Woran merken wir, dass wir mit unserer Arbeit, mit einem Projekt stecken geblieben sind? Woran können wir feststellen, dass nur noch ein letzter Schlenker, ein Ziehweg, ein bisschen zusätzliche Mühe fehlt, um ins Ziel einzufahren? Oder umgekehrt, wann wir lieber ein glanzloses Ende einleiten sollten – und dabei vielleicht einiges aus der Konkursmasse retten, statt vergeblich auf das gute Ende, den sonnigen Erfolg zu hoffen? Was kann helfen, ein glanzloses Ende zu vermeiden, und was ist, wenn wir merken, dass lange Geplantes noch gar nicht angefangen, der Beginn verschoben und verschoben wurde? Dieses Thema von unterschiedlichen Seiten zu beleuchten, ist das Anliegen unser 8-teiligen Artikelserie.
Nach vorne schauen ist gut. Sich regelmäßig umzuschauen und sich zu fragen, was gut lief, was man hätte besser machen können, ebenso. Teil sechs unserer Artikelserie beschäftigt sich mit den Themen:
- Retrospektive / Sprint Review
- Lessons Learned / Projektreview
Teil 6 – Konto Lebenserfahrung
Gleich zu Beginn die gute Nachricht: Das Konto Lebenserfahrung ist immer im Plus! (Yay!) Der Pferdefuß: Das Konto enthält gute und schlechte Erfahrungen. Um daraus zu lernen, müssen wir uns ein wenig anstrengen. Es gilt herauszufinden, wie inhaltliche Fehlschläge oder schlechte Zusammenarbeit zustande gekommen sind. Wie sonst soll man Ideen gewinnen, um es künftig besser zu machen. Auch wenn alles gut funktioniert hat, ist es von Interesse, sich die Umstände zu vergegenwärtigen, sonst können wir die guten Erfahrung nicht auf Künftiges anwenden. Egal wie, eine geordnete Rückschau von Zeit zu Zeit lohnt sich und ist eine gute Investition für kommende Aufgaben.
Retrospektiven / Sprint Review
Mit regelmäßigen Retrospektiven kommt man Fehlentwicklungen in der Teamarbeit auf die Spur. Retrospektiven sind nicht nur bei klassischen oder agilen Projekten sinnvoll, sondern auch bei der Linienarbeit. Für die Durchführung gibt es verschiedene Methoden. Das Seestern-Diagramm hat sich gut bewährt.
So geht es:
Das Diagramm rechts auf eine Metaplantafel oder Flip-Chart auftragen (Haftnotizen an einer Schranktüre tun’s auch).
Es geht los mit den Fragen 1 und 2: „Was lief (im vergangenen Sprint, Woche, Monat) gut?“ und „Was lief weniger gut?“ Jedes Teammitglied schreibt 3 bis 5 Minuten am Platz auf Kärtchen oder Haftnotizen, was ihm zu den Fragen einfällt (kurz, knapp und so, dass es von allen Plätzen im Raum aus lesbar ist). Dann pinnen oder heften die Teammitglieder nacheinander ihre Kärtchen in die entsprechenden Felder und erläutern ganz kurz, wie es gemeint ist.
Weiter geht es mit „Was/wovon brauchen wir mehr?“ und „Was/wovon brauchen wir weniger?“.
Zum Schluss „Was wollen wir Neues ausprobieren?“ Von den genannten Punkten entscheidet sich das Team für ein bis maximal 2 Punkte, die bis zur nächsten Retrospektive umgesetzt werden.
Das agile Pendant zur Retrospektive sind die Sprint Reviews. Auch sie gehören zum Kanon der regelmäßigen Events bei Scrum. Anders als die Retrospektiven, wird in ihnen das Arbeitsergebnis diskutiert.
Kernbotschaft
Mit Retrospektiven und Sprint Reviews werden die Zusammenarbeit im Team und die Arbeitsergebnisse regelmäßig in den Blick genommen, um sie kontinuierlich zu verbessern.
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Lessons Learned / Projektreview
Wer nicht von dreytausend Jahren
Goethe, Johann Wolfgang von – West-östlicher Divan
Sich weiß Rechenschaft zu geben,
Bleib im Dunkeln unerfahren,
Mag von Tag zu Tage leben.
Zugegeben, Goethe redete in seinem West-östlichen Divan nicht von Projektmanagement. Dennoch klingt hier an, worauf es bei einem Projektabschluss – auch wenn das Projekt vorzeitig abgebrochen werden musste – ankommt: Nämlich herauszufinden, was gut funktionierte, wo es Probleme gab, worin die Ursachen hierfür waren und was man daraus lernen kann.
Im klassischen Projektmanagement ist dieser Blick zurück am Ende eines Projekts vorgesehen. So sieht zum Beispiel PRINCE2 ein sogenanntes Erfahrungsprotokoll vor. Im PMBOK-Guide steht die Erfahrungsdokumentation beim Prozess „Abschließen eines Projekts oder einer Phase“ an.
Das Problem ist, dass am Ende eine Projekts – nach Wochen, Monaten oder Jahren der Zusammenarbeit – oft keiner mehr Lust auf die Dokumentation hat. Zumal der Mehrwert nicht dem Team selbst, sondern erst nachfolgenden Projekten zugute kommt. Ungünstig ist auch, dass oft viel Zeit vergangen ist und man sich nicht mehr richtig an die damaligen Umstände erinnert. Damit steigt die Gefahr von Rückschaufehlern.
Dennoch sollte nicht auf strukturierte Projektreviews verzichtet werden. Bei ihnen werden drei Phasen unterschieden: Nach der Identifikation der auszuwertenden Erfahrungen (Was lief gut, wo gab es Probleme?) folgt die Analyse. Bei ihr wird nach dem „Warum“ gefragt. Lag es an den Rahmenbedingungen? Haben wir die richtigen Personen im Projekt gehabt, die richtigen Werkzeuge benutzt? Zuletzt müssen die gewonnen Erkenntnisse so aufbereitet werden (Dokumentation), dass andere sie finden und nachvollziehen können. Und, fast am wichtigsten, Lust bekommen, sich die Erkenntnisse anderer anzueignen im Wissen, dass sie davon profitieren werden.
Kernbotschaft
Die Betrachtung des Projektverlaufs dient dazu, Stärken auszubauen und Risiken vor allem für Folgeprojekte zu reduzieren.
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Ausblick
Wer hat Angst vor dem weißen Blatt? Was tun, wenn der Anfang unendlich schwer ist? Thema des siebten Teils unserer Artikelserie ist: Dinge (endlich) beginnen.
Die Artikelserie
- Teil 1 – Stories und Erfahrungen
- Teil 2 – Es ist vorbei, bye, bye: Erkennen, wann etwas zu Ende ist
- Teil 3 – Ausflug in den Zeitgeist: Prokrastination als Lifestyle versus Selbstoptimierung und Sparking Joy
- Teil 4 – Konzepte und Instrumente, um Dinge zu Ende zu bringen
- Teil 5 – Fokus, Fokus, Fokus
- Teil 6 – Konto Lebenserfahrung
- Teil 7 – Dinge (endlich) beginnen
- Teil 8 – Aufräumen
Agile Verwaltung 