Online-Barcamp „Verwaltung. digital. gestalten“ am 20. August 2020. Beiträge des FAV.

Mit Beteiligung von Fraunhofer FOKUS hat der NExT e.V. (ein Netzwerk aus Vordenkenden und aktiv Gestaltenden der Digitalisierung im öffentlichen Sektor, https://www.next-netz.de/) vergangene Woche ein Barcamp veranstaltet (https://www.fokus.fraunhofer.de/de/dps/barcamp_200820).

Corona-konform wurde das Barcamp vollständig online durchgeführt. Ein anspruchsvolles Experiment für die Veranstalter, die Sessiongeber und die Teilnehmer*innen gleichermaßen. Und ein vollkommen gelungenes, das war das jedenfalls das einhellige Feedback am Ende der Veranstaltung.

Die Teilnehmer*innen tummelten sich schon zu Beginn munter im virtuellen Café zum angeregten Austausch. Daran schloss sich das erste Highlight an: Die Networking Session. In einer Art Speedchatting wurde man dort nach dem Zufallsprinzip automatisch mit einer anderen Person verbunden und hatte drei Minuten Zeit sich kennenzulernen. Einfach klasse!

Bei den folgenden drei Sessionblöcken hatte man einmal mehr die Qual der Wahl, weil so viele interessante Themen parallel liefen. Immerhin bot die virtuelle Plattform (Hopin) die Möglichkeit, ganz easy zwischen den Sessions hin- und herzuwechseln, so dass man auch einmal kurz in eine andere Session hineinschnuppern konnte.

Vom Forum Agile Verwaltung wurden zwei Sessions gestaltet. Auf Bitten einiger Teilnehmer stellen wir hier einige Ergebnisse bereit.

„Let‘s talk about … SCRUM & CO“

Unter diesem Titel hatten Peter Bauer vom FAV und ein Sessionpartner (Name und Organisation bleiben ungenannt, da das Barcamp unter der Chatham House Rule veranstaltet wurde) zum Austausch zu Agilen Methoden eingeladen.

Los ging die Session mit zwei Kurzimpulsen der Sessiongeber. Zum einen wurde ein Werkzeugkoffer für Agile Methoden vorgestellt und zum anderen die Frage angerissen, welche Anpassungen notwendig sind, um das Scrum-Framework gewinnbringend in Verwaltungen einsetzen zu können.

Die anschließende Diskussion drehte sich im Wesentlichen um die Frage, wie man Agile Praktiken in die Organisation beziehungsweise in den Alltag tragen kann. Dabei zeigte sich, dass Agile Praktiken schon vielfach benutzt werden, meistens in angepasster Form und häufig hybrid neben klassischen Methoden.

Entscheidend ist

  • die Methoden/Praktiken nur dort einzusetzen, wo es sinnvoll ist (kein Agiles Theater!),
  • die Nutzerperspektive einzubringen (wirklich!),
  • alles zu tun, um eine Fehlerkultur zu fördern,
  • anschauliche Methoden zu verwenden, wie beispielsweise Lego Serious Play,
  • eine Vision entwickeln (schriftlich), die man bei Bedarf zur Motivation aus der Schublade holen kann,
  • ein klares Okay der Hierarchie, dass agil gearbeitet werden soll,
  • der Wissenstransfer: Was hat funktioniert?
  • interne Methodenexperten zu finden, die anderen bei der Anwendung helfen.


Ganz wichtig: Wenn Neues ausprobiert werden soll, am besten

  • nicht sagen, dass es agil ist 😉 und
  • es so einfach machen wie möglich (keep it simple).

Digitalisierung als Rolle rückwärts?“

Wolf Steinbrecher vertrat in der Session gleichen Titels die These, dass bei Einführung der E-Akte oftmals die vollen Potenziale digitaler Arbeitsweisen nicht ausgeschöpft werden. In einem einleitenden Beitrag (20 Minuten! In einem Barcamp! Mit einer Sessionlänge von 45 Minuten … – stieß bei einigen Teilnehmenden auf Kritik.) brachte er drei Beispiele:

  • Das Herunterbrechen auch komplexer Prozesse (Genehmigung von Windparkanlagen) auf das Prinzip der „Einzelzuständigkeit“ von Sachbearbeitern für Teilfragen. Das führt zu zersplitterter Aktenführung.
  • Es wird nicht konsequent nach dem Prinzip „kollaborativer Workingplaces“ für cross-funktionale Teams gearbeitet. Die Bereitstellung von Teamsboards oder Chatrooms ist oft kein Thema.
  • Am Beispiel der E-Personalakte wurde gezeigt, wie herkömmliche Papierregister in die neue digitale Welt einfach importiert und dabei noch verkompliziert werden. Mehrarbeit und weniger Übersicht ist die Folge für die Mitarbeitenden.

Die Präsentation könnt ihr euch hier herunterladen (zur beliebigen Verwendung nach Common Licence):

Die Diskussion wurde mit der Plattform Mentimeter unterstützt, die man sehr schnell erklären kann. Dort wurden als erstes Antworten auf die Frage

Wo seht ihr alte Zöpfe in unseren Arbeitsweisen,
die nicht mehr zeitgemäß sind?

gesammelt. Hier die Ergebnisse (grob nach Themen geclustert):

Angst vor Change „Unterschriftserfordernis“ im Kopf, aber gar nicht als gesetzliche Vorgabe
  Angst des Nutzens von Chatfunktionen
  Angst vor Arbeitskontrolle
  fehlende Rechtskenntnis (Schriftform ja/nein), Unsicherheit
  gefühlte Schriftformerfordernis
  Lösen von Problemen, indem Papier erzeugt wird (bspw. Erlass). Eine vorherige Information erfolgt nicht, sodass eine Rückflut an Nachfragen erfolgt.
  Oft wird nach Gründen gesucht  (um was zu verhindern / abzuschieben) statt nach Ideen, um etwas zu bewirken / anzuschieben
  Projektteamarbeit wird nicht erkannt
  veraltete Denkmuster / Angst vor Änderung
Papier Entscheidungen über Papierumlaufmappen herbeiholen
  interne Kommunikation durch Umlaufmappen
  Manuelle Verfügungspunkte – ohne digitales Nachhalten in To-Do Listen
  Papierantrag
  Papierbasierte Krank & Gesundmeldung
  Papierbelege einreichen
  Schriftformerfordernis im Kopf
Prozesse digitales Abspeichern von Dateien vs. Registratur – kein automaisierter Abgleich
  Hindernisse zu horizontaler Zusammenarbeit
keine Nachverfolgung von Vorgängen
  jede Person zeichnet/unterschreibt
  Sequentielle Abstimmungsprozesse
  Sequenzielle, hierarchische Abläufe
Keine Automatisierung wiederholter Abläufe, kein Fokus auf die „echten Entscheidungen“
  Unendliche Prozessketten
  Wasserfallprozesse
  Wenig Zentralisierung der Aufgaben – viele OE machen das Gleiche
schlechte Tools E-Akte ist erst in der Einführung, Zuviel noch auf Papier, keine Vernetzungstools für Projekte – bisher nur über einen gemeinsamen Speicherort
  email
filesystem zur Ablage
Silodenken
  manuelle Eingabe von Daten  – keine automatische Datenaktualisierung
  statische Vertretungsregelungen in Software
Strukturen Abteilungsübergreifende Projektteams, die sich wirklich für eine Sache begeistern und nicht nach Status o.Ä. ausgewählt werden
  Aktenzeichen
  Aktenzeichen
  Führungskräfte haben den besten Überblick
  Hierarchie
  Informationssilos als Machtmittel
  keine Prozessverantwortung
  mehrfache Ablage und Datenhaltung
  Organisationsformen müssen auf den Prüfstand
  Prozesse hängen an Personen und nicht an Rollen
  Silodenken
  starre Aktenpläne
  viele Strukturen sind aus der Praxis heraus entstanden und werden nicht hinterfragt. Wahrscheinlich muss man manches gar nicht erfassen/machen, was man schon immer getan hat. Aufgabenkritik.

Die zweite Frage lautete:

„Habt ihr Ideen für neue Arbeitsweisen?“

Darauf kamen folgende Antworten:

Kategorie Antworten
Kommunikation verbessern Matrixstrukturen implementieren
  regelmäßige Meetings mit Beteiligten „auf Augenhöhe“
  Strukturierter Informationsaustausch nach innen (z. B. im Referat) und nach außen (z. B. mit anderen Referaten) mithilfe guter dig. Tools
  Verantwortung abgeben – wie bekommt man seine Vorgesetzten dazu?, Tool für vernetzte Zusammenarbeit installieren
  Regelmäßig reden, austauschen
  Informationsplattform einrichten
Neue Strukturen Fachkarrieren ermöglichen
  Verantwortlichkeiten festlegen und transparent machen
  Beteiligte früh einbeziehen
  referatsinterne digitale to-do-listen
  Intern vorher abstimmen
  Belohnungssystem für Projektgeschäft, Führungsaufgaben im Projekt anerkennen
Projekterfahrungen nutzen Mehr Projektarbeit (und damit verbunden auch mehr Kompentenzen im übertragenen Rahmen)
  Projektdenken etablieren
  Vertrauen, hybride Vorgehensmodelle („außen“ Wasserfall, innen iterativ agil / prototypisch), Projektorganisation wirklich leben (neben der Linie)
  Prozesse identifizieren die sich für Pilotprojekte eignen
  Projekte bilden
Teamarbeit ermöglichen Arbeitsräume für Teamarbeit einrichten
  Colloborationstools nutzen / interdisziplinäres Arbeiten
  Erlaubnis crossfinktionale Teams zu bilden
  Führungskräfte sollten Referats- und Abteilungsübergreifendes Arbeiten ermöglichen
  Übersichtliche Dateiablage mit Suchfunktion, Erinnerungen und Chat

 

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