Kommunikation und agile Werte sind wichtige Bausteine für eine gelungene Transformation zu einem agil arbeitenden und wirkenden Arbeitsumfeld. Der Weg ist jedoch nicht immer leicht. Lassen wir an dieser Stelle eine Person berichten, die den Weg gegangen ist.,
Hallo, mein Name ist Jolanda, und ich bin seit vielen Jahren in einer Kommunalverwaltung unterwegs. Ich schaue auf meinen Kalender, es ist der 11. Januar 2021. Vor mir steht mein morgendlicher Bürokaffee, und ich lasse meine Gedanken schweifen. Wir arbeiten schon seit einigen Jahren agil und alles funktioniert, meine Kollegen und ich ziehen an einem Strang. Die Kommunikation ist wertschätzend, konstruktiv und fördernd. Um es kurzzufassen: „Es läuft.“ Doch wenn ich mich recht erinnere, war das nicht immer so. Besonders als wir begonnen haben, uns zu „transformieren“, war es alles andere als harmonisch. Jeder wollte irgendwie sein Ding durchbringen. In unserer Verwaltung waren früher die Hierarchien stark ausgeprägt und kulturell verankert. Da war es nicht leicht, die Augenhöhe herzustellen. Doch genau das war und ist ein wichtiger Baustein für eine erfolgreiche Transformation.
Wir haben im Sommer 2018 begonnen, uns den agilen Arbeitsweisen zu widmen. Im agilen Manifest steht: „Individuen und Interaktionen gehen vor Prozesse und Werkzeuge.“ Dies war für uns der Auftrag, dass wir uns mit uns selbst, unseren Interaktionen und insbesondere unserer Kommunikation auseinandersetzen wollen.
Wie kommen wir dazu, eine förderliche Kommunikation zu entwickeln?
Es wäre doch toll, stressfreier zu kommunizieren. Ein interessanter Gedanke.
Dies haben sich auch die Kollegen vom Forum Agile Verwaltung e. V. gedacht und ein Seminar zum Thema „Agile Kommunikation – Augenhöhe und Dialog als Werkzeuge agilen Arbeitens“ organisiert. Hier soll es genau darum gehen, uns für die Facetten der Kommunikation und insbesondere auf die stressfreie Kommunikation zu sensibilisieren. Am 8. und 9. Januar 2019 war ich eine von 10 neugierigen Teilnehmerinnen und Teilnehmern. In Ettlingen bei Karlsruhe treffen wir auf die Expertin zum Thema ‚wirksam kommunizieren‘. Susanne Lorenz aus Berlin ist eine sehr erfahrene Trainerin und das Thema ihr Steckenpferd.
Das Grundkonzept basiert auf den Überlegungen zur gewaltfreien Kommunikation von Rosenberg. Das Thema klingt erst mal etwas ernst. Schritt für Schritt sind wir immer tiefer eingetaucht. Susanne Lorenz hat die zwei Tage praxisnah gestaltet und die Gruppe konnte mit den jeweils individuellen Erfahrungen gut anknüpfen. Ja, wir haben auch gelacht.
Loslassen von alten Gewohnheiten
Mit dem Beginn unserer agilen Transformation hieß es für viele von uns, loszulassen von alten Gewohnheiten. Insbesondere von den Hierarchien im Kopf oder die ein oder andere Machtposition. Hier geht es besonders darum, die Eigenverantwortung zu stärken. Jeder bringt sich ein, um das Team und unsere Verwaltung voranzubringen. Da gab es viele Missverständnisse und unangenehme Situationen.
Ich kann mich noch gut an eine Situation erinnern, in der mein Kollege wichtiges Zahlenmaterial für unseren Bürgermeister zusammenstellen sollte. An dem Abgabetermin war er jedoch gesundheitlich verhindert und unsere Führungskraft wurde echt ungehalten. Es fielen Worte wie „verantwortungslos, im Stich lassen oder das hat er mit Absicht gemacht“. Die Situation war sehr angespannt und alle waren gestresst. Da kam schnell der Vorwurf, dass das Ganze mit der Eigenverantwortung vielleicht doch nicht so gut ist.
Heute und insbesondere aufgrund des Seminars wissen meine Führungskraft und ich, dass die Reaktion vollkommen übertrieben war. Wir haben gelernt, dass bereits die gefallenen Worte den Stress ausgelöst haben. Es ist besser, tief Luft zu holen und die Situation mit etwas Abstand zu betrachten und zu beobachten. Was ist offensichtlich? Dabei hilft es, die Fotoperspektive einzunehmen und wertfrei zu beschreiben, was ich sehe. Daraus kann ich ableiten, welche Gefühle die Situation bei mir und oder bei dem Anderen erzeugt. Ehrlich gesagt, war unsere Führungskraft damals ratlos und etwas überfordert. Daraus konnten wir das Bedürfnis nach Verlässlichkeit und Kontrolle ableiten. Unsere Führungskraft hat anschließend ihre Bitte formuliert. Am Anfang mussten wir uns etwas daran gewöhnen, diese Schritte in die Praxis zu überführen. Wie bei einem agilen Mindset ist es auch mit der stressfeien Kommunikation eine Frage der Einstellung. Es geht darum, den alten Hut abzulegen, dass andere etwas tun, um mich oder wen auch immer zu ärgern. Und in unserem Fall hat der Kollege das Datenmaterial rechtzeitig erstellt. Es lag in einer Umlaufmappe auf dem Tisch unserer Führungskraft. Das, was fehlte, war diese kleine Information.
Die Eigenverantwortung der Teammitglieder zu fördern, bedeutet auch mit Situationen umzugehen, in denen Ideen diskutiert und wieder verworfen werden. Aufgaben werden umpriorisiert, neue Kundenanforderungen kommen rein oder die Technik streikt. Es gibt viele Situationen, in denen wir gern einen Schuldigen suchen und Stress entsteht. Diese Art von Stress bedeutet jedoch, dass wir nicht die erforderliche Klarheit herstellen können.
Wenn ich nun die Zeit bis heute Revue passieren lasse, dann kam das Seminar für uns genau zur richtigen Zeit. Es war und ist ein wichtiger Baustein für unser heute auf allen Ebenen gut funktionierendes Team.
Agile Verwaltung 