und Vertiefung.

Für den ersten Testlauf hat sich Thomas Michl bereit erklärt, einen Impulsvortrag zum Thema „Agile Verwaltung und (Kommunal-)Politik“ beizusteuern. Worum geht es im Impulsvortrag: „Die Agilität in der öffentlichen Verwaltung nimmt Fahrt auf. Wenig beachtet wurde bisher das Verhältnis zwischen agiler Verwaltung und Politik. Dabei spielt die Politik eine zentrale Rolle für das Gelingen einer agilen Verwaltung. Der Vortrag gibt Impulse, wie das Verhältnis zwischen Politik und agiler Verwaltung gestaltet werden kann.“

Die virtuelle Kurzkonferenz zum Thema Agile Verwaltung und Kommunalpolitik findet am

Mittwoch, 29.04.2020 um 16 Uhr

auf unserer Webplattform statt. Die Anmeldedaten schicken wir nach der Anmeldung zu.

Weiter Kurzkonferenzen sind in Planung und werden von uns in Kürze angekündigt.

Webkonferenzen und Webinare zu digitaler Zusammenarbeit: erste Ergebnisse, nächste Termine

Seit dem 25. März haben wir drei kostenlose Online-Konferenzen zu aktuellen Themen, die uns aus Corona-Gründen bewegen, durchgeführt. Vier weitere sind terminiert. Wer sich für die bisherigen Ergebnisse interessiert oder sich überlegt, an einem der nächsten Termine teilzunehmen, kann hier Weiterlesen „Webkonferenzen und Webinare zu digitaler Zusammenarbeit: erste Ergebnisse, nächste Termine“

Die öffentliche Verwaltung nach Corona

Ein gedanklicher Spaziergang zur besonderen Situation der Verwaltung in Corona und nach Corona. Wissen hat da niemand. Antworten schon gar nicht. Aber wir nehmen gern alle Interessierten und Zugewandten mit auf eine Gedankenwanderung.

Wir befinden uns im virtuellen Kaffeeraum des Forum Agile Verwaltung. Drei Menschen pusten den Dampf von ihren Tassen und philosophieren dabei über einen Brückenschlag zwischen Vorher, Jetzt und Später. Da sind Wolf in Karlsruhe im sehr ruhigen eigenen Büro, Vero im nicht ganz freiwilligen HomeOffice in Basel und Otto in Hinterwendlingen in seiner Pensionistenklause. Falk hält die drei moderierend von Frankfurt an der Oder aus sanft am Zügel, damit die Gedankengänge nicht ins gar zu Wilde davon galoppieren… .

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#GeschichtenAusAgilhausen: Kollegiale Beratung zur Projektportfolio-Steuerung mit Kanban

Vor ein paar Wochen hatte ein Kollege aus der benachbarten Stadt bei Alexander angerufen: „Servus Alexander. Hier ist Robert Müller. Du hattest auf dem Amtsleitersprengel vor zwei Tagen was erzählt, das mich aufhorchen hat lassen. Ich würde gerne dazu mehr hören. Hättest Du mal ein oder zwei Stunden Zeit für mich?“ Seit dem Anruf waren ein paar Tage vergangen. Natürlich hatte Alexander seine Hilfe angeboten und hatte mit Robert vereinbart, dass sie sich heute im 10 Uhr im Rathaus von Agilhausen treffen wollten.

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Welche Tools für Online-Konferenzen erfüllen welche Datenschutzanforderungen (nicht)? – Kostenlose Webkonferenz am 9. April 2020

Am 25.03.2020 hatten wir eine 1 1/2-stündige Webkonferenz zu kollaborativen Plattformen angeboten (Ergebnisse siehe hier). Rund 100 Teilnehmer*innen waren dabei. Im Anschluss daran wollen wir weitere Online-Konferenzen anbieten, die sich aber jeweils auf ein eingegrenztes Thema beziehen und einen weiteren Zeitrahmen haben.

Hier bieten wir eine Konferenz zum obigen Thema für Donnerstag, 9. April 2020, von 15:00 bis 17:00 Uhr an.

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„Wie können Hochschulen kurzfristig große Volumina von Online-Veranstaltungen etablieren?“ – Kostenlose Webkonferenz am 9. April 2020

Viele Hochschulen haben durchaus Erfahrungen mit Online-Angeboten von Vorlesungen oder Seminaren. Jedoch sind diese oft begrenzt auf einzelne besonders digital-affine Lehrende Veranstaltungen oder Studiengänge. Wie kann es demgegenüber gelingen – aufbauend auf den schon vorhandenen Erfahrungen zu virtuellen Vorlesungs- und Seminarangeboten – kurzfristig große Volumina von Online-Veranstaltungen zu etablieren?

Genau diesen Schatz gilt es jetzt in extrem kurzer Zeit zu heben, das Wissen zu transferieren und für eine ganze Hochschule nutzbar zu machen. Dazu bieten wir eine Webkonferenz an. Weitere Angebote zu anderen Themen folgen in den nächsten Tagen. Weiterlesen „„Wie können Hochschulen kurzfristig große Volumina von Online-Veranstaltungen etablieren?“ – Kostenlose Webkonferenz am 9. April 2020″

Wir geben unsere Konferenzplattform frei für alle, die mal Videokonferenzen ausprobieren wollen

Für unsere Webkonferenz am 25. März 2020 haben wir eine Konferenzplattform auf unbestimmte Zeit gemietet, die 24/7 zur Verfügung steht und zurzeit geschätzte 5% genutzt wird. Bei Agilisten leuchtet dann sofort die rote Ampel: „Verschwendung!“ Also haben wir uns gedacht: Wir geben sie für alle frei, die mal ein bisschen auf Blackboard Collaborate herumspielen oder sogar ganz ernsthaft darauf Meetings veranstalten wollen. Nur ein paar Regeln müsst ihr beachten, damit wir uns nicht gegenseitig in die Quere kommen.

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Nextcloud und Kanban in der Lehre

Grundfunktionen der Nextcloud

Nextcloud ist eine Sharing- und Sync-Plattform. Im Kern geht es also immer um Dateien, die gemeinsam bearbeitet oder geteilt werden. Dabei lassen sich andere Funktionen wie ein Chat mit der Datei verbinden, um sich über die Datei abzustimmen. Wie auch bei anderen Plattformen lassen sich für jede Datei Links erzeugen, die wiederum in anderen Content-Management-Systemen eingebunden werden können.

Nextcloud ergänzt Moodle in der Lehre

Die Lehre findet in diesem Semester unter besonderen Bedingungen statt – plötzlich ist digital en vogue und alle sind froh, dass es das Web gibt. Und vieles was wir machen, müssen wir erst ausprobieren – auch das ist neu: wir dürfen experimentieren! Insofern stelle ich ihnen etwas vor, von dem ich noch nicht genau weiß, wie es die Lernenden aufnehmen werden. Die Didaktik versucht man natürlich mitzudenken, aber erst einmal geht es um eine Idee, möglichst schnell online gehen zu können.

Die entscheidende Rahmenbedingung ist, es geht nur digital – die synchrone und die asynchrone Kommunikation. Und natürlich möchte man die Lernenden nicht allein lassen. Also einfach nur die Dateien auf Moodle bereitstellen, genügt daher nicht. Es müssen also Tools her, mit denen ich beide Kommunikationsformen abbilden kann. In meiner Vorlesung müssen die Lernenden eine Projektarbeit machen, die ich auch begleiten möchte. Darüber hinaus sollen die Lernenden en passant Projektmanagement lernen und verstehen. Dies war der Moment für eine Nextcloud. Neben den Grundfunktionen bietet diese Webplattform auch die Möglichkeit ein Kanban-Board anzulegen. Meine Studierenden erhalten über das Kurs-weite Kanban-Board eine komplette Übersicht über alle Aufgaben (Hausaufgaben, Projektaufgaben etc.) und sind so hoffentlich immer im Bilde, ob ihre persönlichen Ressourcen noch zu den Aufgaben passen. In Verbindung mit Moodle, wo ich auch themenspezifische Diskussionsforen eingerichtet habe, lässt sich so die asynchrone Kommunikation bewerkstelligen.

Fehlt noch die synchrone Kommunikation. Auch hier verlasse ich mich auf die Webkonferenz-Funktion der Nextcloud. Mit der App Talk lässt sich eine sehr einfach zu bedienende Webkonferenz einrichten. Ein kritischer Faktor ist dabei die Anzahl der Teilnehmer einer Webkonferenz. Ich werde meine Vorlesung maximal 60 Min. als Webkonferenz (ich gebe meinen Bildschirm frei) halten. Die Teilnehmer bitte ich dann, ihr Mikrofon und Bild auszuschalten. Fragen sind dann nur per Chat erlaubt. Zu den anschließenden Q&A-Sessions gebe ich genaue Zeitfenster vor und reduziere die Gruppe auf kleinere Formate. Dann können auch online Fragen gestellt werden.

Um den Lernenden jederzeit für Fragen zur Verfügung zu stehen, kann die Chat- und Konferenzfunktion auch mobil genutzt werden –  Talk gibt es auch als mobile App für das Smartphone.

Meiner ersten Einschätzung nach erhält man mit der Nextcloud eine sichere und stabile Lösung, mit der der Sprung in das digitale Zeitalter nicht allzu schwierig ist.

Links:

  1. Mehr zur Nextcloud
  2. Mehr zu Moodle