Das Rahmenwerk Scrum umfasst insgesamt 4 verschiedene Besprechungsformen mit unterschiedlichen Zielsetzungen:
- Sprint Planning (Planungsphase für einen Sprint)
- Daily Scrum Meeting (tägliches Treffen des Arbeitsteams)
- Sprint Review (Präsentation der Arbeitsergebnisse am Ende des Sprints)
- Sprint Retrospektive (ein Rückblick auf den vergangenen Sprint mit dem Ziel die Zusammenarbeit zu verbessern)
Tägliche Synchronisation des Teams
Heute möchten wir das Daily Scrum Meeting, also die tägliche Arbeitsbesprechung des Arbeitsteams, herausgreifen und zeigen, wie sich die Idee dahinter in den Arbeitsalltag integrieren lässt. Die tägliche Arbeitsbesprechung hat eine maximale Zeitdauer von 15 Minuten (Timebox). Diese wird nicht überzogen. Die zeitliche Begrenzung der Besprechungsdauer macht es für alle Beteiligten insofern einfacher, als dass jeder weiß, wie viel Zeit er einplanen darf. Interessanterweise führt die Verknappung der Besprechungszeit zu einer extremen Selbstdisziplinierung. Jeder der Beteiligten hält sich in aller Regel kurz und knapp. Verstärkt wird der Effekt durch, dass diese tägliche Besprechung zumeist stehend durchgeführt wird.
Besonderes Merkmal dieser Arbeitsbesprechung ist auch, dass sie täglich zur gleichen Zeit und am gleichen Ort abgehalten wird. Eine Idee, die sich übrigens durch das ganze Scrum-Rahmenwerk zieht. Der Aufwand für Terminabstimmung und Planung entfällt. Jeder weiß, wann und er oder sie mit den Kollegen zusammentreffen. Das schafft Verlässlichkeit und einen stabilen Rhythmus.
Das Ziel des täglichen Arbeitstreffens ist die Synchronisation der Arbeit im Team. Das Scrum-Rahmenwerk geht davon aus, dass sich das Team selbst organisiert und jeder selbstständig an den definierten Aufgaben arbeitet. Damit jeder den Sachstand kennt und der Informationsfluss gesichert ist, bringt sich das Team in der fünfzehnminütigen Besprechung kurz auf den aktuellen Stand. Jedes Teammitglied ist am Ende über den aktuellen Sachstand informiert und kann die Folgen für seine eigene Arbeit abschätzen. Jeder hat ein Gesamtbild der Sachlage. Außerdem kann sich jeder auf diese Weise mögliche Unterstützung seiner Kollegen sicher sein.
Die drei Fragen
Jedes Teammitglied beantwortet dabei drei Fragen:
- Was habe ich seit dem letzten Daily Scrum für das Sprintziel erledigt?
- Was plane ich, bis zum nächsten Daily Scrum für das Sprintziel zu erledigen?
- Gibt es Dinge, die mich dabei behindern können?
Das tägliche Treffen das Arbeitsteams dient nicht dazu, Probleme zu lösen. Sondern ist ausschließlich dazu gedacht, dass sich die Teammitglieder gegenseitig informieren. Zeichnet sich ein zusätzlicher Gesprächsbedarf ab, wird hierfür ein separater Termin mit denjenigen vereinbart, die erforderlich sind.
Moderation
Üblicherweise nimmt auch der sogenannte Produkteigentümer sowie der Scrum Master an dieser täglichen Besprechung teil. Der Produkteigentümer vertritt die Interessen des Auftraggebers. Durch seine Teilnahme erfährt den aktuellen Stand und kann im Bedarfsfall Fragen beantworten. Der Scrum Master nimmt in einer moderierenden Rolle an der täglichen Teambesprechung teil. Dieser dokumentiert die Rückmeldungen im Hinblick auf die Arbeit behindernden Hindernisse, damit diese entweder – wenn sie akut sind – im Nachgang beseitigt werden oder später im Zuge der Sprint Retrospektive genauer betrachtet werden können. Gleichzeitig achtet er auch darauf, dass die Besprechung pünktlich begonnen und mit Ablauf der definierten Zeitdauer beendet wird.
Übersetzung in den Arbeitsalltag
Wie lässt sich das Daily Scrum Meeting in den Arbeitsalltag integrieren? Jeden Tag trifft sich das Team in einer ruhigen Ecke des Büros rund um einen Stehtisch. Gleiche Zeit, gleicher Ort. Es wird pünktlich begonnen. Jeder berichtet kurz über den vergangenen Arbeitstag und was am heutigen Tag ansteht. Damit weiß jeder im Team genau, welcher Kollege möglicherweise Unterstützung braucht, wo es gerade klemmt und wer gegebenenfalls in die Bresche springen kann. Fällt ein Kollege unerwartet aus, können die anderen einschätzen, wie der Stand der Dinge ist. Beispiel: Die Kollegin Schmidt hat eine schwere Grippe niedergestreckt. Durch die tägliche Sychronisation wissen die Kollegen, woran sie gearbeitet hat und können den Bearbeitungsstand einschätzen und reagieren. Sie wissen, welche Themen akut sind und trotz Ausfall von Frau Schmidt unbedingt erledigt werden müssen.
Durch die tägliche Synchronisation werden Schnittstellen, Überschneidungen aber auch Probleme schneller sichtbar. Der Erfahrungsaustausch wird erleichtert. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, wie der Kollege Mayer berichtet, dass er bei der Bearbeitung eines Sachverhalts auf eine Frage gestoßen ist, die er nicht ohne Weiteres beantworten kann. Frau Müller fällt auf, dass sie einen ähnlichen Fall bereits hatte. Sie kann nun reagieren und Herr Mayer anbieten, ihre Erkenntnisse weiterzugeben. Die beiden vereinbaren daher, am Ende der täglichen Arbeitsbesprechung, dass sie sich zusammensetzen und über die Besonderheiten sprechen.
Fazit
Auch wenn Sie das Scrum-Rahmenwerk nicht einsetzen, lassen sich einzelne Elemente, wie die beschriebene tägliche Arbeitsbesprechung, gut in den Arbeitsalltag integrieren. Der Aufwand ist vergleichsweise gering, da durch die zeitliche Limitierung keine ausufernde Besprechung entsteht. Die Rhythmisierung und Fixierung von Ort sowie Zeit minimieren den organisatorischen Aufwand. Gleichzeitig ergibt sich durch die tägliche Synchronisation ein erheblicher Mehrwert für das Arbeitsteam.
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