Digitalisierung als Rolle rückwärts? Die süße Versuchung der „Standardisierung“ (Teil 2)

Auf meinen ersten Beitrag zum Thema „Standardisierung“ (15. Februar 2021) gab es einige Rückmeldungen, darunter deutlich mehr skeptische als zustimmende. Das gibt mir Gelegenheit, meine Überlegungen zu korrigieren oder besser darzustellen. Im Kern geht es um eine gemeinsame Arbeit an den Themen 1. „Wie wollen wir künftig – also wenn wir endlich im 21. Jahrhundert angekommen sein werden – gut zusammenarbeiten?“ und 2. „Wie können wir zu einer gemeinsamen Sprache finden, um uns darüber zu verständigen?“

Ein Workshop auf Ebene der Mitarabeiter:innen

Eine Geschichte sagt ja bekanntlich mehr als tausend Worte. Vor langen theoretischen Überlegungen erzähle ich ein Beispiel aus der Praxis.
In der Kreisverwaltung Binnendieken (MVP, hier ihm Sinne von Mecklenburg-Vorpommern) wird die E-Akte eingeführt. Die Kreisverwaltung hat das bekannte Softwareprojekt Ehallo beschafft. Jetzt soll Ehallo im „Fachbereich Gebäudemanagement“ eingeführt werden. In einem Workshop wollen die Mitarbeiter der verschiedenen Sachgebiete „ihre“ E-Akte modellieren, bevor sie anfangen, praktisch damit zu arbeiten. Die Mitarbeiter diskutieren mit zunehmendem Eifer in verschiedenen Arbeitsgruppen auf einem gemeinsamen Miro-Board und entwerfen dort die künftige Gliederung ihrer Vorgangsakten (also eine „Muster-Bauakte“, eine „Muster-Service-Akte“ usw.).
Am ersten Tag des Workshops werden wir nicht ganz fertig, und die Mitarbeiter beschließen, am späten Nachmittag noch weiter an ihren Aktenstrukturen zu arbeiten, damit es am nächsten Tag zügig weitergehen kann. Am späten Abend schaue ich mir die Ergebnisse an und bin beeindruckt: die Aktenstrukturen erscheinen mir als Außenstehendem wohl überlegt und praktikabel zu sein.

Abbildung 1: Eine Muster-Bauakte am Beispiel eines Bauvorhabens (orientiert an der HOAI)

Die Strukturen spiegeln die Arbeitsweise der jeweiligen Sachgebiete wider. Sie unterscheiden sich deutlich von den vorherigen Ordnerstrukturen in den Papierakten oder in Windows: Die Mitarbeiter:innen haben ein erstes Gefühl für die Strukturen entwickelt, die in einem DMS möglich sind (siehe Abbildungen 1 und 2). Ich denke zuversichtlich an den Workshop am nächsten Tag.

Abbildung 2: Die Muster-Akte des Sachgebiets „Objektbetreuung“ orientiert sich an dessen Prozessen

Der Amtsleiter sorgt für Ordnung

Aber der frühe Morgen bringt eine Überraschung. Ich schaue eigentlich nur ordnungshalber noch mal auf das Miro-Board und kriege einen gehörigen Schreck: die ganzen Strukturen, die die insgesamt fünf Sachgebiete jeweils angepasst für ihre Aufgaben entwickelt hatten, waren ersetzt worden durch völlig abstrakte und inhaltslose Entwürfe. Da tauchen auf einmal Unterordner wie „Schriftverkehr“, „Protokolle“ usw. auf (siehe Abbildung 3). Was war passiert? Ich war relativ ratlos.

Abbildung 3: Eine „standardisierte“ Akte

Natürlich stellte ich zu Anfang des Workshops gleich die Frage an eine Sachgebietsleiterin: „Frau Mielke, ich habe gestern Abend in den Ordner ‚Bauprojekte‘ geschaut, und fand ihn sehr gut strukturiert. Und jetzt heute früh wieder ganz anders aus als gestern Abend. Was ist passiert?“
Frau Mielke druckste ein wenig herum. Heute ganz früh sei es ihnen doch ein wenig unübersichtlich und ungewohnt vorgekommen, was sie sich da gestern erarbeitet hatten, und deshalb wollten sie doch eher eine klassische Ordnung bevorzugen. Jetzt meldet sich Herr Linghövel, der Amtsleiter, zu Wort. Ja, diese Änderung habe er veranlasst. Ihm sei aufgefallen, dass die Ordnungen der einzelnen Sachgebiete völlig auseinander gelaufen sei. Alle hätten unterschiedliche Strukturen entworfen. Da könne man sich als Außenstehender nur schwer ein Bild machen. Deshalb sei er der Meinung, dass alle Sachgebiete ihre Vorgangsakten nach einem einheitlichen Schema ordnen müssten. Und da biete sich doch die schon seit Jahrzehnten eingeübte Ordnung der Papierakten an. Deshalb habe er seine Mitarbeiter angewiesen, die von ihnen vorgeschlagene Ordnung zu „harmonisieren“.

Missverständnis und Störung

Der angerichtete Schaden war – das zeigte sich sofort in der Stimmung – beträchtlich. Die Mitarbeiter:innen aus den Sachgebieten waren, obwohl sie bemüht waren, es nicht zu zeigen, extrem demotiviert. Ihre Anstrengung, sich das neue DMS selbst zu eigen zu machen, und die zunehmende Freude, die sie dabei empfunden hatten, war auf einmal blockiert worden.

Der Vorgesetzte hatte sich nicht nur durch die ungewohnte digitale Aktenstruktur gestört gefühlt, sondern auch durch die neue Herangehensweise, nämlich die Mitarbeiter:innen zu „Eigentümern“ der Software zu erklären. Beides nahm für ihn die Ausmaße eines großen Kontrollverlustes an.
Dem Projektleiter der Kreisverwaltung Binnendieken und mir gelang es dann noch, in einer zweistündigen Extraschleife die Workshopbeteiligten wieder in eine produktive Richtung einzuladen. Auf der Sachebene gingen wir auf das „Denken in Papierstrukturen“ ein und zeigten mit ein paar schnell zusammengesuchten Folien, wie man auch das im DMS noch gut abbilden kann. Auf die Art und Weise konnten wir den Amtsleiter mit seinen Ideen von Ordnung bestätigen, um ihn nicht in der Runde bloßzustellen.

Auf der Rollenebene versuchten wir, den Amtsleiter und seinen Stellvertreter davon zu überzeugen, dass sie selbst davon profitieren könnten, wenn sie mehr Raum zur Selbstorganisation geben könnten. Das war in Teilen erfolgreich. Sie genehmigten zumindest zwei Sachgebieten, mit ihrer selbst entwickelten Ordnung zu experimentieren. In drei Monaten soll dann Bilanz gezogen werden.

Warum „Standardisierung“?

Der Wunsch nach Standardisierung erscheint auf den ersten Blick natürlich überhaupt nicht abwegig. Auf den Windows-Servern der Verwaltungen herrscht eine ungeheure Unordnung. Demgegenüber mögen die alten Papierordner, die teilweise mit festen „Registern“ ausgestattet waren (z. B. Personalakten), als ein vergangenes Paradies erscheinen.

Aber die Rückkehr zu den alten Papierordnungen – also wie in Abbildung 3 „Register wie früher, nur jetzt für digitale Dokumente“ – schöpft gerade die Potenziale der Digitalisierung überhaupt nicht aus. Ein Dokumentenmanagementsystem erlaubt genau das, was Windows nur schlecht konnte: eine Adaption des Systems auf die Prozesse eines selbstorganisierten Teams bei gleichzeitiger Einhaltung eines Ordnungsrahmens.

Adaption: In den Abbildungen 1 und 2 haben zwei Sachgebiete (Teams) eine Meilensteinstruktur entworfen, die ihren jeweiligen Arbeitsabläufen entspricht. (Diese Struktur hier nur als Beispiel, es gibt noch x andere Parameter, die man in einem guten DMS customizen kann.)

Selbstorganisation: Das Team legt fest, wie es seine Prozesse strukturiert und wie das DMS diese unterstützen soll. Kein Vorgesetzter diktiert ihm eine Ordnung, die nur ihm selbst einleuchtet. (In seiner Rolle als DMS-Anwender ist er sowieso bei diesem Thema nicht mehr Fachmann als seine Mitarbeiter:innen; nur seine Selbstüberschätzung ist größer.)

Dokumentation: Aber die Ergebnisse des Teams müssen dokumentiert werden, so dass jederzeit neue Mitarbeiter eingelernt werden können und auch externe Leseberechtigte (z. B. Bürger nach Informationsfreiheitsgesetz) die Chance haben, sich zurechtzufinden. – Diese Dokumentation muss mit Hilfe eines Fachvokabulars erfolgen, das in einem Glossar für die Gesamtverwaltung verbindlich festgelegt wurde („Akte“, „Vorgang“, „Meilenstein“, „Dokument“ – solche Begriffe).

Kaizen: In regelmäßigen Abständen überprüft das Team die Effizienz seiner Prozesse, beschließt Verbesserungsmaßnahmen und nimmt dabei auch die gemeinsame Collaboration Platform „E-Akte/DMS“ in den Blick. – Insbesondere diese ständige Verbesserung wäre bei dem System „fest vorgegebene Ordnung“ überhaupt nicht möglich: jede Verbesserungsidee eines Teams müsste erst umständlich von einer sehr hoch angesiedelten Instanz überprüft werden und würde dort in endlosen Diskussionen zerrieben.

Nicht Standard, sondern Ordnungsrahmen

Diese Prinzipien stellen keinen Standard dar, sondern einen Ordnungsrahmen. Ein Standard ist lt. Duden etwas (eine Norm, eine Richtschnur), „wonach sich anderes richtet“. Das ist bei den Beispielen 1 und 2 gerade nicht der Fall; keine Sachgebiet muss sich nach „dem anderen“ richten. Die Beispiele sind prozessorientiert und adaptiv.

Abbildung 4: Die Definition von „Standard“ ist im Duden klarer als in Wikipedia.
Abbildung 5: Definition von „Ordnungsrahmen“ (engl. framework) lt. Wikipedia.

Die Vorgehensweise, die wir skizziert haben, stellt einen Ordnungsrahmen (framework) dar, gerade keine Liste fester Regeln. Ein Aktenplan z. B., wenn er in einer Verwaltung in Gebrauch ist, ist Teil des Ordnungsrahmens, kein Standard (es sei denn, er ist unveränderlich festgeschrieben und die Teams haben kein Recht, darin Ableitungen vorzunehmen – dann wird er zum Standard). Ein Glossar ist Teil des Ordnungsrahmens, kein Standard. Eine Liste aller Dokumentenarten im DMS einer Verwaltung ist hingegen ein Standard, wenn man sie nicht prozessspezifisch anpassen kann.

Gute, adaptive DMS-Produkte unterstützen diese neuen, agilen Arbeitsweisen, indem sie durch einen low-code-Ansatz auch Nicht-Informatikern die schnelle Anpassung des Systems an Verbesserungsmaßnahmen aufschließen.

Autor: Wolf Steinbrecher

Volkswirt und Informatiker. Zuerst als Anwendungsentwickler in Krankenhäusern und Systemhäusern tätig. Dann von 1995 bis 2008 Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling in einem baden-württembergischen Landkreis (1.050 MA). Seitdem Berater für Teamarbeit und Dokumentenmanagement. Teilhaber der Common Sense Team GmbH Karlsruhe, www.commonsenseteam.de. Blogger bei www.teamworkblog.de.

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google Foto

Du kommentierst mit Deinem Google-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.