Die Versuche, die agile Arbeitskultur auch in die öffentliche Verwaltung zu tragen, stecken in Deutschland noch in den Kinderschuhen. Eine Motivation für uns, einen Blick in die Nachbarländer zu werfen, die teilweise schon weiter sind.
Ängelholm nennt sich „erste agile Kommune Schwedens“. Ängelholm ist eine Stadt von 23.000 Einwohnern und liegt am Öresund an der Westküste Schwedens, zwischen Malmö im Süden und Göteborg im Norden. Seit dem 1.1.2015 hat sich die Stadtverwaltung eine neue Organisationsstruktur und neue Leitlinien gegeben und sich in verschiedenen Bereichen auf agile Arbeitsmethoden umgestellt. Das Agilisierungsprojekt selbst bediente sich bereits agiler Methoden: in breitem Umfang wurden Vertreter von Stakeholdern einbezogen. Über 200 Mitarbeiter, Gewerkschafter, Führungskräfte und Politiker aus Ängelholm beteiligten sich aktiv an der Ausgestaltung der neuen Konzepte.
Begleitet wurde das Projekt von einem Stockholmer Beratungsunternehmen, dem Advisory Board. In einem Kurzbericht auf deren Website heißt es zu den Prinzipien agiler Verwaltungsarbeit:
„Schwedens erste agile Dienstleistungs- und Entwicklungskommune wird Wirklichkeit. Von Verwaltung und Zuständigkeitsdenken hin zur Zusammenarbeit in übergreifenden Teams zum Nutzen und für die Bedürfnisse der Mitbürger.
Die Arbeit in einer agilen Dienstleistungs- und Entwicklungskommune dreht sich vor allem um die Fähigkeit, sich eine schnelle, leichtbewegliche und anpassungsfähige Arbeitsweise in einer ständig veränderlichen Lebenswelt zu eigen zu machen. Eine agile Verhaltensweise und Haltung werden zum Beispiel gebraucht, wenn
- die Organisation ein besonderes Bedürfnis eines Mitbürgers festgestellt hat, das dieser aus eigener Kraft nicht zu befriedigen schafft;
- fehlende Ressourcen eine neue Arbeitsweise und einen höheren Grad an Zusammenarbeit erfordern;
- das Dienstleistungsniveau nicht hoch genug ist, z. B. wenn Sachbearbeitungszeiten zu lang sind, bei der Unterstützung für junge psychisch Kranke, die Zusammenarbeit zum Thema Jugendbeschäftigung oder zum Thema öffentliche Sicherheit.“ /1/
Das sind sehr abstrakte und komprimierte Aussagen. Ein Punkt aber deckt sich stark mit den Erfahrungen, die die Teilnehmer am Gründungstreffen des Forums Agile Verwaltung berichtet haben: das verbreitete Silodenken der Verwaltung. Jedes Amt und jeder Fachbereich arbeitet für sich. Und ein Fall, für den ich nicht „zuständig“ bin, geht mich auch nichts an.
An die Stelle dieses Denkens setzt Ängelholm das Arbeiten in übergreifenden Fall- oder Vorgangsteams. Im Schlussbericht des Agilisierungsprojekts /2/ werden dazu mehrere Beispiele vorgestellt. Wir beschränken uns hier auf einen Fall:
„Mitbürgervorgang Ibrahim.
Ibrahim, 18 Jahre, ist vor kurzem als Asylberechtigter in Schweden anerkannt worden und lebt in Strövelstorp, einem Gemeindeteil von Ängelholm. Ibrahim will schnell eine Arbeit finden und braucht dringend Schwedische Landeskunde, Beratung, soziale Vernetzung und Krisenunterstützung.
Um diesen verschiedenen Bedürfnissen Imbrahims nachzukommen, bildet die Verwaltung ein agiles Vorgangsteam /3/, das unter anderem folgende Fachkräfte abdeckt:
- Ibrahim selbst
- Unternehmen
- Vereinsleben
- Arbeitsvermittlung
- Erwachsenenbildung
- Berufs- und Studienberatung
- Dolmetscher
- Kultur und Freizeit.“
Ein Beispiel, wie die aus Scrum bekannte Philosophie der cross-funktionalen Teams in die Verwaltungspraxis übernommen wird.
Anmerkungen
/1/ Quelle: AdvisoryBoard.se
/3/ im schwedischen Original als „Arena“ bezeichnet.
Agile Verwaltung 
Sehr schönes Beispiel. Wünsche mir mehr davon.
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