Erarbeitung von Ergebnissen in großen Gruppen: Die Methode Open Space

Auf unserer Konferenz „Agile Verwaltung“ am 10. Februar 2017 (2016_12-16_flyer_fav_konferenz_2017) haben wir zwei Stunden am Nachmittag (von 14 bis 16 Uhr) frei gelassen, d. h. es gibt keine feste Tagesordnung. Das bedeutet aber nicht, dass dieses Zeitintervall völlig ungeplant ist. Vielmehr wollen wir dort den Teilnehmenden die Möglichkeit geben, ihre eigenen Fragen und Interessen einzubringen und selbstorganisiert zu gestalten. Den Rahmen dafür bildet die Methode Open Space, mit der große Gruppen von Menschen, die sich in der Regel nicht kennen oder nicht zu kennen brauchen, in kurzer Zeit produktive Ergebnisse erarbeiten. So wollen wir auf der Konferenz nicht nur über Agilität sprechen, sondern sie so weit wie möglich praktizieren.Open Space ist eine Methode, die von Harrison Owen in den 1990er Jahren entwickelt wurde. /1/ Sie erlaubt es Gruppen zwischen ca. 30 und mehreren Tausend Personen, einen Austausch über ein gemeinsam interessierendes Thema zu organisieren und dabei zu praktischen Ergebnissen zu kommen.

Der Start

Unser Open Space beginnt mit einem Motto und einer leeren Tagesordnung. /2/ Das Motto am Konferenznachmittag könnte zum Beispiel lauten: „Wie weiter an der Agilität arbeiten?“. Und die leere Tagesordnung hat in etwa folgende Gestalt:

(Diese Tagesordnung ist extrem gestrafft. Richtige Open Space-Veranstaltungen sollen zwei Tage dauern. Auf unserer Konferenz kann es nur um ein erstes Hineinschnuppern in die Methode gehen.)

In der Einstimmung geht es um die Erklärung der Methode, also im Kern um den Inhalt des vorliegenden Artikels.

Marktplatz der Themen

Auf dem dann folgenden Marktplatz der Themen hat jeder Teilnehmende die Möglichkeit, ein Thema zur Diskussion anzumelden, das ihm am Herzen liegt. Damit übernimmt er auch die Verantwortung, eine entsprechende Diskussionsgruppe zu moderieren. Er schreibt das Thema auf ein Post-It, dazu sein Kürzel und heftet es vor der Gesamtgruppe an die Wand. Dabei liest er das Thema vor, und die Teilnehmer können Verständnisfragen stellen.

Natürlich können auch wir als Veranstalter Themen vorschlagen, aber völlig gleichberechtigt mit allen anderen Teilnehmern. Wir haben im Vorfeld einige Themen überlegt:

• Visualisierungstechniken
• Lean Coffee in Aktion
• Agiles Speed Dating
• Lego Serious Play

Es kann aber durchaus sein, dass diese Themen gar nicht zum Zuge kommen.

Denn wir gehen davon aus, dass auch die Teilnehmenden mit spezifischen Anliegen gekommen sind. So liegen uns einige Anmeldungen aus Pflegeeinrichtungen vor (Caritas, Diakonien), die vermutlich den Austausch mit Ard Leferink von Buurtzorg suchen und sich vielleicht auch untereinander vernetzen wollen. Es könnte also sein, dass ein Thema der Art „Agile Pflege – auch in Deutschland“ vorgeschlagen wird.

Oder ein Thema „Agile DMS-Einführung“. Denn auch einige Projektleiter von DMS-Projekten sind unter den Angemeldeten und haben vielleicht besonderes Interesse, sich mit Frau Keller und Herrn Antochin vom DMS-Projekt des Bistums Fulda und untereinander auszutauschen.

Die Tagesordnung wird geschrieben

Sind die Themen gesammelt, kann jeder Teilnehmer sein Kürzel auf zwei der ihn interessierenden Post-Its vermerken. Wie man oben an der leeren Tagesordnung sieht, sind sechs mögliche Themenblöcke vorgesehen (gelbe Kästchen A1 bis A3 und B1 bis B3). Wenn es mehr als sechs Themenvorschläge gibt, finden nur die mit den meisten Interessenten statt. /2/

Erst jetzt werden die Haftnotizen den Leerstellen für die Themenblöcke zugeordnet, und zwar möglichst so, dass alle Interessenten auch wirklich beide ihrer gewünschten Arbeitsgruppen besuchen können. (In richtigen Open Space Veranstaltungen kann diese Zuordnung relativ breiten Raum einnehmen. Es wird verhandelt, ob bestimmte Themen nicht besser zusammengelegt werden können usw.)

Die Arbeitsgruppen

Dann verteilen sich die Teilnehmer auf die ersten Gruppen mit den Themen A1 bis A3. Jede Gruppe dokumentiert während oder am Ende der Diskussion ihre Ergebnisse auf einer Flipchart. Dabei sollen auf jeden Fall das Thema der Arbeitsgruppe, der Initiator, die Teilnehmenden und die Diskussionsergebnisse bzw. Empfehlungen notiert werden.

Am Ende der Diskussionszeit (auf unserer Konferenz nur 30 Minuten) werden die Flipchartprotokolle an einer Wand ausgestellt. Alle Konferenzteilnehmer können sich die Ergebnisse anschauen und eventuell Fragen stellen.

Dann startet der zweite Themenblock B1 bis B3 nach dem gleichen Schema.

Die vier Grundsätze und ein Gesetz

Owen hat vier Grundsätze formuliert, denen Open Space-Veranstaltungen gehorchen sollen:

Diese Grundsätze stellen hilfreiche Tipps für die Teilnehmer von Open Space dar. Sie sollen keine „Regeln“ im Sinne eines Korsetts sein.

Gemeint ist Folgendes:

• Es spielt keine Rolle, wie viele Leute kommen oder welche Position sie haben.
• Es kommt nur dann zu echten Lernerfahrungen und wirklichen Fortschritten, wenn wir uns über unsere ursprünglichen Pläne und Erwartungen hinauswagen. Wenn alles immer so laufen würde, wie wir es erwarten, wäre das Leben extrem langweilig.
• Kreativität und geistige Energie richten sich nicht nach der Uhr. Sie treten nur dann in Erscheinung, wenn ihre Zeit gekommen ist.
• Wenn alles Wesentliche besprochen ist, hört man auf. Man sitzt nicht die Zeit ab. Aber auch die Umkehrung gilt: Nicht vorbei ist nicht vorbei. Dann verlängert man die Arbeitsgruppe eben.

Das bedeutet, dass niemand gezwungen ist, in einer Arbeitsgruppe zu bleiben, nur weil er sich dort eingetragen hat. Wenn er merkt, dass das Thema ihn doch nicht so brennend interessiert. Wenn ein Vielredner die Gruppe als besetztes Land behandelt. Oder aus welchen Gründen auch immer: jeder Teilnehmer kann sich aus einer AG verabschieden, eine andere AG aufsuchen oder einfach Pause machen und einen Kaffee trinken.

Dazu gehören auch das Phänomen, das Owen „die Hummeln“ nennt. Hummeln halten sich nie lange in einer Gruppe auf, sondern wandern von Ort zu Ort. Das ist nicht nur erlaubt, sondern erwünscht. Sie sorgen für wechselseitige Bereicherung der Gruppen.

Das Protokoll

Am Ende der Themengruppen werden alle Flipcharts abfotografiert und auf einem PC in ein Protokollformular eingefügt. Das Protokoll wird ausgedruckt und an alle Teilnehmer verteilt. Ziel ist es, dass wenige Minuten nach Ende des Open Space alle über ein Protokoll mit den wichtigsten Ergebnissen verfügen.

Anmerkungen

/1/ Harrison Owen: Open Space Technology. Ein Leitfaden für die Praxis. Schäffer-Poeschel-Verlag, 2011. ISBN: 978-3-7910-3134-7

/2/ Owen plädiert dafür, keine Matrix in Agendaform aufzustellen, sondern die Themen jeweils zwischen zwei Zeitfenstern neu zu ordnen. Die hier vorgeschlagene Form ist weniger agil, aber der sehr kurzen Zeit angemessener.