Einführung der E-Akte: Die Mitarbeiter einbeziehen mit „Remember the Future“

Aktuell stehen die Städte, Landkreise und Gemeinden vor einer großen Herausforderung: nämlich vor der Einführung der digitalen Akte, auch E-Akte genannt. Die meisten Verwaltungen betrachten das als ein Software-Beschaffungsprojekt und schieben es an die IT-Abteilung ab. Diese widmet oft viel Aufmerksamkeit technischen Fragen wie Signierung und Revisionssicherheit. Die tiefgreifende Änderung der Arbeitsabläufe, die mit der E-Akte einhergeht, wird unterschätzt. Damit wird das Risiko des Projektscheiterns erhöht. Denn ohne aktive Einbeziehung der Mitarbeiter sind die Erfolgsaussichten gering. Weiterlesen „Einführung der E-Akte: Die Mitarbeiter einbeziehen mit „Remember the Future““

Cross-funktionale agile Teams: Worauf müssen wir bei ihrer Zusammensetzung achten?

Agile Methoden beruhen auf  dem Teamgedanken. Dabei sollen die agilen Projektteams so zusammengesetzt werden, dass sie ihre Aufgaben eigenständig erledigen können, ohne auf externe Unterstützung angewiesen zu sein.

Die agilen Methoden (wie z. B. Scrum oder Kanban) setzen diese Teams aber einfach voraus. Der Scrum Guide von Jeff Sutherland und Ken Schwaber sagt nicht, wie diese Teams zustandekommen. Worauf müssen wir bei der Teamzusammensetzung achten? Welche Fähigkeiten muss ein Team „noch“ umfassen, außer dass es fachlich umfassend aufgestellt ist?

Dazu sagt das Konzept der „Geber“ und „Nehmer“ etwas aus, das von Adam Grant entwickelt wurde.

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New Work – geht das auch in der Verwaltung?

Mark Poppenborg, Mitinitiator des Netzwerks intrinsify.me!
Mark Poppenborg, Mitinitiator des Netzwerks intrinsify.me!

Wir sprechen auf unserem Blog über Agilität in den Organisation und über agile Methoden, die hier das Arbeiten in Teams unterstützen, aber auch über eine andere Haltung beim Arbeiten. Manche sprechen von auf #AUGENHÖHE miteinander umgehen (siehe). Es gibt inzwichen einen weiteren Begriff, unter dem dieses andere Arbeiten geführt wird: New Work (#NewWork). Der von mir sehr geschätzte Mark Poppenborg, Mitinitiator des Netzwerks intrinsify.me!, in dem sich so genannte Stypes (= Selbstbestimmte Typen) regelmäßig zum Erfahrungsaustausch treffen (sehr zu empfehlen!), hat nun einen Artikel zur Klärung des Begriffs gegeben.

Da ich der Meinung bin, dass auch für die öffentliche Verwaltung diese  andere Haltung des Miteinanders während der Arbeit für alle Beteiligten sehr förderlich ist – man lese nur den Artikel von Thomas Michl hier auf dem Blog: Scrum und Bürgerschaftliches Engagement: Der Anfang eines Gedankenspiels – möchte ich kurz die beiden letzten Aspekte des Artikels von Herrn Poppenborg hier vorstellen: Weiterlesen „New Work – geht das auch in der Verwaltung?“

Wenn agile Methoden die Prüfung in der Familie bestehen …

SCRUM: Gewusel im Football (Foto: Quelle Pixabay)

… sollten sie dann nicht generell angewandt werden können, also auch im öffentlichen Dienst?

Ich hatte vor 8 Jahren das erste Mal erleben dürfen, was es mit Menschen macht, wenn sie im Arbeitsprozess mehr in die Selbstbestimmung kommen. Die Firma, in der ich damals arbeitete, hatte entschieden, dass der gesamte Entwicklungsprozess der Software umgekrempelt werden solle. Anstatt Arbeitsaufträge bis ins Detail von einem Experten vorzudenken und einem Entwickler überzuhelfen, sollte nun ein Product Owner nur noch die funktionalen Anforderungen formulieren und mit dem Team verhandeln, wie viel von dem priorisierten Backlog = Arbeitsstapel in den nächsten 3 Wochen versprochen fertigstellt werden kann. Das WIE der technischen Umsetzung lag also allein beim Team, das sich selbst organisierte und nur von einem SCRUM Master unterstützt wurde, der für die Einhaltung der Rituale und das Beseitigen von Arbeitsbehinderungen zuständig war. Nur, wenn unterwegs noch Unklarheiten aufkamen, wurde mit mir als Product Owner nochmals Rücksprache gehalten. Am Ende habe ich mir Weiterlesen „Wenn agile Methoden die Prüfung in der Familie bestehen …“

Aus der agilen Methodenkiste: Die User Story

Vor geraumer Zeit erzählte mir jemand eine Geschichte, die sehr gut als Einstieg zum Thema „User Story“ passt.

In einer sehr großen Organisation erhielt die EDV-Abteilung den Auftrag, für den Vorstand eine automatisierte Abfrage aus dem Finanzwesen zu erstellen, und zwar mit der Anforderung, eine entsprechende Schnittstelle zu schaffen. Dort machte mensch sich sofort an die Arbeit und schätzte den Aufwand. Die Schätzung lag deutlich im mehrstelligen Stundenbereich. Entsprechend wurde an den Vorstand zurückgespiegelt, dass hierfür Finanzmittel im fünfstelligen Bereich benötigt werden. Die entsprechenden Mittel wurden genehmigt und mit der Umsetzung begonnen.

Erst im Nachgang erfahren die verantwortlichen Umsetzenden in der EDV-Abteilung, dass dieser Bericht nur Weiterlesen „Aus der agilen Methodenkiste: Die User Story“

Reblog: Ideen für agile Ansätze in Kindertagesstätten

Letzte Woche haben wir auf einen Artikel von Thomas Michl im Blog von Hendrik Epe zum Thema „Warum das agile Manifest der Softwareentwicklung auch der Sozialwirtschaft den Weg weist“ hingewiesen (Link zum Artikel). Jetzt hat Hendrik darauf geantwortet und aus seiner (vor allem: Eltern-)Sicht Gedanken zu möglichen agilen Methoden in Kindertagesstätten entwickelt.

Wir halten den Artikel von Hendrik für inhaltlich interessant. Ein weiterer Grund, ihn unseren Lesern zu empfehlen: Verwaltung, die ja auch im Namen unseres Forums vorkommt, ist für uns nicht nur die „klassische“ Kernverwaltung in Kommunen, Ländern und dem Bund. Sondern zu ihr gehört in unserer Sicht der gesamte Umfang des Öffentlichen Dienstes, der aus gesellschaftlichen Mitteln für gesellschaftliche Zwecke geleistet wird. Und dazu gehören Kitas allemal.

Hier geht’s zum Artikel von Hendrik Epe: „Agiles Management in Kitas – Spinnerei oder eine echte Lösung?

 

Reblog: Was haben Prinzipien der Softwareentwicklung mit Öffentlicher Verwaltung zu tun?

Was können agile Methoden, die ursprünglich aus ganz anderen Branchen stammen (Automobilindustrie, IT-Sektor) der Öffentlichen Verwaltung bringen? Geht es nur um eine Neuauflage des alten Slogans „von der Wirtschaft lernen“ – bei dessen blinder Anwendung oft die speziellen Stärken des Öffentlichen Dienstes übersehen wurden?

Auf dem Weg zu ersten Antworten auf diese Fragen hat unser FAV-Kollege Thomas Michl einen Artikel für das Blog von Hendrik Epe geschrieben: „Agile Prinzipien – warum das agile Manifest der Softwareentwicklung auch der Sozialwirtschaft den Weg weist“. Ich finde, der Artikel kann auch für Leser des Forums Agile Verwaltung von Interesse sein. Einige Fachbereiche gerade der Kommunalverwaltungen sind sicher auch Teil der „Sozialwirtschaft“, insofern sie Dienstleistungen an und mit Menschen erbringen: Jugendämter, Psychologische Beratungsstellen, Sozialämter, teilweise auch Ausländerämter. (Andere Bereiche, wie Zulassungsstellen, gehören eher weniger dazu und für diese sind, wenn überhaupt, andere agile Ansätze nützlich.) Deshalb möchten wir gerne auf den Artikel von Thomas verweisen: Link zum Artikel.