Große Gruppen effektiv moderieren … mit gruppenbing

Als Großgruppenmoderation war mir schon die Methode Open Space bekannt. Dann erfuhr ich durch Zufall, der mir auf einer meiner vielen Zugheimfahrten auf dem Nebensitz Platz nahm, von einer weiteren Methode mit dem Namen gruppenbing. Der Zufall war ein junger Mann namens Alexander Tornow. Er weckte mein Interesse, weil er immer wieder einen bunten mit Buchstaben versehenen Würfel in die Hand nahm, drehte und sehr nachdenklich wirkte, bevor er wieder etwas in seinen Rechner tippte. Immer neugieriger werdend fragte ich, was genau er denn da mache: Alexander hat eine Methodik weiterentwickelt, mit der Entscheidungsprozesse, bei denen viele Personen beitragen müssen/sollten, effizient gestaltet werden können. Der Würfel diene ihm dazu, die Planung für die Teilnehmer durch diverse Gruppen und Rollen vorzunehmen. Ich gestehe, ich war am Ende sehr beeindruckt. Es brauchte dann ein Jahr, als mich sein Anfrage erreichte, ob ich nicht Zeit und Lust hätte, den Prozess einmal als aktiver Teilnehmer mitzzerleben. Und über diese für mich sehr emotionales Erlebnis möchte ich nun berichten.

Zum Live-Event

Das Thema, an dem 36 Teilnehmer arbeiten sollten, war Corporate Social Responsibility (CSR) = nachhaltiges Wirtschaften. Eingeladen hatte der Dozent Thomas Webers von der Hochschule Fresenius seine StudentInnen sowie VertreterInnen aus der Wirtschaft. Das Live-Event diente den StudentInnen gleichzeitig dazu, die Methode gruppenbing kennenzulernen als auch das Thema CSR zu erforschen. Gecoacht wurden vier junge Moderatorinnen von den beiden Machern der Methode, von Alexander Tornow und Steffen Bahnsen.

Zur Genese der Methode

Alexander hatte, wie viele Andere vor ihm auch, bemerkt, dass immer mehr Vorhaben das Know-hows vieler Personen bedürfen, d.h. die unterschiedlichsten Experten müssen ihr Wissen für den Projekterfolg einbringen, damit das Ergebnis gut ist. Doch Abstimmungsprozesse in großen Gruppen würden sich meist uneffektiv gestalten. Wer kennt das nicht:

• die Lautesten und versierten Redner setzten sich durch
• der Großteil des gemeinsamen Wissens wurde nicht eingebracht
• Inhalte blieben auf der Strecke.

Trotz langwieriger Abstimmungsrunden wäre das Ergebnis meist nur ein Minimalkonsens, hinter dem eigentlich Niemand wirklich steht. Oft scheitert die Umsetzung an denen, die nicht einbezogen wurden, oder die Kosten liefen aufgrund nicht berücksichtigter Umstände aus dem Ruder. Und genau hier setzt seine Methode zur effizienten Gestaltung von Besprechungen ein.

Was ist das besondere an der Methode?

Die von ihm entwickelte Methode verbindet die Kraft und den Wissensschatz großer Gruppen mit der Effektivität und Schnelligkeit kleiner Teams – und schaltet gleichzeitig blockierende Prozesse aus. Die Dynamik des Verfahrens nimmt personenbezogenen Befindlichkeiten Raum und Gewicht und richtet statt dessen den Fokus auf die Sache und die gemeinsame Lösung.

Der Prozess

Der Ablauf der Abstimmung erfolgt in einem mehrtägigen Seminar. Dabei kommt das Wissen nicht von außen, sondern aus der Gruppe selbst. Dazu wird die zu klärende, komplexe Aufgabenstellung in relevante Einzelthemen aufgeteilt. Themen und Teilnehmer werden einander auf dem schon erwähnten speziellen Würfel zugeordnet, der den Ablauf der Diskussionsrunden vorgibt. Als verantwortliche Themenmacher, reflektierende Kritiker und beobachtende Überbringer nehmen die Teilnehmer dabei wechselnde Rollen ein. Der Zeitplan ist strikt, so dass das Ziel fokussiert ist. Jedes Thema wird von allen Seiten betrachtet, damit das Wissen sich in der ganzen Gruppe verbreitet.

Das Ergebnis

Am Ende gibt es konkrete Maßnahmenpläne, einen gestärkten Zusammenhalt, nachhaltig verbesserte Kommunikation und die Überzeugung, die gemeinsamen Ziele auch erreichen zu können.

Mein Bauch sagte mir, dass diese Methode es wert ist, genauer betrachtet zu werden. Wenn ich an so manche Abstimmung denke, bei der eine Minderheit überstimmt wurde und nachher U-Boote die Arbeiten torpedierten, so scheint mir ein Verfahren, bei dem eine Lösung gefunden wird, mit der Alle leben können, da sie Sinn darin sehen, doch sehr zuträglich.

Auf die Frage, was denn der Nutzen in Kürze sei, zählte Alexander noch auf:

• das im Unternehmen verteilte Wissen macht es als mächtige Ressource zielgerichtet nutzbar
• es ermöglicht Schnelligkeit und Effizienz
• beschleunigt die Umsetzung von Projekten
• lässt durch intelligente Verknüpfung Lösungen zu schwierigsten Fragen finden.
• durch die Einbeziehung vieler Sichtweisen werden Risiken besser erkannt, was zu nachhaltigeren Lösungen führt
• die Kosteneffizienz wird erhöht und der Koordinationsaufwand verringert, da jeder besser im Sinne des Ganzen handeln kann
• es löst Dynamiken aus, die auch tiefgreifende Veränderungen ermöglichen
• da die Lösungen aus dem vorhandenen System selbst stammen, stehen auch alle dahinter.

Gerade der letzte Punkt sollte besonders Jenen zu denken geben, die gerne McKinsey– oder andere Effizienz-Detektive ins Unternehmen holten, Vorschläge zur Umstrukturierung erhielten und diese durchführten und später feststellen mussten, dass es anschließend nur noch schlechter lief (Dazu noch eine Buchempfehlung: Unser effizientes Leben. Die Diktatur der Ökonomie und ihre Folgen. unser effizientes Leben).

Blast nicht die kleinen Lichter an der Basis aus, sondern facht sie besser an!

Gerhard Wohland

Blieb noch eine letzte Frage zu beantworten: für welche Abstimmungsprozesse kann die Methode eingesetzt werden?

Speziell für größere Vorhaben, egal ob IT-Projekte, Reorganisation, Innovationsentwicklung oder Change-Management, wenn viele Beteiligte komplexe Aufgaben bewältigen sollen, dann würde sie gut passen. Die Vorbereitung würde je nach Zielstellung 1 bis 5 Tage dauern und erfolgt in enger Abstimmung mit der Personalabteilung und der Geschäftsleitung. Ein Verfahren mit 15 bis 40 Schlüsselpersonen dauert zwischen 2 und 4,5 Tage.

Nun zum konkreten Ablauf des Live-Events bei Fresenius

Zu Beginn sitze ich an einem Tisch mit 5 anderen Teilnehmern. Wir haben kurz Zeit, uns einander vorzustellen. Dann geht es auch schon los. Unsere Aufgabe ist der Fokus auf “Lieferanten”. Es gibt 5 weitere Gruppen mit anderen Themen. Wir tun uns etwas schwer, finden dann aber eine Fragestellung, auf die wir unsere gemeinsamen Überlegungen verdichten können. Es folgen zwei Veränderungen der Sitzanordnungen, die dazu dienen in neuer Konstellation die bisherigen Überlegungen zu hinterfragen. Nach ca. 90 Minuten stehen 6 Thesen/Fragestellungen auf einem Flipchart. Diese sollen in den dann folgenden Runden diskutiert werden.

Das Setting sieht vor, dass die an der Diskussion beteiligten Personen eine von zwei unterschiedlichen Rollen einnehmen. Sie sind entweder “Themenmacher” oder “Kritiker”. Die Themenmacher befassen sich 20 Minuten mit einer der sechs Fragestellungen. Im Anschluss geben die Kritiker für 5 Minuten ein Feedback. Dieses berücksichtigend haben die Themenmacher dann nochmal 20 Minuten Zeit. Es folgen wieder 5 Minuten Feedback und dann nochmal 10 Minuten für die Themenmacher ein Ergebnis zu finalisieren. Weitere 15 Minuten stehen für das Zusammenschreiben des Ergebnisses zur Präsentation im abschließenden Plenum.

Was passiert hier also? Im Prinzip kommt durch die feste Struktur (an die sich auch präzise gehalten wird) ein gewisser Zug in die Diskussion. Die Kritiker/Feedbackgeber wirken wahrscheinlich zusätzlich als Korrektiv, so dass sich alle Themenmacher auch wirklich Mühe geben. Schlussendlich trägt das ständig neue Zusammenwürfeln der Teilnehmer dazu bei, immer wieder neue Perspektiven in die Diskussionen einzubringen.

Mein Fazit

Ich schrieb eingangs von einem für mich emotionales Erlebnis. Ich hatte während der Gruppenarbeiten immer wieder Gänsehaut verspürt, da eine große Arbeitsintensität zu verspüren war, aber auch geniale Ergebnisse erzielt wurde. Viele Ergebnisse haben wir schon während des Ablaufs gesehen. Am Ende präsentierten die letzten Gruppierungen nochmals die Gesamtergebnisse der sechst Themenstellungen. Ja, das ließ sich wirklich gut anschauen.

Und wer Alexander Tornow noch live über seine Methoden reden hören möchte, der kann sich seine Präsentation, die er auf unserem letzten Kongress in Berlin gab, hier noch anschauen: