Für das Jahr 2020 hatte ich den Besuch einiger spannender Konferenzen zum Austausch unter Gleichgesinnten geplant und eigene Ideen für Großveranstaltungen in der Fortbildungsakademie weiterentwickelt. Ein besonderes Anliegen war mir, unsere im Oktober 2019 erfolgreich gestartete Veranstaltungsreihe NEW WORK DAY zum Thema „Agiles Arbeiten“ weiterzuspinnen und offene Veranstaltungsformate wie das Barcamp zu zelebrieren. Beflügelt von den positiven Feedbacks vieler Mitarbeitenden und Führungskräfte zum Agilen Manifest und dem großen Interesse an alternativen Arbeitsmethoden und agilen Einflüssen ereilte uns im März Corona mit Wucht. Alle Planungen wurden „auf Eis gelegt“.
Diese Pandemie betrifft und bewegt uns alle. Für die anhaltende Krise gibt es keinen Plan. Willkommen in der VUKA-Welt!
Mein Name ist Nicole Kaul, seit nunmehr zwei Jahren leite ich den Fachbereich Digitalisierung an der Fortbildungsakademie des Ministeriums des Innern NRW. Neben den allgemeinen Digitalisierungsthemen bin ich auch für das Angebot zu Methodenkompetenzen an der Akademie zuständig. Mit unserem Veranstaltungsangebot möchte ich vor allem agilen Arbeitsmethoden Raum in der Landesverwaltung verschaffen, effektive Alternativen anbieten und die Menschen durch nachhaltige Netzwerkarbeit zusammenbringen.
Nach den ersten Tagen und Wochen der Krisenbewältigung tauschte ich mich im Rahmen einer Webkonferenz mit Kolleg*innen sowie Freunden des Forums Agile Verwaltung aus, um über die Auswirkungen der Pandemie zu sprechen. Wie beeinflusst der Lockdown das gesellschaftliche Leben? Welche Auswirkungen hat die Krise auf die Arbeitswelt? Wie kann Kollaboration der Zukunft aussehen? Was lernen wir daraus? Ein tolles Format mit interessanten und wertvollen Impulsen.
Nach einem aufschlussreichen Gespräch mit Wolf Steinbrecher vom Forum Agile Verwaltung war die Idee gereift: eine Webkonferenz für das Team der Fortbildungsakademie; ein digitaler Austausch mit dem Ziel, positive Erfahrungen und zu bewahrende Entwicklungen aus der Krise zu sammeln und zu diskutieren. Der Referent wies auf vorangegangene größere Krisen hin, nach denen es den Menschen nicht möglich gewesen zu sein scheint, positive Veränderungen aus der Krise zu bewahren. Aber warum? Was war passiert? Nun – der Mensch ist eben ein Gewohnheitstier. In der Krise sind wir in der Lage, uns anzupassen. Aber wenn die Krise vorüber ist, verfallen wir wieder in unsere alten Muster. Wir brauchen Kontinuität und ein stabiles Umfeld; das gibt uns die nötige Sicherheit.
Alle interessierten Mitarbeiter*innen und das Leitungsteam diskutierten in drei Webkonferenzen über eigene Erfahrungen und positive Auswirkungen der Krise. Gezielte Fragestellungen und kurze Impulse förderten einen guten Austausch über eigene Empfindungen und Erlebnisse der letzten vier Monate. Wertvoll und bereichernd habe ich die kurzen aber intensiven Gespräche in den Break-Out-Rooms empfunden. Wir tauschten uns zu viert darüber aus, dass Mitarbeitende, die vielleicht sonst zurückhaltender sind, in der Krise ihre Stärken zeigen und ihre Anpassungsfähigkeit darlegen konnten. Das hat viele von uns positiv überrascht. Wir lernten uns plötzlich von einer anderen Seite kennen und dies war spannend und beeindruckend zugleich.
Es ist erstaunlich, wir arbeiten so eng und intensiv miteinander und doch stellten wir in diesen Unterhaltungen unterschiedliche Auffassungen und durchaus differenzierte Blickwinkel heraus. Ein zentrales Thema war zum Beispiel der Umgang mit Homeoffice. Bisher wurde Telearbeit durch alle interessierten Mitarbeitenden in einem geregelten Umfang genutzt. Die Telearbeitstage waren fix und das Verschieben einzelner Tage wurde bis dato immer wieder kritisch betrachtet, da man in Sorge war, den Kontakt zueinander zu verlieren. Was aber hat die Krise gezeigt? Ist der soziale Kitt verloren gegangen? Es hat sich gezeigt: Nähe ist keine Frage der Entfernung! Die Mischung von Präsenz und Telearbeit macht es.
Kritiker der Telearbeit zeigten sich im Rahmen der andauernden Telearbeit erstaunt über die gute Zusammenarbeit auf Distanz. Man habe entdeckt, wie effizient einige Prozesse sich plötzlich entwickelt und wie effektiv Telearbeit sich dargestellt hätten. Bisherige Freunde der Telearbeit hingegen machten im Dialog deutlich, wie wichtig doch auch die Präsenz im Büro sei. Das Gespräch Face-to-Face, die kleinen Unterhaltungen zwischen Tür und Angel und die Raucherpause (auch für Nichtraucher) vor dem Gebäude bekamen plötzlich einen besonderen Stellenwert. Die gute Mischung von Präsenz und Telearbeit macht es. Wir nutzten die Zeit, um einzelne Punkte zu fokussieren und hierfür künftige Umsetzungsstrategien herauszuarbeiten. Die Regelungen zur Telearbeit zum Beispiel sollen weiter erprobt und evaluiert werden, um den Teams auch künftig mehr Eigenverantwortung zu übertragen. Ein weiterer Impuls ist die Einführung eines regelmäßigen Lean coffees, um den Austauschs untereinander und die Achtsamkeit aufeinander zu fördern. In einem offenen Format sollen so frühzeitig Impulse aus den Teams aufgenommen und besprochen werden können.
Besonders gefallen hat mir in den Webkonferenzen die Konzentration dieses digitalen Formats auf die für uns wesentlichen und entscheidenden Themen. Durch gezielte Inputs erhielten wir in sehr kurzer Zeit eine Idee davon, welche durch die Krise hervorgetretenen Veränderungen zukunftsfähig sein würden.
Ich freue mich auf weitere spannende Ideen, um diese und ähnliche Webkonferenzen künftig auch für die Netzwerkarbeit in der gesamten Verwaltung nutzen zu können.
Agile Verwaltung 