Kanban-Board sieht man erfreulicherweise häufiger. Sie sind gut geeignet, um den Arbeitsfluss darzustellen und damit evolutionäre Weiterentwicklung des Arbeitsflusses durch das System visuell zu unterstützen. Weniger gut geeignet ist das Kanban-Board allerdings für wiederkehrende Daueraufgaben und als visuelle Unterstützung der Wiedervorlage. Hier lohnt sich Blick auf sogenannte Kamishibai-Boards als Ergänzung.
Das Prinzip ist ähnlich. Wie beim Kanban-Board wird die Arbeit in Form von “Karten” in Spalten visualisiert. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass das Kamishibai-Board – anders als das Kanban-Board – nicht dem Strukturprinzip eines Prozessablaufs folgt, sondern eine periodische Abfolge in den Spalten darstellt. Es eignet sich daher sehr gut für wiederkehrende Aufgaben, die in einem wiederkehrenden Zyklus durchgeführt werden. Dies ist einer der Gründe, warum das Kamishibai-Board sehr häufig im “Instandhaltungsumfeld” zu finden ist.
Ähnlich wie bei Kanban wird hier auf einfache visuelle Signale gesetzt. Bei den analogen Kamishibai-Boards fällt auf, dass die “Karten”, auf denen die zu erledigenden Aufgaben stehen, zweifarbig sind. Es gibt eine “grüne” und eine “rote” Seite, die jeweils den Stand der Erledigung anzeigen. Auf diese Weise ist für alle sofort ersichtlich, was noch zu tun ist und was bereits erledigt wurde.
Häufig werden die “Kärtchen” für Notizen verwendet. Auf der “grünen” Seite wird dann meist notiert, wer wann was gemacht hat, während auf den roten Seiten für die Reflexion notiert wird, ob es besondere Vorkommnisse gab und was dagegen getan werden kann. Dadurch wird das kontinuierliche Lernen und Verbessern im Sinne von Kaizen unterstützt und befördert.
Aufgrund der periodischen Darstellung eignen sich Kamishibai-Boards sehr gut für wiederkehrende Aufgaben und bieten sich in adaptierter Form auch als “optische” Wiedervorlage für terminierte Aufgaben an, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen. Wiedervorlagen ordne ich in meinem persönlichen Kamishibai in der jeweiligen “Spalte” nach Fälligkeitsdatum. Elektronische Hilfsmittel erlauben es meist, eine Fälligkeitserinnerung zu setzen, die mich dann zusätzlich daran erinnert.
Das Beispiel in zeigt einen typischen Einsatz eines Kamishibai-Boards mit einer einfachen Dreiteilung: Wöchentlich | Monatlich | Jährlich. Wöchentlich müssen in unserem Beispiel die redaktionellen Beiträge und Veranstaltungstermine des Kulturamtes in das Redaktionssystem des Amtsblattes eingepflegt werden. Einmal im Monat wird die monatliche Terminübersicht für den Folgemonat als doppelseitige Beilage erstellt und einmal im Jahr das Veranstaltungsprogramm für die gesamte Stadt. Die Farbe signalisiert den jeweilige Erledigungsstand und damit den Handlungsbedarf.
Die rote Farbe signalisiert, dass die Aufgabe fällig ist, während die grüne Farbe anzeigt, dass die Aufgabe erledigt ist und derzeit kein Handlungsdruck besteht. Das ist der wesentliche Unterschied zwischen Kanban und Kamishibai. Kanban visualisiert den Arbeitsablauf. Man sieht, in welchem Arbeitsschritt sich eine Aufgabe gerade befindet und kann Blockaden erkennen. Das Kamishibai hingegen zeigt den jeweiligen Status an. Ein Blick genügt und wir erkennen durch die farbliche Markierung, dass es Aufgaben gibt, die noch nicht erledigt sind und routinemäßig erledigt werden müssen.
Idealerweise sind beide Boards parallel nebeneinander sichtbar, sodass beim täglichen Arbeitstreffen der gemeinsamen Planung alle Beteiligten erkennen, was der aktuelle Stand der zu erledigenden Arbeit ist und gemeinsam entscheiden können, welche Aufgaben durchgeführt werden können. In Kombination mit einem Obeya-Room hat man eine sehr gute visuelle Unterstützung in der Teamkollaboration. Alle erforderlichen Informationen werden sichtbar gemacht, Zusammenhänge werden dadurch klarer.
Agile Verwaltung 