„Erst die Strukturen, dann die Tools“. Wie Teams Taskboards, Chatrooms, Dateiablagen so gliedern können, dass sie einen guten Überblick kriegen

Zu diesem Thema haben wir seit Mitte April zwei kostenlose Webinare angeboten mit über 70 Anmeldungen – quer über alle Verwaltungsarten und in ganz Deutschland und der Schweiz. Das Thema scheint also wichtig, und wir wollen es gerne weiter verfolgen.

Hier aber erst einmal ein Überblick über die bisherigen Ergebnisse.

Anlass war, dass viele Teams jetzt verschiedene Collaboration-Tools in Betrieb genommen haben (Teamboards, Chatrooms, Dateiablage …). Aber sie mussten feststellen, dass es gar nicht so einfach ist, diese Plattformen übersichtlich zu strukturieren. Wie kann man dafür sorgen, dass jedes Teammitglied sich gut zurechtfindet?

Woher kommt die „Unordnung“ auf den Plattformen?

Ein wichtiger Grund dafür ist die Verwechslung von individueller Ordnung und Teamordnung. Zuhause auf dem Laptop habe ich keinen Aktenplan. Für meine Urlaubsfotos, Behördenbriefe und Steuererklärungen habe ich eine spontane Ordnung, die ich „aus dem Bauch“ aufgestellt habe. Ich finde mich hervorragend zurecht, jemand anderes überhaupt nicht. Diese Ordnung beruht auf Assoziationen, und aufgrund von Assoziationen packe ich Dokumente in die gleichen Ordner oder auch nicht.

Verschiedene Leute haben beim Anblick der gleichen Sache ganz unterschiedliche Assoziationen.

Und weil jeder andere Mensch andere Assoziationen hat als ich, findet er sich nicht in meiner Ordnung zurecht und ich mich nicht in seiner.

Deshalb kann ein Team, wenn es zusammen eine Ordnung aufbauen will (egal ob in einer Dateiablage oder auf einem Taskboard oder in einem Chatroom), nicht assoziativ vorgehen, sondern regelgestützt.

Eine Aufgabenmatrix für kleine Teams

Ein Schema, wie man solche Regeln vereinbaren kann, stellt die Aufgabenmatrix dar. In der Aufgabenmatrix werden die Zuständigkeiten in einem Team aufgelistet: In jede Zeile kommen die Prozesse (regelmäßig anfallende Aufgaben). Jedes Teammitglied belegt eine Spalte, in der sein Beitrag zum Prozess vermerkt wird.

Aufgabenmatrix, hier am Beispiel eines kleinen Vereins. Für welche Aufgaben besteht keine eindeutige Zuständigkeit?

Die Aufgabenmatrix zeigt übrigens auch: Es geht nicht darum, eine Ablage oder ein Taskboard zu ordnen – das erst in zweiter Linie. Es geht darum, das Team zu ordnen. In diesem Fall: Rollen und Zuständigkeiten.

Eine Ordnung auf Grundlage der Aufgabenmatrix

In der Aufgabenmatrix werden die Aufgaben mit Nummern versehen. Und diese Ordnung kann man nun in die verschiedenen Dokumenten-, Planungs- und Informationstools übertragen:

In jedem Tool finden sich die gleichen Prozessnummern und -bezeichnungen. Das sind keine technischen Schnittstellen, sondern regelbasierte. Technische Schnittstellen – wie sie z. B. Meistertask und Trelloboard für Slack anbieten und umgekehrt – funktionieren nämlich meistens nicht: die Tools „denken“ in unterschiedlichen Granularitäten und bekommen deshalb die „technische Relationierung“ nicht hin (also so etwas wie: „Einem Channel in Slack entspricht ein Paket im Aufgabenboard auf Trello, linke Spalte“).

(Kleine Anmerkung zum Nachdenken: Im Agilen Manifest für Software-Entwicklung heißt es: „Die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe
entstehen durch selbstorganisierte Teams.“
– Es gibt keine Ordnung vor dem Team und seiner Selbstorganisation. Es gibt keine Ordnung, die uns die Mühe der Selbstorganisation ersparen würde. Es gibt nur die Regeln, die sich das Team selbst erschafft.)

Eine Ordnung für ganze Organisationen

Will man eine ganze Abteilung oder sogar eine ganze Verwaltung nach (einigermaßen, nicht übertrieben) einheitlichen Regeln strukturieren, muss man noch einen Schritt weitergehen. Man muss eine Fachsprache für die Ordnung entwickeln.

Einer der wichtigsten Begriffe einer solchen Fachsprache lautet „Vorgang“. Im Englischen und Französischen lauten die Entsprechungen „case“ bzw. „dossier“. Wir haben uns im Deutschen für den Begriff „Vorgang“ entschieden, weil er eine Dynamik ausdrückt: das „Voran-Gehen“.

 

Ein Vorgang ist ein konkreter Durchlauf durch einen Prozess. Zum Beispiel die Besetzung einer Programmiererstelle in der IuK ist ein Vorgang des Prozesses „Personal einstellen“.

Auf der Grundlage des Vorgangsbegriffs kann man einen prozessorientierten Aktenplan aufstellen, der dann nicht mehr silo-orientiert ist wie herkömmliche Aktenpläne, sondern prozess-orientiert (das heißt die Zusammenarbeit in cross-funktionalen Teams unterstützt).

 

Prozessorientierter Aktenplan einer kleinen Gemeinde. In der rechten Spalte sind wie in der Aufgabenmatrix die zuständigen Ämter aufgeführt, an erster Stelle immer der federführende Bereich.

Diesen Aktenplan kann man dann wiederum auf verschiedenen Plattformen anwenden, wenn man Vereinbarungen im Team trifft und diese in einem Entsprechungsdiagramm festhält.

 

Beispiel für ein Entsprechungsdieagramm, um in einem Team verschiedene Plattformen unter einen Hut zu bringen.

Das Tool kommt zum Schluss

Wenn ein Team sich professioneller organisieren will, dann muss es sich erst einmal über die eigenen Zielstellungen klar werden. Dann muss es sich über das grundsätzliche Vorgehen auf dem Weg dorthin verständigen und anschließend konkrete Methoden und Regelwerke entwickeln. Erst dann kann es aus der großen Menge an Tools diejenigen auswählen, die die daraus resultierenden Anforderungen bestmöglich abbilden.

Ergebnisse der Webinare

Ihr findet hier unsere Präsentation zum Download: prc384sentation-erst-die-strukturen-dann-die-tools-20200423Herunterladen

Veronika als Moderatorin hat eine – wie sage ich es vorsichtig? absolut hinreißende – Reihe von Scribblings erstellt, mit denen sie den Diskussionsverlauf live mitprotokollierte. Hier sind sie:
 

Weitere Unterstützung

In beiden Webinaren kam es zu lebhaften Diskussionen. Zum Teil gab es auch sehr konkrete Fragen („Wie erstelle ich jetzt im Detail einen Aktenplan für meine Verwaltung?“ – „Ist Sharepoint ein gutes Speichermedium?“ usw.), die zeigten, dass die Teilnehmer schnell an die Umsetzung gehen wollten. Aber solche spezifischen Fragen sprengten dann doch den Rahmen eines zweistündigen Webinars.

Erstellen Sie Ihre eigene Aufgabenmatrix. Die Datei finden hier Sie als freien Download: https://moderne-vereinsorganisation.de/moderne-vereinsorganisation/download/aufgabenmatrix/

Zum Thema „Aktenplan“, das auch in anderen Zusammenhängen angesprochen wurde, haben wir einen ersten Artikel auf unser neuen Wissensplattform veröffentlicht: http://agilesverwaltungswissen.org/index.php?title=Aktenplan. Weitere Artikel zum Themenkreis sollen folgen. Gerne könnt ihr uns auch eure Erfahrungen mit Strukturen und Tools mitteilen.

Zur konketen Unterstützung haben wir uns außerdem entschieden, ein Online-Seminar anzubieten. Es besteht aus drei Teilen à drei Stunden, mit jeweils einer Woche Zwischenraum. Für diese Zwischenintervalle und auch für die Wochen nach dem Seminar können wir Umsetzungsaufgaben – spezifisch für jeden Teilnehmenden – vereinbaren und in einer wöchentlichen Coachingstunde diese Umsetzung unterstützen.

Interessierte finden das Seminar auf der Seite unserer „Kompetenzmanufaktur Agile Verwaltung“: https://kompetenzmanufaktur-agile-verwaltung.org/praesenz-und-onlineseminar-erst-die-strukturen-dann-die-tools/

Anmeldungen auf Xing unter https://www.xing.com/events/2859533.

 

Autor: Wolf Steinbrecher

Volkswirt und Informatiker. Zuerst als Anwendungsentwickler in Krankenhäusern und Systemhäusern tätig. Dann von 1995 bis 2008 Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling in einem baden-württembergischen Landkreis (1.050 MA). Seitdem Berater für Teamarbeit und Dokumentenmanagement. Teilhaber der Common Sense Team GmbH Karlsruhe, www.commonsenseteam.de. Blogger bei www.teamworkblog.de.

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