Das ist das Ende! Vom guten oder glanzlosen Beenden von Projekten, von Ziehwegen, Tourenabbrüchen und allem dazwischen. Teil 6

Woran merken wir, dass wir mit unserer Arbeit, mit einem Projekt stecken geblieben sind? Woran können wir feststellen, dass nur noch ein letzter Schlenker, ein Ziehweg, ein bisschen zusätzliche Mühe fehlt, um ins Ziel einzufahren? Oder umgekehrt, wann wir lieber ein glanzloses Ende einleiten sollten – und dabei vielleicht einiges aus der Konkursmasse retten, statt vergeblich auf das gute Ende, den sonnigen Erfolg zu hoffen? Was kann helfen, ein glanzloses Ende zu vermeiden, und was ist, wenn wir merken, dass lange Geplantes noch gar nicht angefangen, der Beginn verschoben und verschoben wurde? Dieses Thema von unterschiedlichen Seiten zu beleuchten, ist das Anliegen unser 8-teiligen Artikelserie.

Nach vorne schauen ist gut. Sich regelmäßig umzuschauen und sich zu fragen, was gut lief, was man hätte besser machen können, ebenso. Teil sechs unserer Artikelserie beschäftigt sich mit den Themen:

  • Retrospektive / Sprint Review
  • Lessons Learned / Projektreview

Teil 6 – Konto Lebenserfahrung

Gleich zu Beginn die gute Nachricht: Das Konto Lebenserfahrung ist immer im Plus! (Yay!) Der Pferdefuß: Das Konto enthält gute und schlechte Erfahrungen. Um daraus zu lernen, müssen wir uns ein wenig anstrengen. Es gilt herauszufinden, wie inhaltliche Fehlschläge oder schlechte Zusammenarbeit zustande gekommen sind. Wie sonst soll man Ideen gewinnen, um es künftig besser zu machen. Auch wenn alles gut funktioniert hat, ist es von Interesse, sich die Umstände zu vergegenwärtigen, sonst können wir die guten Erfahrung nicht auf Künftiges anwenden. Egal wie, eine geordnete Rückschau von Zeit zu Zeit lohnt sich und ist eine gute Investition für kommende Aufgaben.

Retrospektiven / Sprint Review

Links ist – anonymisiert – ein echtes Beispiel und rechts ein Muster für eine Retrospektive mit dem Seestern-Diagramm abgebildet

Mit regelmäßigen Retrospektiven kommt man Fehlentwicklungen in der Teamarbeit auf die Spur. Retrospektiven sind nicht nur bei klassischen oder agilen Projekten sinnvoll, sondern auch bei der Linienarbeit. Für die Durchführung gibt es verschiedene Methoden. Das Seestern-Diagramm hat sich gut bewährt.

So geht es:
Das Diagramm rechts auf eine Metaplantafel oder Flip-Chart auftragen (Haftnotizen an einer Schranktüre tun’s auch).

Es geht los mit den Fragen 1 und 2: „Was lief (im vergangenen Sprint, Woche, Monat) gut?“ und „Was lief weniger gut?“ Jedes Teammitglied schreibt 3 bis 5 Minuten am Platz auf Kärtchen oder Haftnotizen, was ihm zu den Fragen einfällt (kurz, knapp und so, dass es von allen Plätzen im Raum aus lesbar ist). Dann pinnen oder heften die Teammitglieder nacheinander ihre Kärtchen in die entsprechenden Felder und erläutern ganz kurz, wie es gemeint ist.

Weiter geht es mit „Was/wovon brauchen wir mehr?“ und „Was/wovon brauchen wir weniger?“.

Zum Schluss „Was wollen wir Neues ausprobieren?“ Von den genannten Punkten entscheidet sich das Team für ein bis maximal 2 Punkte, die bis zur nächsten Retrospektive umgesetzt werden.

Das agile Pendant zur Retrospektive sind die Sprint Reviews. Auch sie gehören zum Kanon der regelmäßigen Events bei Scrum. Anders als die Retrospektiven, wird in ihnen das Arbeitsergebnis diskutiert.

Kernbotschaft

Mit Retrospektiven und Sprint Reviews werden die Zusammenarbeit im Team und die Arbeitsergebnisse regelmäßig in den Blick genommen, um sie kontinuierlich zu verbessern.

Weiterlesen

Lessons Learned / Projektreview

Typische Fragen einer Projektreview

Wer nicht von dreytausend Jahren
Sich weiß Rechenschaft zu geben,
Bleib im Dunkeln unerfahren,
Mag von Tag zu Tage leben.

Goethe, Johann Wolfgang von – West-östlicher Divan

Zugegeben, Goethe redete in seinem West-östlichen Divan nicht von Projektmanagement. Dennoch klingt hier an, worauf es bei einem Projektabschluss – auch wenn das Projekt vorzeitig abgebrochen werden musste – ankommt: Nämlich herauszufinden, was gut funktionierte, wo es Probleme gab, worin die Ursachen hierfür waren und was man daraus lernen kann.

Im klassischen Projektmanagement ist dieser Blick zurück am Ende eines Projekts vorgesehen. So sieht zum Beispiel PRINCE2 ein sogenanntes Erfahrungsprotokoll vor. Im PMBOK-Guide steht die Erfahrungsdokumentation beim Prozess „Abschließen eines Projekts oder einer Phase“ an.

Das Problem ist, dass am Ende eine Projekts – nach Wochen, Monaten oder Jahren der Zusammenarbeit – oft keiner mehr Lust auf die Dokumentation hat. Zumal der Mehrwert nicht dem Team selbst, sondern erst nachfolgenden Projekten zugute kommt. Ungünstig ist auch, dass oft viel Zeit vergangen ist und man sich nicht mehr richtig an die damaligen Umstände erinnert. Damit steigt die Gefahr von Rückschaufehlern.

Dennoch sollte nicht auf strukturierte Projektreviews verzichtet werden. Bei ihnen werden drei Phasen unterschieden: Nach der Identifikation der auszuwertenden Erfahrungen (Was lief gut, wo gab es Probleme?) folgt die Analyse. Bei ihr wird nach dem „Warum“ gefragt. Lag es an den Rahmenbedingungen? Haben wir die richtigen Personen im Projekt gehabt, die richtigen Werkzeuge benutzt? Zuletzt müssen die gewonnen Erkenntnisse so aufbereitet werden (Dokumentation), dass andere sie finden und nachvollziehen können. Und, fast am wichtigsten, Lust bekommen, sich die Erkenntnisse anderer anzueignen im Wissen, dass sie davon profitieren werden.

Kernbotschaft

Die Betrachtung des Projektverlaufs dient dazu, Stärken auszubauen und Risiken vor allem für Folgeprojekte zu reduzieren.

Weiterlesen

Ausblick

Wer hat Angst vor dem weißen Blatt? Was tun, wenn der Anfang unendlich schwer ist? Thema des siebten Teils unserer Artikelserie ist: Dinge (endlich) beginnen.

Die Artikelserie

Autor: diedreiteam

Christina Lindner Seit Juni 2021 Amtsleiterin des Personal- und Organisationsamts der Stadt Karlsruhe. Nach dem Studium an der Universität Koblenz-Landau zunächst als Projektmanagerin und in Karlsruhe als wissenschaftliche Mitarbeiterin am ZKM tätig. Ab 2012 Leitung der Kommunalen Statistikstelle der Stadt Pforzheim und ab 2015 Abteilungsleitung der Personalplanung und -entwicklung der Stadt Mannheim. Julia Mättler Seit 2017 bei der Organisationsentwicklung des Personal- und Organisationsamtes der Stadt Karlsruhe (nach Studium Public Management in Kehl), absolvierte eine Zertifizierung im Projektmanagement im Jahr 2020 und ist Ansprechpartnerin u.a. für das Themenfeld „Gesamtstädtisches Projektmanagement“. Peter Bauer Seit 2013 Mitarbeiter der Organisationsentwicklung des Personal- und Organisationsamts der Stadt Karlsruhe, davor 10 Jahre Mitarbeiter des Bereichs Information und Kommunikation des Gartenbauamts. Studierte Architektur an der TU Braunschweig und war als Mitarbeiter in verschiedenen Architekturbüros und mit eigenem Architekturbüro tätig. Mitglied im Forum agile Verwaltung.

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s

Diese Seite verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden..

%d Bloggern gefällt das: