Agilhausen – die agilste Stadt Deutschlands

Morgens um 8 Uhr in Agilhausen, der agilen Musterstadt. Alexander betritt energiegeladen sein Büro im ersten Stock des Rathauses. An der Wand – gegenüber von seinem Schreibtisch – hängt ein großes Kanbanboard. In knapp einer Stunde werden sich rund 8 Kolleginnen und Kollegen wieder davor versammeln und gemeinsam besprechen, was sie seit gestern alles erledigen konnten und was heute ansteht.

Seit das erste Team begonnen hat, sich mit agilen Methoden zu beschäftigen, ist ziemlich viel passiert. „Schon verrückt, was unsere Chefin da losgetreten hat“, denkt sich Alexander. Vor knapp drei Jahren war die Bürgermeisterin, Christiane Hebner, auf die Idee gekommen, ein Projekt mit Bürgerbeteiligung mit Scrum umzusetzen. Der Kollege der Stabsstelle für Bürgerschaftliches Engagement war sofort Feuer und Flamme. Hat prima gepasst. Falco war ohnehin schon lange scharf drauf, Scrum auszuprobieren. Er hatte immer wieder davon geschwärmt, nach dem ihm eine befreundete Softwareentwicklerin das erste Mal davon erzählt hatte. Damals hatte Alexander sich nicht vorstellen können, dass er irgendwann selbst zum „agilen Evangelisten“ werden würde. Als Leiter der Zentralen Dienste konnte er sich einfach nicht vorstellen, wie man mit Scrum das Alltagsgeschäft organisieren kann. „Gott, war ich naiv. Alles, was ich bis dato an agilen Ansätzen kannte, war Scrum. Dabei gibt so viele mehr.“ Alexander musste über sich selbst lachen.

Das Projekt von Falco war nur der Anfang. Irgendwann kam er mit der Idee für ein Lean Coffee ums Eck. Zuerst gab es Bedenken. Aber die Bürgermeisterin war sofort Feuer und Flamme. Zwischenzeitlich gibt es seit über 2 Jahren jeden zweiten Montag im Monat ein zweistündiges Lean Coffee. Eine wirklich gute Idee. Viele Kollegen fingen an, sich über ihren alltäglichen Herausforderungen im beruflichen Alltag auszutauschen. Und für Alexander war es – wie er immer sagte – seine Einstiegsdroge in Sachen Agilität. Später entdeckte Alexander Kanban für sich. Und als sich dann auch noch die Bürgermeisterin ein Kanbanboard ins Büro gehängt hat und die wöchentliche Führungskräfterunde an diesem Board die jeweiligen Themen sichtbar gemacht hat, war auch bei Alexander das Eis endgültig gebrochen.

In der Führungskräfterunde hatten sie begonnen, einmal im Monat eine Retrospektive durchzuführen. Das Ergebnis hat sogar den letzten Skeptiker der „Alten Garde“ überzeugt. Klar, noch sind nicht alle Teams im Rathaus vollständig agil aufgestellt und es gibt noch Einiges zu verbessern. Aber immerhin, aus den anfänglichen Pilotprojekten heraus, die vor drei Jahren entstanden sind, hat es ordentliche Impulse gegeben, die das Rathaus ganz schön umgekrempelt haben. Selbst im Gemeinderat wollte man da nicht nachstehen.

Die strategischen Themen, die Gemeinderat und Verwaltung miteinander vereinbart haben, werden zwischenzeitlich über eine Kanbanboard visualisiert. Die Gemeinderäte staunten anfangs nicht schlecht, wie viele Themen im Backlog zu finden waren, und es war nicht ganz einfach, sich darauf zu verständigen, nach welchen Regeln künftig die Prioritäten gesetzt werden sollten. Das Kanbanboard ist übrigens öffentlich einsehbar. Nicht nur im Rathaus-Eingang, wo eine große Kanbantafel für jeden Besucher unmittelbar einsehbar hängt, sondern auch über den Internetauftritt der Stadtverwaltung. Damit hatten sie vor einem ¾ Jahr begonnen. Gefühlt wird seither mehr in der Stadt über Kommunalpolitik diskutiert. Aus dem Gemeinderat kam übrigens die Idee mit Objektives und Key Results, die einer der Gemeinderäte von der Konferenz des Forum Agile Verwaltung mitgebracht hatte.

„Guten Morgen, Alexander! Ich habe einen Kaffee für Dich dabei – schwarz und ungesüßt.“ Susanne stand lächelnd in der Tür. Alexander blickte auf und griff nach dem Kaffeebecher „Merci. Das ist nett. Dann wollen wir mal.“ Und schon füllte sich der Raum mit weiteren Kolleginnen und Kollegen, die sich rund um das Board drängten. Ulrich blickte auf die Uhr. „So gleich geht es los. Denkt dran, liebe Kollegen, die Uhr läuft. Timebox 15 Minuten.“ Ulrich hatte dankenswerterweise die Rolle des Flow Masters im Team übernommen. Schon war das komplette Team bereits im Fluss und der Reihe nach, teilt jedes Teammitglied mit, was er oder sie seit gestern getan hatte, was als Nächstes in Angriff genommen werden sollte und welche Hindernisse ihm dabei begegnet sind. „Die Zeit ist um, Kollegen“, war nach genau 15 Minuten von Ulrich zu hören. Im Hinausgehen verständigten sich einzelne Kollegen kurz, wann und wo sie sich kurz für einzelne Themen abstimmen wollten.

Alexander stand noch vor dem Kanbanboard und lächelte zufrieden. Bevor es die Begrenzung der parallelen Arbeit in der Form des WiP-Limits gab, war es für viele Kollegen oft schwer Vorgänge abzuschließen, weil sie ständig mit neuen Aufgaben konfrontiert wurden, ehe sie ihre bereits begonnenen Aufgaben abgeschlossen hatten. Alexander musste sich anfangs schwer zusammenreißen, als Fachbereichsleiter nicht immer wieder die Regel zu unterlaufen. Die Macht der alten Gewohnheit. Mittlerweile hatte er es gut im Griff. Auch Dank der Unterstützung von Ulrich, der immer wieder daran erinnerte, was der Sinn der Regel war.

„So, jetzt zurück an den Schreibtisch. Es gibt noch viel zu tun.“ Alexanders Blick fiel auf einen Zettel mit der Überschrift Neuorganisation, Ordnung und Sicherheit …

An dieser Stelle verlassen wir die Kolleginnen und Kollegen der Stadtverwaltung Agilhausen wieder und lassen sie ungestört arbeiten. Es wird mit Sicherheit noch öfter Geschichten aus der agilen Musterstadt zu lesen geben. Wer nicht darauf warten möchte, bis der nächste „Bericht im Blog“ erscheint, dem empfehlen wir einen Blick auf den Twitter-Account von Agilhausen. Dort berichten die Kollegen gerne und ausführlich von ihrer Arbeit. Wie, Agilhausen gibt es gar nicht? Sind Sie sich da sicher? 😉

Also ab zum Twitter-Account von Agilhausen

Autor: Thomas Michl

Dipl.-Verw.Wiss. | MBA | Wissensentdecker | Agile Coach | Scrum | Kanban | Gründungsmitglied des Forums Agile Verwaltung

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