Es geht oft gar nicht um den großen Wurf, den man anstrebt: also eine ganze Verwaltung zu agilisieren. Sondern erst einmal klein anzufangen und mit ersten Beispielen aus dem agilen Methodenkoffer Erfahrungen sammeln. Trotzdem stößt man auf Hindernisse, bei sich („womit soll ich anfangen?“) oder anderen, die einen betrachten („was macht der denn da?“). Da könnte man gut einen Feedback-Partner brauchen, auch außerhalb der eigenen Behörde. Auf der Konferenz im Februar bieten wir dafür ein „Agiles Speed Dating“ an.
Problem beschreiben
Die Methode werden wir am Nachmittag des 10. Februar anbieten, wenn sich genügend Teilnehmer dafür interessieren (mindestens sechs).
Jeder Teilnehmende wählt dazu ein Thema oder eine Problemstellung aus, bei dem er sich gerne verbessern oder zu der er gerne Lösungen finden würde. (Das können sich unsere Leser natürlich auch jetzt schon überlegen.) Jede/r erhält 5 Minuten Zeit, um bis zu 5 Stichwörter oder Sätze auf eine Moderationskarte zu schreiben, um das Thema bzw. das Problem zu beschreiben. Jeder heftet dann die Karte an eine Pinnwand.
Danach erhält jeder Teilnehmer noch mal 5 Minuten Zeit. Jetzt besteht die Aufgabe darin, ein Bild zu malen oder eine Metapher zu finden, das ebenfalls ihr Thema wiedergibt (keine Angst, es geht nicht um die Erringung eines Kunstpreises; dieses Bild wird auch nicht an die Pinnwand geheftet, sondern bleibt beim Teilnehmenden – es dient nur zur eigenen besseren Einstimmung).
Das Speed Dating starten
Jetzt teilen sich die Teilnehmer in Paare auf. Das können sie anhand der „Fragestellungskarten“ machen, die zusammen passen oder die gerade besonders unterschiedlich sind. Zu jedem Paar gesellt sich eine dritte Person, die den externen Beobachter spielt („Scrum Master“). Als Scrum Master fungieren Konferenzteilnehmer, die am Speed Dating nicht aktiv teilnehmen wollen, aber sich dafür zur Verfügung stellen.
Jedes Paar erhält wiederum ein Zeitintervall von 10 Minuten zur Verfügung (wird strikt eingehalten – darauf achtet unter anderem der Scrum Master, der dabei sitzt und zuhört). In den ersten 5 Minuten wird das Thema von Person A diskutiert und mögliche Lösungen oder Verbesserungsansätze gesucht und auf eine weitere Moderationskarte geschrieben.
Nach 5 Minuten tauscht das Paar die Rollen. Jetzt hat Person B Zeit, ihre Fragestellung zu diskutieren und mögliche Lösungen oder Verbesserungen aufzuschreiben.
Wenn die 10 Minuten um sind, tritt der Scrum Master in Aktion. Er hat pro Teilnehmer 2 Minuten Zeit, um auf den Diskussionsprozess einzugehen: Wurde das Problem klar und verständlich geschildert? Konnte der Diskussionspartner aus seiner Sicht etwas beitragen? Gab es Hindernisse im gegenseitigen Verständnis?
Nach diesen 14 Minuten werden neue Paare gebildet und die Übung beginnt wieder von vorn. Das Ganze wird 3 Mal durchgeführt (Zeitbedarf insgesamt knapp eine Stunde). Danach sollte jeder Teilnehmende einige Vorschläge auf seine Moderationskarten geschrieben haben.
Zwischenauswertung
Die erfolgt im Plenum anhand der Fragen:
- Wie hat sich die Diskussion in den 2+1-Gruppen angefühlt? Wie fühlt es sich jetzt an?
- Was war besonders?
- Was für Ergebnisse habt ihr erarbeitet?
- Können wir dieses Vorgehen verbessern?
aktivitäten-planung
Jeder Teilnehmende wählt von seinen Vorschlägen, die er gesammelt hat, genau einen aus, den er in einem nächsten persönlichen „Sprint“ umsetzen will. Also der Vorschlag, der den größten Nutzen, die größten Erfolgschancen und/oder den geringsten Aufwand bedeutet.
Auf eine Aktionskarte = weitere Moderationskarte wird das Thema, die ausgewählte Aktivität und das Datum des Sprintendes geschrieben. Hinzu kommt ein Unterstützer: der Teilnehmende kann sich einen anderen Teilnehmer wählen, der ihm während des Sprints und zum Sprintende als Feedback-Geber zur Verfügung steht. (Welcher Teilnehmende welchen anderen Teilnehmenden auf diese Art unterstützt, ist Verhandlungssache im Plenum. Aber jeder muss bereit sein, diese Rolle zumindest bei einem anderen zu übernehmen – sonst klappt die Sache nicht. Das ist schon Eintrittsbedingung in den Workshop.) So werden vielleicht auch länger dauernde Kontakte über die Behördengrenzen hinweg hergestellt.
Quelle
Die Methode beruht auf der Darstellung in https://vinylbaustein.net/2011/07/04/agile-speed-dating/ und wurde von uns an die Konferenzumstände angepasst.
Agile Verwaltung 
Hat dies auf Toms Gedankenblog rebloggt und kommentierte:
Hat was …
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