Agil und Verwaltung, wie soll denn das funktionieren? Umfrage für eine Masterarbeit

Derzeit absolviere ich nebenberuflich ein Masterstudium im Fach Medieninformatik an der Hochschule Emden/Leer und werde im kommenden Semester meine Masterarbeit schreiben. Beschäftigt bin ich als IT-Projektmanagerin für Digitalisierungs- und E-Government-Projekte bei einer Stadt in Nordrhein-Westfalen.

Vor dem Beginn der Masterarbeit gehört ein wissenschaftliches Projekt zu meinem Studium. Ich habe mich entschieden, da ich die Probleme aus meiner täglichen Arbeit kenne, sowohl das wissenschaftliche Projekt als auch meine Masterarbeit im Bereich „Agile Verwaltung“ zu schreiben.

Im Rahmen des wissenschaftlichen Projektes habe ich einen Fragebogen entworfen, anhand dessen ich zunächst die Hauptprobleme in Projekten identifizieren möchte. Ich bitte die Leser des Forums Agile Verwaltung, mich durch Ausfüllen des Fragebogens zu unterstützen.

Agil und Verwaltung, wie soll denn das funktionieren?

Aus dem Arbeitsalltag in öffentlichen Verwaltungen eine mir bekannte Frage, deren Antwort nicht trivial erscheint.

Gesteuert von strikten Vorgaben, Prozessen und dem „Das haben wir doch immer so gemacht“ ist es an der Zeit, sich auf etwas „Neues“ einzulassen.

Digitalisierung und E-Government zeigen bereits einen Wandel an, dem die Verwaltung sich nicht gegenüber verschließen kann und aus der Erfahrung heraus auch gar nicht möchte. Es gilt, mit Hilfe entsprechender Informationstechnologie, einen elektronischen Zugang zur Verwaltung zu schaffen und interne Arbeitsprozesse zu verbessern.

Das stellt die Verwaltung vor eine neue Herausforderung.

Doch wie können Verwaltungsprozesse für Bürgerinnen und Bürger optimiert werden, wenn nicht intern begonnen wird, zu optimieren?

Software-Entwicklungs- und Beschaffungsprozesse gehen oft noch immer den Weg des Wasserfallmodells.

Der Weg weg vom schwergewichtigen Wasserfallmodell mit festen und in sich abgeschlossenen Phasen hin zum agilen Vorgehensmodell erfordert ein Umdenken innerhalb von Verwaltungen.

Abbildung 1: Agile Projektmanager müssen oft die Grenze zwischen Wasserfall und Agile überwinden /1/

Meine Erfahrung zeigt, dass in öffentlichen Verwaltungen noch oft ein strikter Vorgang für den Einsatz neuer Software erfolgt. Zunächst ist entweder der jeweilige Fachbereich an dem Punkt, dass eine Veränderung durch den Einsatz von Software herbeigeführt werden muss, da die tägliche Arbeit ohne den Einsatz entsprechender Software nicht mehr bewältigt werden kann. Andernfalls ergibt sich jedoch auch seitens der IT, aufgrund von gesetzlichen Änderungen (E-Government-Gesetz), Handlungsbedarf, die einen Einsatz von Software oder deren Optimierung nötig machen.

Meist findet zunächst eine Kommunikation zwischen IT und Fachbereich/Fachamt statt. Daraufhin werden strikte Anforderungen in einem Leistungskatalog aufgenommen, gesteuert von der bevorstehenden Ausschreibung, in der Hoffnung, dass die auf Basis dieser Anforderungen ausgewählte Software, die Arbeitsprozesse der Fachbereiche unterstützen kann und einen sinnvollen Einsatz gewährleisten wird.

Das E-Government-Gesetz besagt, dass vor dem Einsatz einer neuen Software die internen Arbeitsprozesse möglichst optimiert werden müssen. Ist dies der Fall, kommt der Bereich Organisation/Personal ins Spiel, der letztlich über den Rahmen der Anpassung/Änderung von Arbeitsprozessen entscheidet.

Fakt ist, eine Einbindung der weiteren relevanten Fachbereiche erfolgt in den meisten Fällen viel zu spät, eine Kommunikation findet nicht statt, und eine Prozessoptimierung wird in vielen Fällen nicht erreicht.

Oft ist innerhalb der IT ein Mitarbeiter als Projektmanager für ein Projekt zuständig. Welche Projekte aktuell umgesetzt werden und wie der aktuelle Stand ist, ist den Kollegen zumeist nicht bekannt. Zusammenhänge und vor allem Abhängigkeiten der Projekte werden oft nicht erkannt.

Die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Softwareanbietern zeigt, dass bereits in vielen Unternehmen agile Methoden Anwendung finden und die öffentliche Verwaltung an einen Punkt kommt, das strikte interne Vorgehen zu überdenken, um die Zusammenarbeit verbessern zu können.

Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen an Software entwickelt sich die öffentliche Verwaltung in eine andere Richtung. Es erfolgt nicht mehr nur ausschließlich eine reine Beschaffung einer neuen Software, sondern ebenfalls die Entwicklung in Zusammenarbeit mit entsprechenden Dienstleistern.

Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) und die E-Akte stellen die Weichen für eine digitale Verwaltung. Interne Prozesse lassen sich optimieren, Zeitersparnis ist nur eines der positiven Aspekte, die damit einhergehen.

Online-Formulare als Zugang für Bürgerinnen und Bürger und deren medienbruchfreie Bearbeitung, die Liste der Möglichkeiten ist lang. Gesetzliche Vorgaben geben Fristen für eine Umsetzung vor, doch wie gehen Verwaltungen an die Sache ran?

Weg vom reinen Zuständigkeitsdenken, hin zu einer agilen Arbeitsweise

Wie genau können agile Vorgehensmodelle, beispielweise Scrum oder Kanban und deren Methoden und Techniken innerhalb einer Verwaltung etabliert werden? An welchen Stellen sind die jeweiligen Verwaltungen vielleicht bereits agil? Und wo macht es überhaupt Sinn, einen agilen Weg zu gehen?

Mit Hilfe des Fragebogens „Agile Verwaltung“ möchte ich diese Fragen beantworten können. Hauptprobleme in Projekten sollen identifiziert werden, um darauffolgend eine Handlungsempfehlung zu erstellen, welche Techniken und Methoden agiler Vorgehensmodelle für einen Einsatz geeignet sein können.

Es soll geprüft werden, ob der Einsatz von agilen Methoden und Techniken die Prozesse innerhalb der öffentlichen Verwaltung, im Hinblick auf die Beschaffung von Software und die immer mehr zum Tragen kommende Entwicklung von Software in Zusammenarbeit mit externen Firmen, optimiert werden kann und welche Chancen, Risiken und Grenzen aufgrund gesetzlicher Vorschriften und fester Zuständigkeiten sich ergeben.

Denn die verwaltungsinterne Zusammenarbeit in Projekten muss verbessert werden, um Projekte erfolgreicher durchführen und abschließen zu können.

Und was ist eigentlich mit den Bürgerinnen und Bürgern? Sind nicht diese die Nutzer, die ein Produkt „bedienen“ können müssen, wenn wir von einem elektronischen Zugang für Bürgerinnen und Bürger sprechen?

Eine frühzeitige Einbindung der Nutzer schafft einen deutlichen Mehrwert, um effektive, effiziente und zufriedenstellende Produkte zu entwickeln.

Um mit Hilfe des Fragebogens aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen, bin ich auf eine rege Teilnahme angewiesen und bedanke mich vielmals bei Ihnen im Voraus.

Dieser Fragebogen richtet sich an Mitarbeiter/innen in öffentlichen Verwaltungen.
Zum Ausfüllen des Fragebogens benötigen Sie ca.10 Minuten.

Der Fragebogen wird anonym durchgeführt.

https://goo.gl/forms/bSOH9XXYW2ZYbHLD3

 

Anmerkungen

/1/ Scrum Akademie: Der „Agile Program Manager”, https://www.scrumakademie.de/product-owner/wissen/der-agile-program-manager/

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