Meetings: 5 agile Tipps, wie Sie sie radikal verkürzen können

Agile Methoden, wie z. B. Scrum, halten viele Tipps bereit, wie man Besprechungen kurz, effizient und emotional reich gestalten kann. Man kann diese Tipps auch anwenden, wenn man ansonsten als Organisation überhaupt noch nicht agil aufgestellt ist.(Der folgende Artikel wurde von Peter Fischbach verfasst und kürzlich auf http://www.teamworkblog.de veröffentlicht.)

Eigentlich müsste es ja genug Artikel darüber geben, wie man Meetings (angenehm) kurz und erfolgreich gestaltet. Es dürfte eigentlich niemand mehr in unproduktiven Meetings sitzen. Trotzdem erzählen uns Teilnehmer in vielen unserer Projekte, dass sie Opfer langer, quälender und endlos scheinender Sitzungen sind. 25 bis 30 Stunden pro Woche in Meetings sitzen, 4 Stunden Telefonkonferenz pro Woche. Warum tun
wir uns so etwas an?

unsere Top-Ten Merkmale grauenhafter Meetings

  1. Sie dauern zu lange.
  2. Es gibt kein Ergebnis.
  3. Der Anlass des Meetings ist nicht geklärt.
  4. Es sind nicht die richtigen Leute eingeladen.
  5. Es gibt keine gemeinsame Aufmerksamkeit.
  6. Der Bedenkenträger redet das Meeting tot.
  7. Der Vielfrager möchte immer das Grundsätzliche hinterfragen.
  8. Wenn der Zu-spät-Kommende eingetroffen ist, beginnt das Meeting von vorn.
  9. Ohne den Zu-früh-Gegangenen kann keine Entscheidung getroffen werden.
  10. Die Person mit den meisten Schulterklappen reißt das Meeting an sich und
    gibt es nicht wieder her.

Gegen diese Symptome verschreiben wir Ihnen unsere fünf knallhärtesten Tipps, wie Sie jedes Meeting sofort radikal abkürzen können.

Nr. 1 – Agenda mit Akzeptanzkriterien

Wer auch immer das Meeting einberuft, stellt eine Agenda auf. Für jedes Thema auf der Agenda wird mindestens ein Akzeptanzkriterium bestimmt. Wann ist die Person, die das Thema auf die Agenda setzt, zufrieden mit dem Ergebnis?

Beispiel
Wenn der Status von Teilprojekt XY2021 geklärt ist und alle Teilnehmer wissen, was sie zu tun haben.

Notieren Sie die Akzeptanzkriterien neben dem Thema, wenn Sie die Agenda vorab verschicken.
Was tun, wenn keine Agenda vorab möglich ist? Bestimmen Sie den Anlass des Meetings zu Beginn und nehmen Sie sich Zeit, die Akzeptanzkriterien zu definieren.

Nr. 2 – Die Agenda erweitern um “Timeboxing”

Bestimmen Sie vorher, wie viel Zeit Sie sich für das jeweilige Thema nehmen möchten. Wenn dann die Zeit abgelaufen ist, ohne dass es ein Ergebnis gibt, lassen Sie die Gruppe abstimmen, wie viel Zeit sie noch in das Thema investieren möchte.

Nr. 3 – Einen Moderator / eine Moderatorin benennen

Dafür brauchen Sie eine/n Moderator/in. Wenn Sie die Moderation übernehmen, warnen Sie Ihre Kollegen, dass Sie sich unbeliebt machen werden und die Moderationsregeln strikt durchsetzen. Vielleicht mit ein bisschen Empathie.
Sie greifen auch ein, wenn die Nr. 10 der obigen Top-Ten-Liste grauenhafter Punkte das Meeting kapert. Sie merken sicherlich in diesem Moment, dass die Person aus Nr. 10 sich nicht unbedingt als Moderator eignet.

Nr. 4 – Visualisieren

Wenn Sie die Moderation übernehmen, visualisieren Sie in der Sitzung. Schreiben Sie Zwischenergebnisse oder Themen oder das eben Gesagte auf bunte Haftnotizen und kleben Sie sie an eine Wand, ein Flipchart oder ans Fenster oder sonst wohin.

Im Laufe des Meetings können Sie selbst oder Teammitglieder diese Haftnotizen wieder neu ordnen, um Themen oder Ergebnisse neu zu strukturieren. Nach dem Meeting machen Sie ein Foto der Visualisierung und stellen Sie es in die Teamablage. Das spart lästiges Protokollschreiben.

Nr. 5 – Die eigentliche Ursache für das Meeting klären

Was eigentlich die Ursache für das Meeting? Fällt Ihnen etwas ein?
Warum ist das so? Und warum ist das so? Und warum ist DAS so? Warum?
Wenn Sie fünfmal “Warum?” gefragt haben, erfahren Sie vielleicht die wirkliche Ursache für das Meeting. Häufig findet man dann, dass es auch andere Methoden als Besprechungen gibt, um den gleichen Zweck anders und besser zu erreichen.

Autor: Wolf Steinbrecher

Volkswirt und Informatiker. Zuerst als Anwendungsentwickler in Krankenhäusern und Systemhäusern tätig. Dann von 1995 bis 2008 Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling in einem baden-württembergischen Landkreis (1.050 MA). Seitdem Berater für Teamarbeit und Dokumentenmanagement. Teilhaber der Common Sense Team GmbH Karlsruhe, www.commonsenseteam.de. Blogger bei www.teamworkblog.de.

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