Aus der agilen Methodenkiste: Lean Coffee – kollegialer Wissensaustausch leicht gemacht

In einer lockeren Reihe von Artikeln stellen wir Methoden und Herangehensweisen aus dem agilen Umfeld vor. Heute führen wir Lean Coffee als Hilfsmittel für den offenen kollegialen Wissensaustausch ein. Übrigens Tipp am Rande: die Methode, lässt sich gut einführen ohne dass das Wort „Agile“ fällt 😉 – und hier zum Ausprobieren gleich der Weg zu einem Offenen Lean Coffee immer am letzten Montag im Monat online.

Woher kommt Lean Coffee?

Lean Coffee ist eine strukturierte Vorgehensweise, bei der es keine Agenda vorab gibt. Die Themen werden gemeinsam zu Beginn des Treffens festgelegt.

Entwickelt wurde diese Herangehensweise ursprünglich von Jim Benson (Personal Kanban) und Jeremy Lightsmith. Ihr Ziel: eine schlanke, einfache Herangehensweise, um den Wissensaustausch zu befördern. Wie der Name andeutet, ist die Idee im Lean-Umfeld entstanden und die beiden haben sich dabei an der Großgruppentechnik „World Café“ orientiert. Die Idee: eine einfache, leicht umzusetzende und auf das Wesentliche reduzierte Herangehensweise, die den kollegialen Wissensaustausch befördert, ohne durch überbordende Regeln abzulenken.

Die Einladung

Zu einem Lean Coffee wird öffentlich eingeladen, zum Beispiel durch Aushang am Schwarzen Brett. Teilnehmen darf jeder, der interessiert ist. Es gibt keinen abgegrenzten Teilnehmerkreis. Allerdings sollte die Gruppe nicht groß sein.

Ein Lean Coffee findet in der Regel in einem festgelegten zeitlichen Rahmen statt. Beginn und Ende sind fest terminiert. Die meisten Veranstaltungen, die ich besucht habe, setzten die maximale Dauer auf zwei Stunden fest. So bleibt das Ganze überschaubar.

Der Ablauf

Ausgangspunkt des Lean Coffees ist ein einfaches Kanbanboard mit drei Spalten (Bereit | In Arbeit | Erledigt). Dieses Kanbanboard lässt sich ohne großen Aufwand über ein Flipchart, Whiteboard oder ein einfaches Plakat herstellen.

In einem ersten Schritt werden die Themen gesammelt, die die Teilnehmer mitgebracht haben. Jeder Teilnehmer schreibt seine Themen/Fragestellungen auf eine Karte (Moderationskarte, Post-its u. ä.). Pro Thema wird eine Karte verwendet. Die Teilnehmer stellen ihre Themen/Fragestellungen kurz vor und sie werden dann gesammelt und aufgehängt.

Übrigens: es gibt keine Vorgabe zum Thema. Es darf alles vorgeschlagen werden, was auf dem Herzen liegt und mit den Kollegen andiskutiert werden soll. Das kann eine konkrete Problemstellung sein, die einem bei der täglichen Arbeit ein Hinderniss darstellt oder einfach nur eine Idee.

Gemeinsam werden die Themen priorsiert. Bewährt hat sich dabei, jedem zwei Stimmen zu geben, die er kummulieren darf. Die Stimmabgabe erfolgt durch Markierung mit einem Punkt auf der jeweiligen Karte. Die Karten werden dann in der Reihenfolge der abgegebenen Stimmen sortiert, wobei das höchste bewerte Thema ganz oben steht, das am niedrigsten bewertete Thema bildet den Abschluss.

Jeweils die oberste Karte wird dann in die Spalte „In Arbeit“ verschoben. D. h. dieses Thema wird dann von der Gruppe in einem festgelegten Zeitfenster (Timebox) diskutiert. Idealerweise hilft ein Zeitnehmer, der gut sichtbar für alle einsehbar ist, dabei dass alle den Überblick darüber haben, wie viel Zeit für die Diskussion noch übrig ist und wann diese abgelaufen ist. Da die meisten Smartphones über entsprechende Timer verfügen, braucht es dafür aber keine Extra-Spielerei. Aus der Gruppe sollte jemand die Rolle des „Zeitnehmers“ übernehmen.

Nach Ablauf der Timebox entscheidet die Gruppe gemeinsam per Mehrheitsentscheid, ob die Diskussion weitergeführt wird. Manche greifen für die Abstimmung auf „Daumen hoch“ und „Daumen runter“ zurück. Zeigt die Mehrheit der Daumen nach oben, wird die Diskussion um eine weitere „Timebox“ weitergeführt. Zeigt die Mehrheit der Daumen nach unten, wird die zugehörige Karte auf „Erledigt“ verschoben und die nächste Karte (immer von oben nach unten) von der Spalte „Bereit“ in „In Arbeit“ verschoben. Ein neues Thema steht zur Diskussion bereit.

Dieses Prozedere wird solange wiederholt, bis alle Themen diskutiert worden sind oder das Zeitfenster für den Lean Coffee abgelaufen ist.

Wofür eignet sich die Lean Coffee?

Lean Coffee ist für kleinere Gruppen geeignet, um den kollegialen Austausch und die kollegiale Beratung zu befördern. Das offene Format erlaubt es jedem, seine Fragestellung einzubringen. Der organisatorische Aufwand ist überschaubar und die Anforderungen an den Moderator minimal. Die konsequente Visualisierung und Anwendung von „Timeboxing“ verleiht der Herangehensweise trotz der themenoffenen Gestaltung eine adäquate Struktur und verhindert ausufernde Diskussionen.

Nicht geeignet ist Lean Coffee allerdings für größere Gruppen und die intensive Bearbeitung konkreter Fragestellungen. Für die intensivere Bearbeitung spezifischer Fragestellungen ist dieser Ansatz nicht geeignet.

Unser Tipp

Einmal monatlich zu einer festen Zeit bietet ein Lean Coffee eine gute Möglichkeit, Fragestellungen aus dem Arbeitsalltag mit Kollegen anzudiskutieren und so den Austausch zu befördern.

Es gibt auch eine Vielzahl von „öffentlichen“ Lean Coffees. Der Besuch solcher Veranstaltungen erleichtert den branchenübergreifenden Wissensaustausch und gibt Inspiration für die alltägliche Arbeit.

Einen Erfahrungsbericht über die Einführung von Lean Coffee in einer Abteilung findet ihr hier: https://agile-verwaltung.org/2017/11/23/erfahrungsbericht-einfuehrung-lean-coffee-zum-kollegialen-austausch-in-der-kita-verwaltung/

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