Der Backlog, also die Sammlung der offenen Arbeitsaufträge, ist ein sehr lebendiges Dokument. Ständig kommen neue Arbeitsaufträge dazu, werden Arbeitsaufträge verfeinert oder gar abgeändert. Er wächst und gedeiht beständig. Und hin und wieder muss auch mal dem Wildwuchs Einhalt geboten werden. Eine beliebte Metapher in diesem Zusammenhang ist der Vergleich des Backlogs mit einem Garten. Auch er muss gehegt und gepflegt werden, damit er die Form und Gestalt bekommt und behält, die wir uns wünschen. Ähnlich verhält es sich mit dem Backlog. Diese Backlogpflege nennt sich in der Fachliteratur Backlog Grooming oder auch Backlog Refinement.
Was ist Backlog Grooming oder Backlog Refinement?
Der Scrum Guide beschreibt das Grooming oder Refinement wie folgt:
„Als Verfeinerung [Refinement] des Product Backlogs wird der Vorgang angesehen, in dem Details zu Einträgen hinzugefügt, Schätzungen erstellt oder die Reihenfolge der Einträge im Product Backlog bestimmt werden. Die Verfeinerung ist ein kontinuierlicher Prozess, in dem der Product Owner und das Entwicklungsteam gemeinsam die Product Backlog-Einträge detaillieren.“
Während des Backlog Groomings wird der Backlog – also die Warteschleife aller gesammelten Arbeitsaufträge – genauer betrachtet. Dabei werden die Prioritäten der einzelnen Arbeitsaufträge überprüft, da diese sich aufgrund neuer Erkenntnisse verändern können und – es sind ja neue Arbeitsaufträge hinzugekommen – neu sortiert werden müssen. Je höher ein Arbeitsauftrag priorisiert wird, desto detaillierter wird dieser beschrieben. Entsprechend müssen Aufwände gegebenenfalls neu geschätzt, User Storys entsprechend formuliert und zugeschnitten werden.
Die Faustregel lautet: Je höher eine User Story priorisiert ist, desto detaillierter wird sie beschrieben. Die am höchsten priorisierten User Storys bilden die Grundlage für die nächsten Sprints.
Wichtig dabei: auch wenn der Produkteigentümer die Verantwortung trägt – er sollte das Team immer mit einbinden. Das erleichtert später die Sprintplanung, da das gemeinsame Verständnis wesentlich besser und klarer ist. So lassen sich Missverständnisse minimieren. Auch unterliegt die Aufwandsschätzung grundsätzlich dem Team, da es am besten abschätzen kann, wie hoch der Aufwand für einen Arbeitsauftrag ist.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für das Backlog Grooming?
Interessanterweise lässt der Scrum Guide offen, wann dieses Refinement stattfinden soll. Die Entscheidung, wann und wie das Grooming oder Refinement erfolgt, bleibt dem Team in Abstimmung mit dem Produkteigentümer überlassen. Allerdings lautet die klare Empfehlung, es regelmäßig zu tun. Der Umfang, so heißt es im Scrum Guide, sollte nicht mehr als 10 % der Kapazitäten des Teams umfassen. Auch hat der Produkteigentümer das Recht – wir erinnern uns, dass er laut Scrum Guide für den Backlog verantwortlich ist -, jederzeit neue Arbeitsaufträge hinzufügen. Auch ist hierfür keine eigene Besprechung vorgesehen. Über den Zeitpunkt entscheidet daher das Team.
Weit verbreitet sind wöchentliche oder einmal pro Sprint stattfindenden Backlogpflegeworkshops, die vom Produkteigentümer einberufen werden. Bewährt hat sich bei vielen Teams die Integration in die Sprintplanung. Andere Scrumteams ziehen es vor, die Pflege als Daueraufgabe am Ende jedes Daily Scrums durchzuführen, wobei nicht alle Teammitglieder zwingend eingebunden sein müssen.
Kennent S. Rubin schreibt in Bezug auf den richtigen Zeitpunkt in Essential Scrum [Heidelberg, 2014, 203]:
„Es ist nicht so wichtig, wann die Pflege stattfindet. Entscheidend ist, dass sie gut in die Scrum-Entwicklungsabläufe integriert ist, damit eine flexible und schnelle Auslieferung des Geschäftswertes gewährleistet ist.“
Wie lässt sich das Prinzip in den Alltag übertragen?
Bisher haben wir vom sogenannten Backlog Grooming im Kontext von Scrum gesprochen. Scrum ist ein Rahmenwerk, das sich an die Projektarbeit richtet. Ein nicht erheblicher Teil unserer täglichen Arbeit ist häufig aber eben nicht Projektarbeit im Sinne von Scrum. Was wir in unserer Arbeit aber immer wieder feststellen ist, dass wir täglich mit neuen Aufgaben konfrontiert werden. Ob im Team oder als Einzelperson. D. h. wir sind gezwungen, regelmäßig unsere Aufgabenliste zu überprüfen und Prioritäten neu zu bewerten. Wenn sich ein Team beispielsweise nach den Prinzipien von Personal Kanban ausrichtet, bietet es sich an, gemeinsam – entweder täglich im Zuge der täglichen Arbeitsplanung oder wöchentlich – gemeinsam einen Blick auf den Backlog zu werfen und zu prüfen, welche Aufgaben neu dazu gekommen sind und welche Auswirkungen sich hieraus für die Priorisierung ergeben. Auch kann im Zuge des wöchentlichen Rückblicks die Generierung neuer Erkenntnisse dazu führen, dass sich Verschiebungen ergeben. Nicht vergessen, so ein Backlog ist ein lebendiges Wesen, das sich ständig weiterentwickelt.
Wenn z. B. ein Teamleiter gemeinsam mit seinem Team bespricht, was in den nächsten Tagen gemacht werden muss, bekommt er im Dialog mit den Teammitgliedern unmittelbar zurück gespiegelt, welche Auswirkungen dies haben kann und was überhaupt möglich ist. Gleichzeitig entwickelt das Team ein gemeinsames Verständnis dessen, was von ihm erwartet wird und warum. Missverständnisse werden verringert, und es kann schnell auf veränderte Rahmenbedingungen reagiert werden.
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