Aus der agilen Methodenkiste: Wissenstransfer als „Stellen-Navi“

Von 2021 an werden nach den Hochrechnungen rund doppelt so viele Beschäftigte in Organisationen in Rente gehen wie noch ein Jahr zuvor. Hinzu kommt die „natürliche“ Fluktuation, weil Menschen Arbeitsplätze intern oder extern wechseln. Personaler und Führungskräfte werden dadurch in Zukunft mehr Mühe haben, geeignetes Personal zu bekommen und schnell einsetzen zu können. Spätestens jetzt werden Methoden interessant, die neuen MitarbeiterInnen die Einarbeitung erleichtern und pragmatisch und ohne großen Aufwand einsetzbar sind. Ich stelle Ihnen hier den Wissenstransfer vor, synonym mit den Begriffen Wissensstafette und Expert Debriefing.

Wissenstransfer – was ist das?

Die Bezeichnung Wissenstransfer ist eigentlich irreführend. Wissen in dem Sinne kann nicht 1:1 von einer Person an eine andere transferiert werden wie eine Bluttransfusion. Gemeint ist, der Wissensempfängerin einen Überblick zum Beispiel über eine Stelle, eine große Aufgabe oder ein Projekt zu geben. So bekommt sie den Blick fürs Ganze und kann sich bei Bedarf zu ausgewählten Punkten weitere Informationen besorgen. Der Wissenstransfer läuft so, dass in einem kleinen Workshop anhand verschiedener Fragen Hinweise zur Aufgabe/Stelle zusammen getragen, live dokumentiert und anschließend in einem „Logbuch“ aufbereitet werden.

Wie wird der Wissenstransfer durchgeführt?

Der Workshop für den Wissenstransfer wird von einer Person moderiert, die eine Art Interview mit der Wissensgeberin durchführt und währenddessen die berichteten Informationen auf vorbereiteten Metaplantafeln und Flipcharts oder digital und mit Beamer visualisiert notiert. Der Wissenstransfer kann in zwei Varianten stattfinden: Die Wissensempfängerin verfolgt die Durchführung der Dokumentation des Wissens im Workshop mit und erhält die wichtigsten Informationen im Original-Ton. Oder, falls die Wissensempfängerin die Nachfolge auf der Stelle erst später antritt, wird ihr die Dokumentation des Wissenstransfers, der zu einem früheren Zeitpunkt erfolgt ist, übergeben und erläutert. Im Idealfall nehmen an dem Workshop neben der Wissensgeberin die Führungskraft, die Stellvertretung und weitere KollegInnen aus dem Bereich teil. Für den Workshop ist ein halber bis zu einem ganzen Tag zu veranschlagen.

Welche Themen umfasst der Wissenstransfer?

Ziel des Wissenstransfers ist, der Nachfolge auf einer Stelle einen Überblick über die wichtigsten Themen, Vorgehen und Kontakte zu geben, sozusagen die Landkarte der Stelle in einem großen Maßstab zu zeigen. Die später fertiggestellte Dokumentation des Wissenstransfers kann also wie eine Routenbeschreibung durch die wesentlichen Stelleninhalte leiten.
Die Themen im Wissenstransfer sind in folgender Wissenstransfer-Canvas dargestellt. Die einzelnen Felder entsprechen den Fragen im Workshop:

Die Vor- und Nachbereitung des Wissenstransfers

Vor dem Workshop dient ein erstes Gespräch der Moderatorin mit der Wissensgeberin und der Führungskraft der Klärung des Auftrags. Dabei werden die wesentlichen Inhalte des Wissenstransfers besprochen und die Teilnehmenden ausgewählt. Die Wissensgeberin bereitet sich auf den Workshop vor und stellt relevante Informationen zusammen. Die Moderatorin wiederum sorgt für die leeren Plakate und Medien zur Dokumentation. Nach dem Workshop können die notierten Themen zum Beispiel in dem MS-Office-Tool OneNote in ein Logbuch übernommen werden. Anschließend wird der Entwurf von der Wissensgeberin überarbeitet und – sofern die Zeit vorhanden ist – um Informationen wie z. B. Kontaktdaten ergänzt. Hier ein Beispiel für einen Wissenstransfer mit einer Wissensmanagerin, ansatzweise ausgefüllt:

Wann, in welchen Bereichen und für welche Stellen ist der Wissenstransfer geeignet?

Der optimale Zeitpunkt für den Wissenstransfer ist sechs bis neun Monate vor dem Austritt der Wissensgeberin. So bleibt noch genügend Zeit, die wichtigsten Kontakte und weitergehende Informationen zu ergänzen. Aber auch im Fall einer kurzfristigen Kündigung von Beschäftigten können mit dem Workshop die relevanten Informationen zusammengefasst werden. Durch seine universellen Aspekte ist der Wissenstransfer grundsätzlich für alle Führungsebenen und Bereiche einer Organisation geeignet. Je nach Komplexität der Stelle gehen die dokumentierten Informationen dann eben mehr oder weniger ins Detail.

Wie hoch ist der Aufwand und wie gewinnt man Führungskräfte und Wissensgeber für den Wissenstransfer?

Für einen Wissenstransfer kann man einen Workshop von rund einem halben Tag bis zu einem ganzen Tag veranschlagen, zusätzlich etwa die gleiche Zeit für Vor- und Nachbereitung. Die Erfahrungen zeigen: Führungskräfte haben ein grundsätzliches Interesse an der Durchführung eines Wissenstransfers, weil so ein reibungsloserer Übergang von Personalwechseln stattfinden werden kann. Ein erfolgter Wissenstransfer gibt außerdem Sicherheit, dass Unterlagen zu den wichtigsten Aufgaben zu finden sind. Die Wissensgeberinnen fühlen sich durch die Anfrage fast immer wertgeschätzt und sind gerne bereit, ihr Wissen zu teilen.

Welchen Nutzen bringt ein Wissenstransfer?

Das Ergebnis des Wissenstransfer-Workshops ist ein Arbeitsplatz-Logbuch, in dem die wichtigsten Informationen zur Stelle zusammengefasst sind. Dieses Logbuch ermöglicht der Nachfolge oder dem Vertretenden, bei Bedarf gezielt ausgewählte Themen weiterzuverfolgen und sich Details anzuschauen. Diese Landkarte der Stelle kann wie ein Navi genutzt werden. Sie gibt Orientierung und reduziert die vielfältigen und umfangreichen Inhalte der Stelle zunächst auf das Wesentliche.

Fazit

Ein Wissenstransfer zeigt die wichtigsten Informationen und Erfahrungen, die dem neuen Stelleninhaber den Einstieg erleichtern. Das hier beschriebene Vorgehen für einen Wissenstransfer ist ohne große Vorbereitung, schnell, mit wenig Aufwand und effizient durchzuführen und liefert sofort Ergebnisse. Die Methodik ist leicht einzuführen, umzusetzen und gelingt immer. Der Aufwand für Moderatorin und Wissensgeberin beläuft sich auf ca. zwei Tage, für die weiteren Teilnehmenden auf rund einen Tag.
Als Arbeitgeber oder Personaler macht es sich auch gut, den Bewerbern in der Stellenanzeige oder im Vorstellungsgespräch die Ergebnisse für eine gute Einarbeitung in Aussicht stellen zu können.
Viel Erfolg beim Ausprobieren! 😊

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