UMFRAGEERGEBNISSE zu Erfahrungen in Corona-Zeiten: Agile Vorgehensweisen stärken Verwaltungen in der VUKA-Welt

Vor vier Wochen hatten wir an dieser Stelle unsere Leser zur Beteiligung an einer Umfrage eingeladen, um ihre Erfahrungen in Zeiten der Corona-Krise zusammenzutragen und auszuwerten (https://agile-verwaltung.org/2020/06/11/umfrage-zu-erfahrungen-rund-um-das-online-arbeiten-und-der-link-stimmt-auch/). Dahinter standen zwei Vermutungen: Erstens, dass an verschiedenen Stellen in der öffentlichen Verwaltung spontan „agile“ Vorgehensweisen angewendet werden: quasi aus der Not geboren – es ging nicht mehr anders. Und zweitens, dass diese Vorgehensweisen zur erfolgreichen Bewältigung von Herausforderungen beitragen, wo dies gelang.

Die erste Sichtung der Umfrageergebnisse scheint diese Hypothesen zu stützen.

Agile Vorgehensweisen, die wir dokumentieren wollten

Es waren vor allem vier typisch „agile“ Handlungsmuster, die uns interessierten:

• die spontane Bildung crossfunktionaler Teams zur Bewältigung akuter Herausforderungen;
• verstärkte Delegation von Entscheidungen „nach unten“, hin zu den Mitarbeitern;
• Fokussierung auf Schnelligkeit bei der Erreichung von Arbeitsergebnissen (und dabei dem vorherigen genauen Planen nicht das übliche Gewicht beizumessen);
• Führungskräfte verzichten auf das übliche Mikromanagement.

Sind solche Handlungsmuster in der Coronakrise verstärkt aufgetreten? Wenn ja: in welchem Umfang? Und in welchem Maße haben sie zum jeweiligen Erfolg beigetragen, d.h. bei der Erreichung der jeweiligen Ziele geholfen?

Es zeigt sich, dass solche neuen Handlungsmuster tatsächlich aufgetreten sind, wenn auch nicht flächendeckend und die gesamten Handlungsfelder dominierend. Aber doch so, dass ein großer Teil von Mitarbeiter*innen und Führungskräften damit praktische Erfahrungen sammeln konnten. Und es wird deutlich, dass es sich dabei um Erfolgsfaktoren handelt: Diejenigen Abteilungen, die neue agile Vorgehensweisen zuließen, waren erfolgreicher als andere.

Bevor wir im folgenden zur Auswertung im Einzelnen kommen, neben einem Dank an die Teilnehmer*innen der Umfrage vier Dinge vorweg:

1. Erste Erkenntnisse aus der Umfrage und daraus abgeleitete Thesen findet ihr beim Weiterlesen dieses Blog-Artikels.
2. Eine detaillierte Auswertung findet ihr demnächst auf unserem neu angelegten Wiki unter www.agilesverwaltungswissen.de/. Dazu gehören vor allem die vielen ausführlichen Kommentare in die freien Eingabefelder der Umfrage und die statistischen Überblickstabellen.
3. Dazu zählt des Weiteren eine Darstellung der in der Krise neu angewendeten Tools (z. B. für Viedokonferenzen, aber auch andere). Die diesbezüglichen Antworten stellen wir an dieser Stelle noch nicht vor.
4. Zur gemeinsamen Auswertung und Diskussion aller Ergebnisse und euren Erfahrungsberichten bieten wir in Kürze wieder moderierte Web-Konferenzen für einen vertieften Austausch an. Näheres dazu am Ende des Artikels.

Beteiligung

196 Leser*innen haben sich an unserer Umfrage beteiligt. Das hat uns beeindruckt. Insbesondere auch deshalb, weil fast alle nicht nur die vorgegebenen Antwortmöglichkeiten angekreuzt haben. Sondern die meisten haben sich viel Zeit genommen, um konkret ihre Erfahrungen auch in den Textfeldern näher zu beschreiben. Das ist für uns als Forum Agile Verwaltung ein Vertrauensbeweis im Hinblick auf die datenschutzgerechte Aufbereitung eurer Angaben. Und es zeigt den hohen Bedarf an gemeinsamer Generierung von Wissen, dessen Austausch untereinander und in euren Organisationen. Das ist uns Ansporn.

Der Erfahrungs-Input kommt aus vielen verschiedenen öffentlichen Institutionen und stellt somit einen recht guten Querschnitt dar:

Grafische Darstellung der gleichen Zahlen:

Der Anteil der Hochschulen liegt über dem der Kommunalverwaltungen, trotz viel geringerer Beschäftigtenzahlen. Die Hochschulen waren deutlich mehr durch Corona gefordert durch den forcierten Umstieg auf Online-Lehre. Vermutlich war dort auch der innovative Schub größer.

Die Verteilung der Umfrageteilnehmer auf Funktionsbereiche war natürlich nicht repräsentativ. Sie spiegelt vielmehr den relativ hohen Anteil unserer Leser in Organisationseinheiten wider, die oft schon agil „infiziert“ sind, wie z.B. die IT. Das erklärt auch den Widerspruch zwischen eher pessimistischen Einschätzungen (dass nämlich insbesondere die Kommunalverwaltungen sich in der Krise eher klassisch-traditionell verhalten hätten; vgl. https://agile-verwaltung.org/2020/07/02/krisenmanagement-in-corona-zeiten-die-agile-verwaltung-kann-mit-komplexitat-besser-umgehen/) und den Ergebnissen unserer Umfrage, die zu mehr Optimismus Anlass geben. Denn es ist natürlich denkbar, dass z.B. eine Großstadt als Ganzes kein sehr gutes Bild gemacht hat; dass aber innerhalb ihrer Verwaltung die Querschnittsbereiche mit Hilfe agiler Methoden Großartiges geleistet haben, um den Laden am Laufen zu halten. Und dass dieses Großartige durchaus seine Erfahrungsspuren bei den Beteiligten hinterlassen hat.

Weitere Angaben zu den Beteiligten:

Rund ein Drittel der Teilnehmer*innen hatten Kinder zu betreuen, knapp 50 davon mit der zusätzlichen Herausforderung des Homeschoolings.

Der Altersdurchschnitt der Teilnehmenden lag bei rd. 45 Jahren.

 Hohe Akzeptanz der Videokonferenzen

Unser wichtigster Fragenblock lautete:

„Welche Veränderungen waren von den Abläufen oder Vorgehensweisen besonders neu für Sie?“

Am häufigsten wurde die Antwort „Web-Meetings und Online-Gremiensitzungen“ gegeben (von rund 2/3 der Befragten). Und die Erfahrungen damit waren im Durchschnitt sehr positiv:

Über zwei Drittel derjenigen, die Online-Meetings als bemerkenswerte Veränderung nannten, erteilten ihnen eine der drei Bestnoten (+3 bis +5). Auf dem anderen Ende der Skala, bei den negativen Beurteilungen, wurden die Werte -5 und -4 gar nicht vergeben und die anderen Minus-Noten nur von 13%.

Welche Faktoren trugen zu den positiven Beurteilungen bei? Das gibt uns Hinweise, was wir lt. Umfragebeteiligten in die Zukunft mitnehmen sollten:

• „Läuft auf vielen Ebenen sehr gut, muss dann wieder um Präsenz ergänzt aber nicht ersetzt werden.“
• „Super, dass es sie gibt. Sie sind sehr anstrengend, erfordern hohe Disziplin und Konzentration.“
• „Onlinetreffen waren grds. flexibler möglich als Vor-Ort-Termine.“
• „Effizientere Meetings und mehr Ergebnisse.“
• „Ersparen Reisezeit und -kosten bei überwiegend gleichen Effekten.“
• „Völlig neues Element, daher besonders anspruchsvoll, aber auch wichtig.“
• „Toll, dass das jetzt möglich ist.“
• „effektivere Meetings“
• „Fokussiert, klar, keine Störungen“
• „Finde ich gut, sollten aber den Face-to-Face Austausch nicht ersetzen, sondern ergänzen.“
• „Gute Möglichkeit, öfters in Kommunikation zu treten, ohne dabei immer Wegstrecke zurückzulegen. Der soziale Kontakt und persönliche Austausch bleibt aber wichtig und sollte dadurch nicht ersetzt werden.“
• „Web-Meetings sind zielgerichteter und konzentrierter als Präsenzmeetings.“
• „Wir konnten uns als Team gemeinsam entwickeln und haben gute bzw. neue Erfahrungen mit digitalen Tools gemacht.“
• „Endlich wurde das möglich!“
• „Sind eine tolle Sache für flexible Arbeit, auch um CO2 zu sparen.“
• „Nach einer kleinen Eingewöhnung sind diese Tools sehr hilfreich – anders als Präsenzveranstaltungen aber nicht schlechter. Zukünftig könnte ich mir gut einen Mix vorstellen. Viel Diskussion: Präsenz; Entscheidungsorientiert: Virtuell.“

Einige negative Stimmen seien auch zitiert:

• „Es enttäuscht die Unprofessionalität von Gremien-Verantwortlichen.“
• „Schlechte und nicht für alle verfügbare technische Ausstattung“
• „Wenig Unterstützung von außen (Landes/Bundesebene) (Schulungen, Vorschläge für Tools, technische Ausstattung und Support – stattdessen Datenschutzdebatte).“
• „Mit Kollegen und Vorgesetzten fehlte die Organisation und Struktur (durcheinander geredet).“

Agile vorgehensweisen und Haltungen

Webkonferenzen betreffen eher die technische Umgebung. Die anderen abgefragten Erfahrungen beziehen sich auf veränderte Vorgehensweisen und Haltungen.

Neue Arbeitsweisen wurden in unterschiedlichem Maße erfahren und auch unterschiedlich bewertet. Die meisten Bewertungen waren positiv, aber mit zwei Ausnahmen:

• Das Urteil über das Verhalten von Führungskräften fiel deutlich negativ aus. Wir wollten eigentlich abfragen, ob Vorgesetzte ihren Mitarbeitern mehr Spielraum ließen, sich unterstützender verhielten usw. – aber wir haben unsere Frage unpräzise formuliert, nämlich einfach ob es neue Erfahrungen mit der „Einbindung/Rolle der Führungskräfte“ gegeben habe.
  „Ja, die gab es“, schallt es uns aus den Fragebögen zurück, „aber nicht sehr häufig, nämlich nur in 19,4% der Fälle, und dort negativ, nämlich im Durchschnitt mit -0,92 Punkten bewertet auf einer Skala von -5 bis +5.“
• Und die Qualität der Entscheidungen stellt in 12,2% der Fälle eine neue Erfahrung dar – aber auch hier eher im negativen Bereich (-0,21 Punkte).

Die in der Tabelle aufgeführten Werte können wir uns auch grafisch vor Augen führen:

Jede einzelne dieser Änderungen betraf nur eine Minderheit der an der Umfrage Beteiligten. Aber weil Mehrfachnennungen möglich waren, kamen doch insgesamt viele in Kontakt mit den neuen Vorgehensweisen. Das veranschaulicht die folgende Darstellung:

• Nur 27,6% konnten von gar keiner der obigen Veränderungen in ihrer Organisation berichten.
• Weitere 27% wurden mit einer dieser Veränderungen konfrontiert.
• 24,5% mit zwei Arten von Veränderungen.
• 20,8% schließlich mit drei oder mehr neuen Vorgehensweisen.

Knapp drei Viertel konnten also in der Coronakrise mit Verfahrensweisen und ihren Ergebnissen machen, die aus der agilen Denkrichtung stammen. Natürlich ist unsere Umfrage alles andere als repräsentativ. Wir als Forum haben Kontakt zu einer ganz spezifischen Beschäftigtengruppe in Verwaltungen.

Aber wir sind auch keine wissenschaftliche Forschungsgruppe, können und wollen es nicht sein und liefern keinen wissenschaftlichen Artikel. Wir wollen Denkanstöße liefern, die andere nicht liefern – darin besteht unsere Rolle.

Differenzierung gegenüber der Fraunhofer-Umfrage

Zum Beispiel:

Anfang April 2020 hatte das Fraunhofer Institut für Angewandte Informationstechnik (FIT) eine Umfrage auch zum Thema Home-Office gestartet (vgl. www.fit4homeoffice.de). Am 7. Mai 2020 wurden in einer Presseerklärung erste Ergebnisse nach einer Auswertung der ersten 500 Fragebögen mitgeteilt (https://www.fit.fraunhofer.de/de/presse/20-05-07_fraunhofer-umfrage-homeoffice-erste-ergebnisse.html).

Die beiden Umfragen sind aber nicht vergleichbar, weil die Ziele unterschiedlich sind:

• das FIT fokussiert nicht auf Verwaltungen wie dies unsere Umfrage tut;
• seine Umfrage zielt eher auf den Einfluss der Arbeitsumgebung (Homeoffice vs. Arbeitsplatz im Betrieb; Vereinbarkeit von Familie und Beruf) und auf Produktivität;
• unsere Umfrage fragt nach geänderten Arbeitsabläufen und Arbeitsverhalten und legt geringeren Wert auf die technische Umgebung.

Das FIT-Interesse ist technisch-instrumentell. Diese Art von Fragen halten wir auch für wichtig. Aber mehr interessiert uns, ob sich neue Arbeits-, Kooperations- und Kommunikationsformen anlässlich der Pandemie entwickeln konnten (weil vielleicht auch die üblichen Bremsmechanismen einen Augenblick abgelenkt und unaufmerksam waren), mit einer Keimform von neuer Kultur.

Dazu jetzt noch ein paar Überlegungen.

Agilität macht erfolgreich

 

38 Antworten bejahten die Frage „die Wertschätzung der Arbeit meines Fachbereiches/ meiner Abteilung hat sich geändert“. Das sind 19,4% der eingegangenen Antworten. (Nebenbei: bemerkenswert wenig; wir hätten einen höheren Anteil erwartet.) Die übrigen 80,6% fanden das nicht.

Die Frage nach der Wertschätzung war uns deshalb besonders wichtig, weil es den entscheidenden Erfolgsparameter der öffentlichen Verwaltung darstellt. Die Wertschätzung und das Vertrauen der „Verwaltungskunden“ gegenüber ihren Dienstleistungserbringern ist das, was im privatwirtschaftlichen Sektor die klingende Münze ist.

Deshalb haben wir – trotz der aufgezeigten Disproportionalität und obwohl bei nur 38 Fällen die folgenden Rechnungen eine hohe Varianz aufweisen dürften – beide Kohorten von Fragebögen miteinander verglichen. Dabei zeigt sich, dass die (ich nenne sie mal verkürzt so) „erfolgreichen“ Verwaltungen gegenüber den anderen, die keine Änderung in der Wertschätzung bemerkten

• sich durch besonders schnelle Arbeitsergebnisse auszeichneten;
• mehr als doppelt so oft spontane Teamarbeit zuließen;
• auf einem niedrigen Niveau, aber immerhin fast doppelt so häufig einen höheren Entscheidungsspielraum der Mitarbeiter praktizierten;
• die Wertschätzung der einzelnen Mitarbeiter den vierfachen Wert erreichte.

Das sind alles keine „Beweise“. Das sind Themenanker für den weiteren Austausch.

Einladung zur Diskussion

Wir laden alle Interessierten ein, anhand der Umfrageergebnisse und ihrer eigenen Erfahrungen in diesen Austausch einzutreten. Von unserer Seite schlagen wir vor, das Thema auf mögliche Handlungsfelder abzuschreiten. Anmeldung erbeten über XING: https://www.xing.com/events/2970375